Hoe de digitale handtekening bijdraagt aan jouw bedrijfsdoelstellingen
Stel: je werkt op locatie bij een klant. Aan het eind van de dag wil je de zaken netjes afronden met de klant. Je stelt een officiële brief op en stuurt deze naar het hoofdkantoor ter ondertekening. Op het hoofdkantoor print de secretaresse het uit, tekent de eigenaar het en scant de secretaresse het weer in om het vervolgens naar jou terug te sturen. Dit is jullie bedrijfsproces voor één krabbeltje. Kan dit geoptimaliseerd worden? Ja! Hoe? Met de digitale handtekening!
Printen, tekenen en inscannen is verleden tijd met de digitale handtekening
In te veel organisaties is het ondertekenen van een brief een omslachtig proces. Het inzetten van de digitale handtekening lost dit op. De digitale handtekening is een methode voor het bevestigen van de juistheid van digitale informatie op een wijze vergelijkbaar met die van een handgeschreven handtekening. De juridische verbintenis van de digitale handtekening is dan ook gelijk aan die van de handgeschreven ondertekening. Het is een middel ter authenticatie.
Om de volgende 6 redenen wil je overstappen op de digitale handtekening:
1. Bedrijfsprocessen optimaliseren
De digitale handtekening helpt bij de automatisering en digitalisering van documenten. Je kunt direct overeenkomsten sluiten en snel officiële documenten goedkeuren. Je ondertekent documenten direct op één device, waardoor je het direct af kunt ronden. Je hoeft er later niet nog op terug te komen en je kunt direct verder met ander werk.
2. Documentatie professionaliseren
Het printen, tekenen en weer inscannen van documenten is niet de meest efficiënte manier om documenten te versturen. Sterker nog, het is ongeveer evenveel werk als het versturen van traditionele briefpost. In een tijdperk van digitalisering kun je ook op dit gebied niet achterblijven. Helemaal niet als andere organisaties in jouw branche deze manier van werken al wel toepassen. De digitale handtekening zorgt door standaard formatering voor uniforme en professionele documenten over alle afdelingen en divisies.
3. Tijd besparen
Je hoeft je digitale handtekening maar één keer te maken en in te stellen. Deze wordt via Azure AD aan jouw account gekoppeld. Bij het ondertekenen van een document, voeg je jouw digitale handtekening met één simpele klik toe. Je opgeslagen handtekening pas je steeds opnieuw toe bij het ondertekenen van documenten. Het is een gebruiksvriendelijke, eenvoudige en snelle manier om overeenkomsten te sluiten en documenten op een authentieke wijzen goed te keuren en digitaal te versturen.
4. Veiligheid garanderen
De digitale handtekening staat opgeslagen in de cloud via Azure AD. De handtekening staat niet lokaal opgeslagen, dus er kan op geen enkele manier misbruik van gemaakt worden. Daarnaast is het een identiteitscontrole die veiligheid garandeert voor beide partijen. Los slingerende papieren zijn verleden tijd. Door officiële documenten digitaal te archiveren, kun je belangrijke contracten veilig bewaren en zijn deze direct toegankelijk.
5. Mobiele werkplek faciliteren
Of je nu bij een klant, op kantoor of buiten de deur aan het werk bent, je kunt op iedere locatie en op ieder device gebruikmaken van de digitale handtekening. Op iedere locatie kun je direct documenten ondertekenen en ze digitaal versturen. Je hebt online en offline de mogelijkheid om je handtekening in te voegen.
6. Duurzaamheid waarborgen
Steeds meer organisaties zijn voorstander van de paperless office en stellen ook eisen aan klanten met betrekking tot duurzaamheid. Dit houdt in dat een klant eerder voor jou kiest als jouw organisatie duurzaamheid ook hoog in het vaandel heeft staan. Digitaal ondertekenen bespaart een hoop papier, is een milieubewuste manier van zaken doen en verkleint de ecologische afdruk van jouw organisatie. De invoering van de digitale handtekening is dus een win-win situatie!
Goed voorbeeld doet goed volgen: Alfa realiseert op een maatschappelijk verantwoorde manier winst
Een van de grootste accountantskantoren van Nederland, Alfa Accountants en Adviseurs, maakte twee jaar geleden de overstap naar de digitale handtekening. Dit was voor hun dé oplossing voor het omslachtige proces van printen, tekenen en inscannen. Alle medewerkers voegen nu in één simpele klik hun authentieke handtekening toe aan bijvoorbeeld contracten en facturen. Voor Alfa was het belangrijk om de ecologische voetafdruk te verkleinen en milieubewust te werken. Ze hebben afgelopen jaar een papierreductie van 34% gerealiseerd, wat neerkomt op 1 miljoen printjes! De klanten van Alfa waarderen de duurzame kijk op de dienstverlening. Wil je meer weten over hoe Alfa de digitale handtekening inzet en zo een duurzame wereld creëert voor klant en medewerker? Lees dan deze klantcase.