Een stappenplan naar duurzaam en verantwoord archiveren - Stap 1

Informatie is een belangrijk middel om processen en zaken snel en efficiënt af te handelen en ook  essentieel in het realiseren van een goede dienstverlening naar burgers en bedrijven. Daarmee ontstaat de uitdaging om al die informatie duurzaam en verantwoord te archiveren en toegankelijk houden. Een helder en actueel archiefbeleid en gebruik van slimme oplossingen die ondersteunen bij het blijven voldoen aan wet- en regelgeving, helpen om te voorkomen dat duurzame en verantwoorde archivering onevenredig veel resources kost. 

Het stappenplan uitgewerkt in 4 blogartikelen

In een viertal blogartikelen, waarvan dit de eerste is, werk ik stapsgewijs toe naar een situatie waarin duurzaam en verantwoord archiveren geen noodzakelijk kwaad is, maar kansen biedt om ook aan het eind van de keten de waarde van informatie voor heden en toekomst te borgen. Het totale stappenplan (en meer) is gebundeld in ons e-book: Stop het digitale geheugenlek.

De stappen:

  • Stap 1: Basis op orde – dit blogartikel; creëren van awareness bij het bestuur en het in lijn brengen van het niveau van digitalisering met de digitale ambities van de organisatie.
  • Stap 2: Monitoring archiefproces; inzoomen op het feitelijke verantwoordingsproces door een eerste aanzet te geven voor een kwaliteitssysteem 
  • Stap 3: Toetsing archiefproces; toetsing van de archiefprocessen aan de hand waarvan kan worden bepaald of een organisatie voldoet aan de eisen van de Archiefwet.
  • Stap 4: Optimalisatie archiefproces; met handreikingen en verbeterpunten.

Awareness bij de bestuurders

Awareness bij bestuurdersHet lijkt zo eenvoudig. Je maakt voldoende opslagruimte vrij, installeert een informatiesysteem, leert medewerkers hoe zij informatie duurzaam kunnen archiveren en wat kan je verder gebeuren? Maar de praktijk leert dat de eerste hobbel vaak al lastig genoeg is: prioriteit bij het bestuur. Hoe vreemd het ook moge klinken, de basis op orde brengen begint bij het creëren van awareness bij het bestuur. Vervolgens is het van belang het niveau van digitalisering in lijn te brengen met de digitale ambities van de organisatie. Denk daarbij niet alleen aan de applicatie infrastructuur zoals document management systemen, zaaksystemen of taakspecifieke applicaties. Maar denk ook aan de organisatie infrastructuur; processen, mensen en beleid. De praktijk leert dat deze stap alleen dan gerealiseerd kan worden wanneer er betrokkenheid en commitment van het bestuur is. 

Gemeenschappelijke regelingen

Hoewel de verantwoordelijkheid voor het archiefbeleid is belegd bij de hoogste ambtenaar (bij gemeenten en waterschappen, de secretaris) is een hoge prioriteit voor informatiemanagement en archiefbeheer niet vanzelfsprekend voor het bestuur. Dat wordt nog verder versterkt omdat tegenwoordig veel taken worden uitgevoerd in gemeenschappelijke regelingen. Bij uitbesteding van taken wordt vaak onvoldoende rekening gehouden met de wettelijke eindverantwoordelijkheid als het gaat om het archief- en informatiebeheer. Voor het bestuur is het vaak onduidelijk hoe het archiefbeheer geborgd is bij deelname van de gemeente in publieke- of privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, zoals de verbonden partijen. Daarom is toezicht nodig in de vorm van een proces waarin continu verantwoordingsinformatie wordt vastgelegd. Dit heeft echter een grote impact op de organisatie. Het betreft immers mensen, processen en technologie. Vele gemeenten en waterschappen staan aan de vooravond van een volgende archiefaudit in het najaar van 2016; tijd voor uitstel is er niet meer. Om die steun wel te krijgen en de sence of urgency te bewerkstelligen zijn er twee denkrichtingen: 

Denkrichting 1. De last van nieuwe wet- en regelgeving

Het is mogelijk het bestuur voor te houden wat er zou gebeuren wanneer het archiefbeheer slecht beoordeeld zou worden. De archiefinspecteur zal aan de hand van een interventieladder de organisatie de kans geven verbeteringen aan te brengen. Dat dient echter wel terstond te gebeuren en dat heeft impact op de beschikbare middelen op andere terreinen. Je wilt voorkomen dat er knelpunten ontstaan in de dienstverlening of dat extra personeel ingezet dient te worden; dat zou het bestuur direct moeten inzien. Aan het eind van de interventieladder zou de organisatie de regie geheel kunnen kwijtraken door de maatregel ‘indeplaatsstelling’. Dat wil natuurlijk geen enkele bestuuder. De website waarstaatjegemeente.nl laat zien hoe gemeenten ten opzichte van elkaar scoren op vele beleidsterreinen. Hoewel de objectiviteit van dit platform om uiteenlopende redenen betwist kan worden, wil je als gemeente toch dat je goed in de ranking staat tussen andere gemeenten. Bestuurders, en in toenemende mate ook burgers, kijken hiernaar.

Denkrichting 2. De lust van nieuwe wet- en regelgeving

De andere denkrichting heeft een veel positievere benadering, namelijk het wijzen op de voordelen van goed archiefbeheer. Het hoger prioriteren van werkzaamheden in het kader van de Wet RGT kan leiden tot een hogere kwaliteit van dienstverlening. Speerpunten in het informatiebeleid zijn immers de beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie (voor medewerkers, burgers, bedrijven en ketenpartners) en transparantie van informatie. Toegang tot informatie leidt tot efficiënte processen en de mogelijkheid de dienstverlening te verbeteren. Transparantie is het instrument om verantwoording te kunnen afleggen. Wanneer je deze argumenten opvoert, dan kan het bestuur niet anders concluderen dan dat archiefbeheer de aandacht krijgt die het vereist. Wijs in dit geval ook naar de decentralisaties die op lokale overheden zijn afgekomen (Werk, Welzijn en Jeugd); het werkt een stuk prettiger in een keten wanneer je zelf het informatie- en archiefbeheer op orde hebt. Voldoende argumenten dus om het bestuur te kunnen overtuigen van een passende urgentie en de juiste prioritering van verantwoord archiveren.

Optimalisatie van metadatering

Als je informatie ook met ketenpartners op basis van een uniforme interpretatie wilt gaan delen dan is het noodzakelijk de mogelijkheden van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) te verkennen. Decentrale overheden wordt geadviseerd het TMLO op te nemen in hun referentiearchitectuur en de standaard te implementeren in hun informatiesystemen. De overheid legt informatie vast over de informatie die zij beheert; metadata dus. Denk hierbij aan context, inhoud, structuur en vorm van informatie. Met behulp van het TMLO kunnen alle decentrale overheden hun informatie op dezelfde manier metadateren. Dat is van belang om ervoor te zorgen dat informatieprocessen en -systemen op elkaar aansluiten. Het is een impuls voor informatie-uitwisseling, vindbaarheid en duurzame toegankelijkheid van informatie. Dit is ook in het licht van ketensamenwerking een groot pluspunt.

Eind 2015 hebben een dozijn leveranciers, waaronder BCT, in dit werkveld een convenant ondertekend. Dit convenant richt zich op ondersteuning door leveranciers bij de implementatie van de in het TMLO benoemde elementen in hun systemen. Ondersteunen van TMLO betekent dat het product van de leverancier in staat is om - direct of via een mapping - te voorzien in deze behoefte aan metadata bij informatieobjecten en aggregaties daarvan conform de in het TMLO vervatte gegevensstructuur. Het is evident dat het werken met metadata gevolgen heeft voor het informatiemanagementbeleid; met in het verlengde daarvan het voldoen aan de Wet RGT.

Aansluiten op een e-depotAansluiting op een e-depot

Een e-depot kan fungeren als een bewaarplaats die het mogelijk maakt digitale informatie duurzaam te bewaren en toegankelijk te maken. Zonder een gestandaardiseerde en geautomatiseerde vorm van digitale overdracht zal de digitale bewaarplaats geen blijvend succes worden. Het toepassen van een e-depot dient geïntegreerd te worden in werkprocessen en in beleid. Dan biedt een e-depot feitelijk een antwoord op dreigende digitale dementie bij de overheid. Archieven zouden door slecht digitaal beheer verloren kunnen gaan voor de toekomst. In het voorjaar van 2015 uitten enkele bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies hierover hun zorgen (Voorkom digitale dementie). Minister Plasterk (Binnenlandse Zaken) erkende de problemen en benadrukte dat bij ICT-projecten meer aandacht moet komen voor de archieffunctie. 

Mate van digitalisering

Naast het commitment van het bestuur en het omarmen van het TMLO is digitalisering van de informatiehuishouding een belangrijke component om de basis op orde te krijgen. Verdergaande digitalisering van documenten, processen en zaken is al geruime rijd gaande. Als je kijkt naar de volwassenheid van een digitale informatiehuishouding dan zie je grote verschillen; organisaties zitten in verschillende fases. De een heeft zojuist de implementatie van een DMS systeem afgerond terwijl een ander zaakgericht gaat werken. Hoe dan ook, in welke fase een organisatie zich ook bevindt, er dient aandacht te zijn voor verantwoord en duurzaam archiveren. Het is ook van belang dat het beleidsplan of de visie aangaande archiefbeheer aansluit op de digitale ambities van een organisatie. Om organisaties te helpen in de transitie naar digitale volwassenheid ontwikkelde BCT het Transitiemodel. De verschillende fases in het Transitiemodel zijn uitgebreid uitgewerkt in het blogartikel: Hoe informatie bijdraagt aan waardecreatie.

Het Transitiemodel

BCT Transitiemodel

Actueel beleid

Het is noodzakelijk om actuele visie en beleid te hebben over het beheer van informatie en archief. Dit wordt doorgaans door respectievelijk College en de gemeenteraad vastgesteld. Belangrijk is dat organisaties zich realiseren dat het samenstellen van beleid of visie niet is voorbehouden aan één discipline. Bedrijfsvoering, informatievoorziening en automatisering dienen gezamenlijk op te trekken om hun uitgangspunten, doelstellingen en verplichtingen in een beleidsplan te vertalen.  Verder is het van belang te beseffen dat een beleidsplan niet gegoten is in beton. Zoals we hebben vastgesteld is het vakgebied informatiemanagement, met in het verlengde daarvan archiefbeheer, voortdurend in beweging. Uiteraard kun je aan aantal ‘vaste waarden’ in een beleidsplan formuleren, zoals:

  • Metadata, welke modellen en referenties?
  • In welke applicaties staat welke informatie?
  • Maken we gebruik van een e-depot en hoe regelen we dat in?
  • Wie is er verantwoordelijk voor welk proces?
  • Wie is de eigenaar van bepaalde informatie?
  • Welke aanvullende eisen stelt de provincie?

Conclusie en tip van de sluier deel 2

Met de conclusie dat beleid eigenlijk nooit af is met de huidige stand van het informatielandschap sluit ik dit blogartikel over de basis op orde af. Het zal voor menig instantie al een flinke opdracht zijn die basis inderdaad zo ver te krijgen. In het volgende blogartikel dat over twee weken verschijnt, bespreek ik stap 2 in het stappenplan naar duurzaam en verantwoord archiveren: monitoring van het archiefproces. Hier zoom ik meer in op het feitelijke verantwoordingsproces. Het is van belang vast te stellen wat de wettelijke vereisten zijn als het gaat om de digitale overheid en wat je als organisatie op dit vlak ambieert. Vervolgens kun je bepalen wat er moet gebeuren om inderdaad aan die eisen te voldoen. Er wordt een eerste aanzet gegeven voor een kwaliteitssysteem, waarbij al veel voorwerk is gedaan in VNG- en KING-verband.

Wil je nu al verder lezen over stap 2, 3 en 4? Het totale stappenplan is in een uitgebreidere versie gebundeld in ons e-book: Stop het Digitale Geheugenlek.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!