Heeft u oog voor alle ontwikkelingen?

Veel organisaties hebben oog voor digitale duurzaamheid, maar de meeste lijken problemen te hebben om te focussen. Waar te beginnen? Waar moet ik allemaal aan denken? Wie moet er bij betrokken worden?” Dit zijn veel gehoorde opmerkingen.

Van parallelle werkelijkheid naar 1 realiteit

De wereld van dienstverlening, informatiebeleid, strategie, bedrijfsvoering en technologie & innovatie lijken parallelle werkelijkheden te zijn voor vele. Het is afhankelijk van in welke (disciplinair) wereld je zit. Maar ook waar je op welke wereld zit. Kijk je naar je eigen organisatie of kijk je naar de klanten.

Ben je bezig met richten, inrichten of verrichten oftewel met strategie, vertaling van strategie naar projecten of uitvoering van projecten en dus realisatie van beleid.

We zien dat complexiteit (keten-denken) toeneemt omdat die werelden naar elkaar toegroeien waardoor grenzen vervagen, taken en verantwoordelijkheden onduidelijker worden en de gecombineerde expertise vaak niet beschikbaar is.

Waarom nu beginnen?

Er zijn een aantal ontwikkelingen die gaande zijn dan wel op korte termijn eraan staan te komen die sterke invloed (zullen) hebben op hoe organisaties om dienen te gaan met digitale informatieverwerking en digitale duurzaamheid. Denk maar eens aan de volgende zaken:

• Wet Digitale Overheid; gericht op het verbeteren van de digitale overheid door standaarden voor elektronisch verkeer verplicht te stellen.
• Besluit digitale toegankelijkheid; verplicht overheidsinstanties waaronder gemeenten en intergemeentelijke organen om de toegankelijkheid van websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking te waarborgen.
• Wet hergebruik van overheidsinformatie; Het recht om overheidsinformatie te mogen gebruiken voor commerciële of niet-commerciële doeleinden, anders dan het oorspronkelijke doel.
• Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer; Burgers en bedrijven krijgen met de wet het recht ieder formeel bericht elektronisch aan de overheid te zenden
• Omgevingswet; De regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen

Als men nu niet begint om na te denken wat de impact van deze ontwikkelingen op de organisatie is kan het maar zo zijn dat de bedrijfsvoering in gevaar komt en dat men niet meer voldoet en wet & regelgeving.

Digitale duurzaamheids transitie

Om in de gaten te houden wat er allemaal is, te plannen wat allemaal nodig is of zelfs te beginnen wat allemaal nu moet gebeuren is het van belang om binnen uw eigen organisatie bewust te zijn van een aantal zaken. Uw digitale duurzaamheidstransitie:

• Begint nooit op het juiste moment
• Heeft nooit meteen alle juiste kennis en expertise beschikbaar
• Vraagt om samenwerking vanuit 4 invalshoeken
• Vraagt om continue aandacht ”het permanent draaien aan de knop van uw organisatie die digitale duurzaamheidstransitie heet”. De richting maakt niet uit en u mag best een paar standjes vooruit en dan weer terug. Als u maar alles doorloopt en blijft doorlopen.

Vier domeinen

Het digitale duurzaamheidstransitie model beslaat onderstaande vier domeinen

Strategie & doelstellingen

Hier bepalen we de doelen die we als organisatie, binnen wettelijke kaders, willen bereiken. Aan de ene kant hebben we wet- en regelgeving als uitgangspunt, aan de andere kant hebben we onze burgers en ondernemers, die we het zo eenvoudig mogelijk willen maken om te kunnen communiceren met ons als gemeenten.

Structuren & processen

Communicatie met burgers en overheden gebeurt steeds meer digitaal. Waar vroeger alleen rekening gehouden met het interne gemeentelijke ICT landschap, zien we nu dat er veel meer rekening gehouden moet worden met aansluiting op landelijke voorzieningen en het passend maken van informatievoorziening in keten (denk b.v. aan het sociaal domein, Omgevingsdomein, Openbare Orde en veiligheid). Standaardisatie staat dan voorop, waarbij steeds meer ingestoken wordt op het scheiden van data en applicaties en het toepassen van duurzame bestandsformaten.

Informatie

Hierbij gaat het over het waarborgen van vorm , inhoud structuur en samenhang van informatie die aantoonbaar authentiek is en in de toekomst toegankelijk blijft. In feite is het overdragen van digitale informatie en bevragen achterhaald in een tijd waarin digitale informatie zich niet meer aan organisatiegrenzen houdt, maar we doen het nog steeds omdat de wet het vraagt (waarbij de wet nog steeds redeneert vanuit analoog denken en handelen). Veel beter kun je je gaan afvragen als organisatie hoe het zit met zorgdragerschap van informatie omdat eigendom en gebruik nog altijd niet gesplitst is in de wet. Dir betekent dat het overdragen en kunnen bevragen van informatie verplichtingen met zich meeneemt; je kunt het dus niet zomaar over de schutting kieperen en zult hier een voorziening voor moeten inrichten.

Technologie

Nieuwe technologieën zoals mobiele telefoons, blockchain, cloudcomputing, bieden nieuwe mogelijkheden. Nieuwe vormen van technologie worden ingezet om te communiceren en informatie uit te wisselen tussen organisaties en tussen organisaties en burgers, zonder toegang te bieden tot je eigen systemen. Blockchain technologie (met name 3e en 4e generatie) speelt een steeds meer belangrijker rol: We willen als overheid maximale transparantie bereiken en het ongemak van burgers in communicatie met de overheid reduceren. Toepassingen als eWaarmerk en de eBurgerpas bieden mogelijkheden hiervoor. Ook zien we ontwikkelingen als IRMA, om in de digitale wereld alleen de meest noodzakelijke attributen te delen met derden (b.v. leeftijd voor het kopen van alcohol).

De vier assen staan niet op zichzelf. In verbondenheid met elkaar vormen zij de koers die een gemeentelijke overheidsinstelling vaart richting digitaal duurzaam werken.

Uw groeipad in Digitale duurzaamheid

• Is noodzaak voor iedere kennisgedreven organisatie die over 5 jaar nog wil bestaan
• Vereist permanente strategische prioriteit en aandacht
• Is niet langer een kwestie van praten en plannen maar van ploeteren en persisteren