De completering van een bestuurlijk drieluik
Gemeente Beek live met Bestuurlijke Planning!
De gemeente Beek is recentelijk live gegaan met ons nieuwste product Bestuurlijke Planning. Hiermee completeert de gemeente Beek als eerste gemeente in Nederland het bestuurlijke drieluik, dat bestaat uit Bestuurlijke Planning – Bestuurlijke Besluitvorming en Bestuurlijke Opvolging. De gemeente Beek is hiermee voorloper op het gebied van digitaal besturen. Bestuurlijke besluitvorming en -Opvolging hebben zich reeds bewezen en zorgen voor een adequate, digitale besluitvorming én opvolging. Met de toevoeging van Bestuurlijke Planning heeft de gemeente Beek vanaf heden de complete Bestuursuite in huis en daarmee alle tools om grip te houden op de lange termijn agenda (LTA).
Grip op en inzicht in de LTA
Waar de gemiddelde gemeente steeds meer aandacht heeft voor het digitaliseren van het bestuurlijke besluitvormings- en opvolgingsproces blijft het bestuurlijke planningsproces nog vaak een ondergeschoven kindje. Een van de zaken waar de gemiddelde gemeente vandaag de dag problemen mee heeft is het grip krijgen op- én inzicht krijgen in de LTA. Dit was tot voor kort ook het geval bij de gemeente Beek. De LTA dient om bestuurders te informeren over bestuurlijke onderwerpen die als gevolg van autonome of medebewindstaken tot besluiten moeten leiden. Bron voor de LTA is het collegeprogramma (autonomie) en de circulaires van het Ministerie van Binnenlandse Zaken (medebewind). Op deze LTA staan alle onderwerpen waarvan de gemeente weet dat er een besluit genomen moet worden maar waarbij het besluitvormingsproces nog niet gestart is. Vaak dreigen dit soort LTA onderwerpen tussen wal en schip te raken doordat iedereen in de waan van de dag leeft en onvoldoende zicht heeft op deze LTA objecten, en dan met name op de termijnen die hieraan gekoppeld zijn.
Tijdig starten en bewaken van deadlines
Dit resulteert dan ook vaak in het te laat starten van het bestuurlijk besluitvormingsproces. De ambtelijke organisatie moet hierdoor hals over kop zorgen dat de voorstellen toch nog tijdig op de agenda’s van de verschillende gremia geplaatst worden. Het komt niet zelden voor dat dan zaken te laat in de vergadercyclus worden ingebracht waardoor deadlines (dreigen te) verlopen.
LTA objecten centraal vastleggen
Gemeenten hebben dus een sterke behoefte om LTA objecten centraal vast te leggen in een systeem waarbij de vergadercyclus op basis van variabelen wordt berekend en er alvast voorlopig geagendeerd kan worden op de agenda’s van de verschillende gremia. Tevens bestaat de wens dat de termijnen proactief bewaakt worden en dat het systeem ook daadwerkelijk signaleert zodra deze termijnen dreigen te verlopen. Hierdoor waarborg je een strak vergaderschema en voorkom je dat er te laat gestart wordt met het opstarten van het bestuurlijk besluitvormingsproces. De gemeentesecretaris en griffier (de verantwoordelijken voor resp. de collegeagenda en de raadsagenda) hebben bovendien ook behoefte aan het voorlopig kunnen agenderen van deze LTA objecten op de agenda’s zodat ze meer inzicht krijgen wanneer welk onderwerp op de agenda staat (en dus ook efficiënter de agenda’s kunnen beheren).
Dit alles wordt ondersteund door Bestuurlijke Planning. Het laatste puzzelstukje in het drieluik Bestuurlijke Planning – Bestuurlijke Besluitvorming en Bestuurlijke Opvolging.