Wat moet een e-depot nu precies kunnen? Deel 2: Ingest
Het lijkt zo eenvoudig: het plaatsen van digitale archiefstukken in een e-depot (import of ingest, zoals het in het OAIS-model wordt genoemd). Toch komt er nogal wat bij kijken:
Het is in ieder geval van belang om te weten waar de informatie vandaan komt: staan de digitale archiefstukken in een ‘gecontroleerde’ omgeving zoals een Elektronisch Document Management Systeem (EDMS), een zaaksysteem of een dossier beheer systeem? Kortom een systeem waarbij – naast de archiefstukken – ook metadata bij de archiefstukken zijn opgeslagen.
Of staan de archiefstukken op een ‘ongecontroleerde’ persoonlijke schijf, een gezamenlijke netwerkschijf of in een e-mailbox? Misschien komt de informatie wel uit een externe collectie en bestaan de archiefstukken uit zowel elektronische documenten als papieren documenten (die we eerst nog willen digitaliseren).
Afhankelijk van deze input moet het e-depot mogelijkheden bieden om deze archiefstukken op te nemen.
Vanuit een gecontroleerde omgeving is het veelal mogelijk om de archiefstukken inclusief metadata aan te bieden in een standaardformaat (metadata in XML). Het e-depot zet de metadata om zodat de informatie opgenomen wordt in het metadataschema van het e-depot (waar de informatie naar toe moet). Hierbij is het gewenst dat de ingest-functie de functionaliteit bevat om de metadata te bewerken/aan te vullen. Denk hierbij aan het toevoegen van technische metadata (bestandsformaat, grootte, creatie software, versie etc.) of een hashingcode van het archiefstuk (eventueel in combinatie met de metadata) om te authenticiteit te bewaken.
Het is belangrijk om te controleren of het ontvangen archiefstuk hetzelfde archiefstuk is, dat is aangeboden. Indien dit het geval is, moet het archiefstuk uit de originele opslag verwijderd worden (ook dit moet geregeld worden). Archiefstukken kunnen vaak op deze manier ‘in bulk’ worden aangeboden en verwerkt. ‘Handmatige’ import van archiefstukken moet echter ook tot de mogelijkheden behoren.
Staan de archiefstukken op ‘ongecontroleerde’ persoonlijke schijven, gezamenlijke netwerkschijven of in e-mailboxen, dan is het belangrijk dat het e-depot zoveel mogelijk metadata aan de archiefstukken kan toevoegen. Ook hier is het toevoegen van technische metadata en hashingcodes gewenst. Dit geldt ook voor het verwijderen van de overgebrachte data uit de originele collectie en het zowel in bulk als handmatig (individueel) importeren van de archiefstukken.
Onderzoek bij externe collecties per collectie hoe deze geïmporteerd en gemetadateerd moeten worden. Een scanfunctionaliteit gekoppeld aan het e-depot is dan wel interessant.
De informatie die uiteindelijk in het e-depot is opgeslagen, moet duurzaam bewaard en beheerd worden. Deze functionaliteit van het e-depot bespreek ik in mijn volgende blog.