E-depot; een integrale aanpak?

De noodzaak van digitale duurzaamheid is al eerder aangetoond in deze serie blogs. Toch zien we vaak dat de informatievoorziening bij archiefvormers nog onvoldoende op orde is. Met het simpelweg aanschaffen van een e-depot zijn we er ook nog niet. Vooral de ideeën over de positionering van het te gebruiken e-depot lopen uiteen. Het moment waarop informatie in een e-depot wordt opgeslagen verschilt. Grofweg zijn er twee situaties aan te duiden. Enerzijds kan de informatie al tijdens het proces worden opgeslagen in een e-depot. Anderzijds wordt de informatie pas opgeslagen ná de wettelijke overbrengingstermijn. 

Plak het e-depot niet achteraan het proces
Het is te makkelijk om een e-depot louter achteraan het proces te plakken om daarmee aan de regelgeving te voldoen. Hoewel dit voor de meesten een overzichtelijke en heldere positie zou zijn, sluit het niet goed aan bij de toepassing van zaakgericht werken die steeds populairder wordt. Informatie moet nu eenmaal in ieder stadium beschikbaar zijn.

Daarbij lopen we eigenlijk constant achter de feiten aan. Het is lastig om achteraf alles in de juiste context te plaatsen. Dit lukt nog wel wanneer de archiefvormer in directe relatie staat met het geproduceerde document, maar hoe meer tijd er verstrijkt hoe lastiger dit wordt.

Digitale informatie verloren bij slecht beheer
Beter is het om informatie al tijdens het proces te borgen. Het begrip records continuum voorziet hierin. Hierbij wordt geen scherp onderscheid meer gemaakt tussen de verschillende fasen die informatie doormaakt. De gedachte van dit begrip heeft de volgende grondslag: een analoog archiefstuk doorloopt een bepaalde cyclus met de fasen dynamisch, semi-statisch en statisch. Hierbij veranderen en verschillen de vorm en inhoud per fase. Bij onvoldoende goed beheer gaat digitale informatie al snel verloren. Om het risico te beperken is het belangrijk het beheer van een digitaal archiefstuk vanaf het ontstaan dusdanig in te richten, dat aan alle voorwaarden voor langdurige en duurzame bewaring wordt voldaan. Het gevolg hiervan is dat de verschillen tussen de fasen verdwijnen en het risico op slecht beheer verkleind wordt.

Verantwoordelijkheids continuüm
Dit betekent echter wel dat de archiefbeheerder niet langer passief achteraan het proces zit, maar actief en gedurende het proces al bezig is met het beoordelen en al dan niet beschikbaar stellen van informatie. De rol van de beheerder verandert dus en hij of zij is niet langer alleen verantwoordelijk voor een eindproduct maar betrokken (en dus ook verantwoordelijk) bij een proces. Dit proces eist dat er een proactieve houding wordt aangenomen; het records continuüm betekent immers ook een verantwoordelijkheids continuüm.