Een stappenplan naar duurzaam en verantwoord archiveren – Stap 2

Informatie is een belangrijk middel om processen en zaken snel en efficiënt af te handelen en ook  essentieel in het realiseren van een goede dienstverlening naar burgers en bedrijven. Daarmee ontstaat de uitdaging om al die informatie duurzaam en verantwoord te archiveren en toegankelijk houden. Een helder en actueel archiefbeleid en gebruik van slimme oplossingen die ondersteunen bij het blijven voldoen aan wet- en regelgeving, helpen om te voorkomen dat duurzame en verantwoorde archivering onevenredig veel resources kost. 

Het stappenplan uitgewerkt in 4 blogartikelen

In een viertal blogartikelen, waarvan dit de eerste is, werk ik stapsgewijs toe naar een situatie waarin duurzaam en verantwoord archiveren geen noodzakelijk kwaad is, maar kansen biedt om ook aan het eind van de keten de waarde van informatie voor heden en toekomst te borgen. Het totale stappenplan (en meer) is gebundeld in ons e-book: Stop het digitale geheugenlek.

De stappen:

• Stap 1: Basis op orde – dit blogartikel; creëren van awareness bij het bestuur en het in lijn brengen van het niveau van digitalisering met de digitale ambities van de organisatie.
• Stap 2: Monitoring archiefproces; inzoomen op het feitelijke verantwoordingsproces door een eerste aanzet te geven voor een kwaliteitssysteem 
• Stap 3: Toetsing archiefproces; toetsing van de archiefprocessen aan de hand waarvan kan worden bepaald of een organisatie voldoet aan de eisen van de Archiefwet.
• Stap 4: Optimalisatie archiefproces; met handreikingen en verbeterpunten.

De tweede stap op weg naar duurzaam, digitaal en verantwoord archiveren zoomt al meer in op het feitelijke verantwoordingsproces. Het is van belang vast te stellen wat de wettelijke vereisten zijn als het gaat om de digitale overheid en wat je als organisatie op dit vlak ambieert. Vervolgens kun je bepalen wat er moet gebeuren om inderdaad aan die eisen te voldoen. Er wordt een eerste aanzet gegeven voor een kwaliteitssysteem, waarbij al veel voorwerk is gedaan in VNG- en KING-verband. 

Zoals hierboven beschreven zijn alle gemeenten en waterschappen in Nederland, volgens de Wet RGT, verplicht om tweejaarlijks aan de verticale toezichthouder (provincie) te rapporteren over de mate van geordendheid van de digitale archiefbescheiden. Dit is een tijdrovend proces waarbij het vaak ontbreekt aan in- en overzicht. Daarnaast moeten betrokken medewerkers er hard aan trekken om dit onderwerp hoog op de (bestuurlijke) agenda te krijgen. 

In de Digitale Agenda 2020 zijn een drietal ambities geformuleerd die aanleiding geven om een geautomatiseerde oplossing te realiseren voor het monitoren van KPI’s en het samenstellen van rapportages in het kader van de Wet RGT en archiefbeheer. Dit zou na de eerste stap, de basis op orde, een logisch vervolg zijn. Deze ambities zijn:

• Open en transparant in de participatie samenleving
  Gemeenten zijn een open en transparante overheid. Ze zijn ook digitaal de meest nabije overheid en benutten de kracht van inwoners, ondernemers, wijken en buurten door (digitale) participatie in de democratie, bestuur, beleid en uitvoering.

• Werken als één efficiënte overheid
  Informatie loopt in netwerken razendsnel over organisatiegrenzen heen. Gemeenten zien zichzelf als onderdeel van een netwerk van alle gezamenlijke overheidslagen en organisaties. Hierin maken overheidsorganisaties gebruik van elkaars voorzieningen om inwoners en ondernemers optimaal te bedienen. Door in te zetten op processtandaardisatie en automatisch gegenereerde (verantwoordings) gegevens, worden administratieve lasten teruggedrongen.

• Massaal digitaal, maatwerk lokaal
  Door de inzet op collectiviteit in de informatievoorziening wordt lokaal maatwerk mogelijk gemaakt. Door het collectief organiseren van de informatievoorziening waarop gemeenten zich niet van elkaar onderscheiden, creëren zij maximale ruimte voor lokale autonomie in de uitvoering van hun kerntaken. Bovendien wordt door uniformiteit de dienstverlening van de overheid voor inwoners eenduidiger. Dit is vergelijkbaar met hoe dit al eerder in de financiële en logistieke sectoren is gedaan. 

Bij de implementatie van een geautomatiseerde oplossing komt het erop neer dat de organisatie een geordende staat van het archief kan aantonen en dit ter verantwoording afleggen aan ollege, raad en provincie. De oplossing zorgt er gedurende de auditcyclus voor dat, op basis van voorgedefinieerde KPI’s, alle relevante informatie wordt verzameld. Dit gebeurt bijvoorbeeld in een document management systeem of een kwaliteitssysteem dat de organisatie al in gebruik heeft of ontwikkelt. De door de archiefinspecteur benoemde verbetermaatregelen worden tevens direct uitgezet in de organisatie. 
Uitgezette verbetermaatregelen (gekoppeld aan de KPI’s) worden bewaakt en tevens worden relevante documenten die de verbetermaatregelen inzichtelijk maken (of het voldoen aan een KPI bewijzen / aantonen) verzameld. Hierdoor is op elk gewenst moment zowel intern als extern, middels een rapportage, te verantwoorden wat de status van de opvolging en voorbereiding van de auditcyclus is. Deze stappen kunnen het beste volgens de Plan Do Check Act methode gevolgd worden.

Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO)

In dit kader is het goed te vermelden dat verschillende instanties (o.a. VNG) de handen ineen hebben geslagen om te komen tot een Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO). Recent is een concept Handreiking verschenen waarin een kwaliteitssysteem uitvoerig wordt beschreven. De handreiking KIDO is bedoeld voor informatiebeheerders bij de decentrale overheden (records managers, informatiemanagers en archivarissen). De handreiking gaat uit van Artikel 16 van de Archiefregeling die stelt dat ‘de zorgdrager ervoor moet zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem’. Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg. Met het in deze handreiking beschreven kwaliteitssysteem is de zorgdrager in staat om het proces van informatiebeheer zodanig in te richten dat de kwaliteit geborgd kan worden, zowel ten aanzien van de dagelijkse uitvoering als in het kader van continu verbeteren.

KIDO bestaat naast of maakt gebruik van een lijst van kwaliteitseisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO). Zowel DUTO als KIDO hebben overheidsinformatie als werkgebied. Toch is er een verschil in de benadering. DUTO richt zich exclusief op duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. KIDO richt zich op het gehele beheer van informatie (papier en digitaal). Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie is hiervan een deelonderwerp. KIDO richt
zich op het ontwikkelen van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer, zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling. Het beheer van de informatie moet voldoen aan toetsbare eisen van een door de zorgdrager toe te passen kwaliteitssysteem, zowel op strategisch, tactisch als uitvoerend niveau, waarbij de kernfuncties van het informatiebeheer centraal staan. Door de bestaande wet- en regelgeving en normenkaders aan deze functies toe te voegen, ontstaat een integraal model dat gericht is op het duurzaam beheer van digitale en analoge informatie.

Organisaties kunnen de handreiking gebruiken als:

• Referentiekader voor de inrichting van een primair proces en de informatiebeheerprocessen zelf.
• Toetssteen om verbetermogelijkheden te identificeren en verbeteracties te bepalen. De uitkomsten kunnen in de Plan Do Check Act (PDCA) cyclus worden meegenomen en dienen d an als input voor een continu verbetertraject dat meegenomen wordt in het reguliere planning- en controltraject.
• Hulpmiddel om prestatie-eisen en normen vast te stellen, gericht op het continu verbeteren van de kwaliteit van het informatiebeheer.

Conclusie en tip van de sluier deel 3

Er dient duidelijkheid te bestaan over de status van het archiefbeheer en -beleid. Is de basis op orde? Voordat een geautomatiseerde oplossing of een kwaliteitssysteem gerealiseerd kan worden zal men de visie op informatiebeleid herijken en opnieuw opstellen. Hierin worden het informatiebeleidsplan
alsmede de conversie en migratie meegenomen om de digitale duurzaamheid te borgen. Het beheer en de langetermijnbewaarstrategie worden voor het document management- of kwaliteitssysteem beschreven. De geschetste automatisering gaat idealiter gepaard met een verandertraject voor medewerkers die de nieuwe werkwijze omarmen. De zelfredzaamheid zal toenemen en daar dient de organisatie klaar voor te zijn.

Het kwaliteitssysteem of de document management omgeving waar het informatie- en archiefbeheer zijn belegd wordt continu aangepast aan de uitkomsten van de KPI-audit. Ten slotte is het noodzakelijk dat er een voorziening wordt getroffen die alle relevante informatie gedurende de periode van 2 jaar – in sommige gevallen dus 1 jaar – tussen de audits verzameld in een apart dossier. In dit dossier worden verwijzingen naar informatie, documenten en metadata opgeslagen die slechts gebruikt worden tijdens de audit. Het dossier vult zich dus gedurende 2 jaar met informatie die nodig is om vragen rondom een KPI adequaat te kunnen beantwoorden.

De volgende stap, stap 3, gaat over het toezicht op het archiefproces. We zoomen dan dieper in op de bricks, bytes en behaviour aspecten. 

Wil je nu al verder lezen over stap 2, 3 en 4? Het totale stappenplan is in een uitgebreidere versie gebundeld in ons e-book: Stop het Digitale Geheugenlek.