Het digitaliseren van de volledige Purchase to Pay keten
De gemeente Assen heeft zich tot doel gesteld om de volledige purchase to pay keten te digitaliseren. Mark Sanders, manager Financiën, neemt ons mee in het ‘waarom’ achter deze ambitie. Daarnaast deelt hij de toekomstige stap die de gemeente wil maken op dit gebied.
Betrouwbare overheid
Voor deel 1 van het project neemt Mark ons mee terug naar het jaar 2011. Een periode waarin overheden meermaals op een negatieve manier in het nieuws verschenen. Berichten over te laat betalende overheden volgden elkaar op.
“Het was duidelijk dat ondernemers hier last van hadden en in sommige gevallen zelfs in moeilijkheden kwamen”, vertelt Mark.
Dat mag ons niet gebeuren, was de conclusie van de gemeente Assen. Een overheid hoort betrouwbaarheid uit te stralen. Burgers en bedrijven moeten op de gemeente kunnen rekenen, ook als het aankomt op tijdig betalen.
Daarnaast voegt Mark eraan toe: “Het ging ons ook om het stellen van een fatsoensnorm. Wij verwachten van onze leveranciers dat de werkzaamheden goed worden uitgevoerd, dan mag de leverancier op haar beurt verwachten dat wij op tijd betalen voor de geleverde diensten. Zo simpel is het.”
Doelstelling
De doelstelling van de gemeente Assen werd ambitieus ingezet: 95% van alle facturen dienen binnen 30 dagen betaald te worden.
Het papieren factuurverwerkingsproces dat op meerdere locaties van de gemeente Assen werd gehanteerd, zat deze doelstelling duidelijk in de weg. Daarom besloot de gemeente dit proces te digitaliseren en koos voor de oplossing Digitale Factuurverwerking van BCT. En met succes: sinds het in gebruik nemen van de oplossing wordt meer dan 95% van alle facturen binnen de gestelde 30 dagen betaald.
De oplossing voor digitale factuurverwerking helpt de gemeente Assen inmiddels al jaren om tijdig te betalen en fouten in het proces te voorkomen. Echter, de behoefte om in bredere context in control te zijn steeg door de jaren heen.
Tekorten binnen het sociaal domein en strengere controles van accountants zetten alle gemeenten in Nederland op scherp. De gemeente Assen heeft zich daarom tot doel gesteld om meer inzicht te krijgen en in control te zijn op budgetten en de financiële verplichtingen die de gemeente aangaat.
Ook hier blijkt het papieren proces de doelstelling in de weg te zitten. Er is geen waterdichte controle op het accorderen van bestellingen en het handmatig registreren van verplichtingen blijkt te arbeidsintensief en kwetsbaar.
Risico
Mark schetst het grootste risico: Er is geen automatische link tussen de facturen en de financiële verplichtingen. Dit betekent dat deze match bij iedere binnenkomende factuur door medewerkers van Financiën gemaakt moet worden. Factuurbedragen worden hierbij handmatig in mindering gebracht op openstaande verplichtingensaldi. Met 22.000 binnenkomende facturen per jaar is het risico op fouten simpelweg te groot. Als een factuur door dit proces heen slipt dan worden beslissingen op basis van de verkeerde informatie gemaakt. Dit risico wil de gemeente Assen niet langer lopen.
“Als afdeling Financiën ondersteunen wij het primaire proces van onze organisatie. Wij gaan niet over het besluit, maar we hebben wel invloed op de informatie die leidt tot het besluit. Verkeerde informatie leidt tot verkeerde beslissingen. Ons bestaansrecht is daarom: het leveren van de juiste informatie, op de juiste plek en op het juiste moment.”, aldus Mark Sanders.
Met het automatiseren van het bestelproces en de bijbehorende verplichtingenadministratie wil de gemeente Assen bovengenoemd risico terugdringen. Bijkomend voordeel is dat het de administratieve druk op de organisatie zal verlagen. Bij iedere bestelling wordt automatisch een financiële verplichting aangemaakt en de openstaande verplichtingensaldi worden automatisch bijgewerkt wanneer facturen worden voldaan. Daarnaast accorderen budgethouders in de nieuwe situatie nog maar één keer: wanneer de bestelling wordt gedaan. Een akkoord op facturen wordt overbodig.
De next step
Contractmanagement binnen de keten
Een toekomstige stap die de gemeente Assen wil maken na het afronden van het huidige project, is om ook contracten op te nemen in het purchase to pay proces.
Mark Sanders: “Er wordt nu nog gebruik gemaakt van een decentraal model. Dit moet anders: we willen alle contracten in onze organisatie digitaliseren en centraliseren.”
De belangrijkste stap is ook hier om méér inzicht te creëren. “Als mensen niet weten welke contracten er bestaan, dan lopen we het risico dat er ingekocht wordt volgens verkeerde voorwaarden. Contracten bevatten cruciale afspraken, zoals levertijden, prijzen en betalings termijnen.”
Daarnaast heeft de gemeente Assen ook beleidsdoelstellingen op het gebied van social return en duurzaamheid. De enige manier om deze doelstellingen te behalen is om contractmanagement te integreren met het bestelproces.
Lees de hele white paper waarvan deze case deel uit maakt: De reis naar financiële voorspelbaarheid, hoe purchase to pay uw organisatie vooruit helpt.