Raftend naar de overkant in de nieuwe digitale wereld van informatievoorziening

In de nieuwe digitale wereld trekt de organisatie van de informatievoorziening je in een spagaat. Aan de ene kant vraagt de nieuwe wereld om ‘rust, reinheid en regelmaat’, oftewel; structuur met een duidelijke organisatie, eenduidige processen en heldere werkinstructies voor de medewerkers. Kaders, richtlijnen, wet- en regelgeving zijn hierbij belangrijke uitgangspunten.

Digitale wildwaterrivier

Anderzijds is het een wereld die een immense verandering ondergaat. De informatiestroom is de afgelopen decennia veranderd van een rustig kabbelend papierstroompje, naar een digitale wildwaterrivier met een veelvoud aan informatiesoorten, bestandsformaten en een nog sneller groeiend aantal kanalen. Van formulieren per post naar gescande brieven, e-mails, xml-bestanden, tweets, WhatsApp-berichten et cetera. En wie weet welke informatiestroom er morgen weer bij komt! Al ‘raftend’ proberen organisaties het hoofd boven water te houden maar gaan nog regelmatig kopje onder!

Nu! Nu! Nu!

Naast de enorme toename van informatie in volume en vorm; verandert ook de verwachting van de klant. Als klant/burger wil ik namelijk altijd snel een antwoord op mijn vraag, ongeacht de openingstijden van een bedrijf of gemeentekantoor. Ik wil ook altijd inzicht hebben in de status en ik wil eigenlijk helemaal niet wachten op het antwoord. Ik wil het nu!

Deze nieuwe wereld van informatie is vluchtig en vraagt om flexibiliteit. Flexibiliteit van de organisatie en daarmee de flexibiliteit van de manier waarop je deze organiseert; denk aan de IT-systemen, de processen en de manier waarop je medewerkers daarin meeneemt.
Maar hoe bereid je je als organisatie voor op deze onzekerheid? En hoe blijf je in de wereld van wet- en regelgeving tóch flexibel genoeg om in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden?

Met welke uitdagingen en vraagstukken krijg je te maken?

• Hoe blijft het informatiebeleidsplan in lijn met de IT-innovaties uit de markt en de veranderende visie van de gebruikersorganisatie?
• Wat betekent een andere vraag en oplossing voor de inrichting van de werkprocessen?
• Veranderen samenwerkingsverbanden met de interne en externe leveranciers?
• En wat betekent dit voor de uitvoering van het informatiebeheer in de dagelijkse praktijk door beheerders en (eind)gebruikers?

Neem een standpunt in

Dit vraagt niet alleen om besluitvorming in het ambtelijk apparaat, maar ook bestuurlijk is het zaak dat je nadenkt over je standpunten ten aanzien van informatievoorziening.
Regel dat informatiebeheer is geborgd in alle lagen van de organisatie, waarbij het gaat om bewustwording van het belang van kwaliteit van informatie. Maar ook het nemen én geven van verantwoordelijkheid speelt hierin een belangrijke rol en niet zozeer het tot in de details uitwerken en controleren van regels.

Zoals Ivana Ivkovic in haar artikel ‘Kwaliteit in het tijdperk van digitalisering – meer dan een technische kwestie’ aangeeft, gaat het in de eerste plaats om het scheppen van een gemeenschappelijkheid; je bent samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie en naleven van de kwaliteitseisen.

Met droge voeten naar de overkant

Deze gemeenschappelijkheid en het geven en nemen van verantwoordelijkheid vraagt om goede afstemming tussen opdrachtgever en uitvoerder, tussen bestuurder en ambtenaar. Ook is het belangrijk dat je de verwachtingen goed afstemt in de uitvoering over zowel beleid, visie, taakstelling, maar ook over beschikbare budgetten. Rekening houdend met de technologische ontwikkelingen en geldende wet- en regelgeving is het aan de professionals om de best passende organisatie voor informatiehuishouding te realiseren. En dat doet hij/zij in samenwerking met de ketenpartners van binnen en buiten de eigen organisatie, uiteraard ook binnen de kaders van de afspraken en budgetten.

Bij de omslag van denken in taken en processen naar denken in verantwoordelijkheden en gemeenschappelijkheid ga je niet over 1 nacht ijs. Dit vraagt tijd. Je zorgt als het ware dat de organisatie goed meebeweegt op de digitale wildwaterrivier zonder kopje onder te gaan en met enigszins droge voeten de overkant haalt.

Je stemt de opdracht goed af en creëert draagvlak zodat het vertrouwen binnen de organisatie groeit. Ook is het belangrijk dat je je opdracht kunt uitvoeren binnen de gestelde randvoorwaarden. Wanneer dit niet gebeurt, dan verzand je als welwillende medewerker binnen het ambtelijk apparaat binnen de kortste keren in het oude regelwerk. Dan verschuilen we ons achter afspraken en procedures en dragen we niet bij aan het bieden van de beste dienstverlening vandaag en morgen.

Kortom: er is werk aan de winkel om als organisatie écht voorbereid te zijn op de wereld van morgen.