Ontpoldering binnen het Waterschap

Een groot deel van de waterschappen zijn, wanneer je er goed over nadenkt, ontstaan omdat we in Nederland een groot gedeelte van ons land hebben herwonnen van het water. De waterschappen danken hun bestaansrecht dus niet alleen aan het leveren van voldoende en schoon water maar vooral aan het garanderen van droge voeten voor alle burgers. Om dit goed te kunnen en blijven doen, is de beschikbaarheid van de juiste informatie cruciaal en juist daar zie ik donderwolken ontstaan. Wat kunnen waterschappen doen om niet nat te gaan?

De juiste ontwikkeling?

Ik loop al een tijdje binnen de waterschappen rond en ik stel vast dat er een trend is om informatie (vaak in de vorm van documenten) decentraal op te slaan. Er wordt als het ware niet gepolderd. Voor een vakafdeling werkt dit prima, geen probleem. Maar wanneer informatie uit verschillende systemen gebundeld moet worden om tot een standpunt te komen of om te achterhalen hoe een besluit is genomen, ontstaan de problemen. “Wie dan leeft, wie dan zorgt” is een mooi spreekwoord wat hier dan vaak van toepassing is. Dat dit een enorme verborgen kostenpost is, wordt voor lief genomen.

Bitrot

Wat ik op zijn zachtst gezegd vreemd vind is dat we dit voor fysieke archieven wel tot in de puntjes hebben geregeld. Er wordt enorm veel tijd en energie gestoken in het bundelen en duurzaam opslaan van dossiers. Maar voor digitale stukken accepteren we zomaar de hierboven beschreven “Bitrot”. Het doet me bijna denken aan de bouwfraudeuit 2002. Iedereen weet dat het gebeurt, maar men kijkt de andere kant op, omdat er ander belang is. Het primaire proces is geborgd en hiermee lijkt de informatie voor de buitenwacht op orde. Op korte termijn klopt dit ook maar hierdoor blijft het systeem in stand. Klokkenluiders zijn er wel, maar er wordt mijns inziens nog niet hard genoeg aan de klok getrokken. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) lijkt het bewustzijn op dit gebied aan te wakkeren, maar volgens experts zijn organisaties veel te laat wakker geworden, dus ik kijk uit naar mei 2018 wanneer deze wet in werking treedt.

De uitdagingen van vakapplicaties

Daarbij komt ook dat waterschappen die volledig digitaal werken en hiervoor een substitutiebesluit hebben genomen dit ook moeten gaan toepassen op de vakapplicaties. Deze zijn hier meestal niet op ingericht. Bovendien heeft de vakafdeling geen belang bij een archiefregime waarbij de mogelijkheid bestaat dat informatie wordt vernietigd of overgedragen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die in 2018 ingaat, maakt dit geheel nog complexer. Hoe ga je dit regelen in alle vakapplicaties? Polderen zou je zeggen en de oplossing is voorhanden.

Centrale opslag en hergebruik

In theorie hebben de waterschappen goed nagedacht over centrale opslag en hergebruik.  Immer is  de Waterschaps Informatie & Logisch Model Architectuur (WILMA) opgesteld. Dit is alweer een tijd geleden maar het uitgangspunt om informatie centraal op te slaan en waar nodig opnieuw te gebruiken is nog steeds valide. Dit punt komt ook terug in het Digikompas.

In praktijk blijkt echter dat de molen maar langzaam maalt, om nog maar eens een mooie metafoor te gebruiken. Wat zijn nu de oplossingen die in praktijk worden gekozen? En zijn dat altijd de meest verstandige opties? Hoe vaak wordt er een oplossing gekozen die op korte termijn bruikbaar is, maar op lange termijn toch niet zo handig blijkt te zijn? De toekomst zal het zeker leren. Ik ben van mening dat de weg die is ingeslagen met de WILMA en het Digikompas wellicht niet de makkelijkste weg is, maar op lange termijn wel de meest duurzame zal zijn.

Het nut van metadata

Ook op het gebied van archivering is de overheid in beweging en dit sluit ook weer aan op het bovenstaande. Op de website van Archief2020 is op speelse wijze uitgewerkt wat de routekaart is. Om de ontpoldering tegen te gaan, wordt op deze site een oplossing geboden. Niet bedacht door een commerciële partij maar door de overheid zelf. Metadatering!

Metadatering op basis van TMLO

Een uniforme metadatering in de verschillende applicaties op basis van het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO) geeft de mogelijkheid om informatie tussen systemen uit te wisselen. Dit kan in eerste instantie intern gericht zijn. In een later stadium geeft dit de mogelijkheid om gegevens uit te wisselen met ketenpartners. Het nut hiervan is vaak duidelijk bij een afdeling Documentaire Informatie Voorziening maar de rest van de organisatie ziet dit nut meest niet. Max Beekhuis van Doxis haalde dit punt al aan in zijn blog uit 2015!

Er is dus nog een hoop werk te verzetten om het nut van metadata aan te tonen aan de rest van de organisatie. Aan een monteur die aan een gemaal werkt, is makkelijk uit te leggen dat hij moet beschikken over de juiste, meest recente versie van handleidingen, specificaties etc. Dit bepalen we op basis van metadata. Of blijven we zoeken op netwerkschijven? Het invullen van metadata blijft dus de crux. Veel is op dit gebied gelukkig te automatiseren zodat dit de eindgebruiker weinig extra moeite kost.  Door verdere standaardisering ligt de weg open naar een mooie toekomst.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!