Door vraagafhankelijke datakoppeling snel en eenvoudig offertes maken met iWriter

Met iWRITER was het al mogelijk om gegevens vanuit een database, bijvoorbeeld een CRM systeem, op te halen en te verwerken in een document. Vanaf versie 3.4 maakt iWRITER het mogelijk een database gericht te bevragen om zo via één gegeven antwoord de rest van de gegevens automatisch te laten invullen. Dat noemen we de vraagafhankelijke datakoppeling. Een offerte maken bijvoorbeeld is hierdoor een fluitje van een cent.

Hoe werkt het?
Een document opstellen met iWRITER gebeurt aan de hand van vraagvelden. De antwoorden op de vragen worden gebruikt om het document van de juiste gegevens te voorzien. In geval van vraagafhankelijke datakoppeling worden de waarden van een vraagveld meegegeven als restrictie bij het bevragen van een database. Wat daarmee bedoeld wordt? Stel, je selecteert bij vraagveld 1 de naam van de klant:‘Klant A’. Bij vraagveld 2 moet je vervolgens de contactgegevens invullen. De nieuwe datakoppeling van iWRITER zorgt ervoor dat alleen de contactgegevens die in de database zijn gekoppeld aan Klant A, mogen worden geselecteerd. Dat voorkomt fouten. Daarmee vul je nooit de contactgegevens in van een andere klant. Plus het werkt nog snel ook!

iwriter_database

Wat biedt de vraagafhankelijke datakoppeling voor mogelijkheden?
Doordat de overige gegevens automatisch worden geselecteerd bespaar je natuurlijk veel tijd. Een goed voorbeeld is wanneer je alleen het offertenummer invoert en de rest van de benodigde offertegegevens automatisch ingevuld worden op de offertebrief. Je hoeft ze dus niet meer één voor één de vragen uit de vraagvelden te beantwoorden. Een offerte is zo gemaakt! Zelfs wanneer de gegevens in het Word-document over meerdere tabellen verspreid staan.

Bij Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost bijvoorbeeld, wordt deze functionaliteit gebruikt voor het uitdraaien van facturen en aanmaningen. Op deze manier gebruik je de kracht van je database in combinatie met de kracht van iWRITER, namelijk snel en eenvoudig een correcte brief maken.

Meer weten?
Wil je meer informatie over de mogelijkheden, neem dan contact op met iWRITER of bel direct naar 040 – 23 23 395.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!