Microsoft 365 licenties: een helder overzicht
De afgelopen jaren zijn er tientallen nieuwe softwarediensten voor de werkplek ontwikkeld door Microsoft. Om deze te kunnen gebruiken, heb je een Microsoft 365 licentie nodig. Maar waar moet je beginnen? Welke licentie heb je nodig voor welk probleem en hoe heet deze licentie? Wat kan je er eigenlijk mee en hoe kan je makkelijk omhoog en omlaag schalen in diensten en aantallen? Wat is er met Secure Productive Enterprise en Enterprise Cloud Suite gebeurd? Hoeveel verzamelsuites zijn er? Wat zit er in mijn licentiesuite? Kortom, een hoop vragen waar ik in dit artikel antwoord op probeer te geven.
Kennis en kunde
InSpark heeft daarvoor een Cloud Subscription Specialist: Emile Smeets. Door de constante stroom van nieuwe cloud diensten, veranderen er maandelijks voorwaarden, programma’s, licenties en aangeboden diensten. Voor mij is het een sport om organisaties mee te nemen in deze veranderingen. Aan de hand van de visie van de organisatie, kun je een vertaalslag maken naar licenties en licentieprogramma’s. Ik kijk graag naar de mogelijkheden en leg mij niet snel neer bij het antwoord: “dit kan niet”. Ik ontzorg onze klanten, informeer ze graag over de nieuwste ontwikkelingen en help ze met het voorspelbaar en inzichtelijk maken van de kosten.
Helder licentieoverzicht
Microsoft 365 is de nieuwe verzamelsuite van alles wat Microsoft voor de werkplek te bieden heeft. Omdat dit nogal veel verschillende licenties omvat, heb ik een schema voor je gemaakt. Hierin zie je de Microsoft werkplek overzichtelijk op 2 pagina’s.
Microsoft kun je vergelijk met een supermarkt qua productgamma. Er zijn vier verzamelsuites om een gebruiker van een moderne werkplek te voorzien. Een jaar geleden heeft Microsoft deze onder de verzamelnaam Microsoft 365 geplaatst (voorheen Secure Productive Enterprise, Enterprise Cloud Suite).
Allereerst heb je, om in supermarkt termen te spreken, de euroshopper producten en de excellente producten. Microsoft heeft de licenties gerangschikt in oplopend functionaliteitsniveau van Microsoft 365 F1 en Microsoft Business naar Microsoft 365 E3 en het beste wat Microsoft te bieden heeft voor de werkplek; Microsoft 365 E5. Geloof het of niet, maar het doel is om hier keuzes te vereenvoudigen. Binnen deze suites hoef je namelijk geen keuzes te maken. Er zit in iedere verzamelsuite functionaliteit die afgestemd is op verschillende type gebruikers. De ene gebruiker heeft meer toegang tot vertrouwelijke informatie dan de andere, de ene gebruiker heeft alleen online applicaties nodig, terwijl de andere gebruiker alle standaard applicaties gebruikt. Daarnaast hebben sommige werknemers behoefte aan een oplossing die hem/haar volledig ontzorgt, terwijl anderen op zoek zijn naar beperkte mogelijkheden i.v.m. oplossingen van andere software leveranciers.
Licentiesuites
Deze bovengenoemde verzamelsuites omvatten weer andere suites. Dit is in het schema weergegeven door te spelen met horizontale en verticale informatie. Op horizontaal niveau zie je de verzameling van bijvoorbeeld Microsoft 365 E3, verticaal zie je de onderliggende suites; Office 365 E3, Windows 10 E3 en EM+S E3. Als laatste kun je onder deze suites de belangrijkste diensten zien die je krijgt, zoals Azure Information Protection P1 onder EM+S E3. Wil je een meer veiligheid, functionaliteit en automation? Dan zie je dat Microsoft 365 E5, naast de Microsoft 365 E3 mogelijkheden, een “+” heeft bij EM+S E5 met bijvoorbeeld Azure Information Protection P2.
Een juiste structuur is key
In dit schema worden alle Microsoft 365 licentiesuites vernoemd. Het is uiteraard mogelijk om ook add-ons of aparte diensten zoals extra storage of veiligheid los toe te voegen. Dit maakt jouw licentiebeheer echter niet overzichtelijker. De basis van een goede licentiestructuur wordt gelegd wanneer je goed nadenkt over de verschillende type gebruikers binnen jouw organisatie en de behoefte aan verschillende applicaties. Door hier een goed onderscheid in te maken, kun je (door automation) de processen, het beheer en de complexiteit vereenvoudigen.