Waarom een e-depot?

In mijn vorige blog over e-depots heb ik gerefereerd aan het marketing succes van het thema e-depot onder de doelgroep DIV-ers. Onder deze functionarissen is er veel belangstelling voor de voorziening en weinig doorzettingsmacht en –kracht. Dat is jammer omdat het e-depot in het kader van duurzaam informatiemanagement een belangrijke rol speelt. We moeten op zoek naar de echte eigenaar van de duurzaamheidsproblematiek. Volgens mij zijn dit de directeuren ICT, de Management Team leden en de Secretarissen van besturen. Kortom, de functionarissen die ik slechts zelden zie rond de thematiek van duurzaamheid van informatie. Is hun geringe belangstelling terecht? 

Om bovenstaande vraag te beantwoorden, moet eerst een andere belangrijk vraag beantwoord worden: waarom moet een organisatie aandacht schenken aan duurzaamheid van informatie?

Laten we de argumenten maar eens na lopen:

1. De overheid streeft naar dienstverlening aan individuele burgers en bedrijven die op digitale leest is geschoeid. Dat is wenselijk vanuit de optiek van de burger en bedrijf: 24 x 7 x 365 dienstverlening vanuit de overheid. Geen gedoe meer met afspraken, loketten, naar het gemeentehuis, et cetera. Nee, digitale communicatie door middel van webformulieren, WhatsApp, eventueel mailverkeer. Aan de overheidskant soepele koppelingen met basisregistraties, één klantbeeld, enfin jullie kennen de mantra’s. In deze hele brei van dienstverlening zitten de kort cyclische zaken aan evenement-vergunning straatfeest, schoolvervoer, subsidies. En ook rijbewijzen, paspoorten, bouw- en milieuvergunningen, zeg maar de diensten van de overheid waarbij recht en bewijs bij burger, bedrijf en overheid van waarde zijn. Voor deze laatste categorie is de factor tijd belangrijk, stookolietanks in de voortuin illustreert duidelijk het belang van bewaren van een specifiek soort milieuvergunningen. Geen stookolievergunningenbestand, geen grip op milieuproblematiek met als gevolg potentieel gedoe tussen overheid en burger/bedrijf. Terwijl de evenementenvergunning voor de straatbarbecue na een jaartje wel weg kan. Tijd en informatie zijn spannende begrippen; als je de koppeling niet goed regelt, raken ze elkaar gegarandeerd kwijt. En ik vrees in een digitale wereld voorgoed. In een e-depot stop je die zaken waar tijd belangrijk is.
2. “Ja, daar hebben we zaaksystemen voor met EDMS-functionaliteiten, met de hele santenkraam van voorzieningen erachter”, zegt de informatiemanager. Helaas na een paar jaar intensief gebruik van zaaksystemen loopt het geheel vol met data, wordt trager, performance gaat achteruit. Oei, iedere softwareleverancier gaat nu op achterste benen, maar ik ken teveel lokale overheden die traag werkende zaakapplicaties hebben of EDMS-en die vol zitten met ‘meuk’. In een e-depot stop je zaken die je moet bewaren en uit je zaaksysteem verwijder je de rommel die niet meer nodig is. Met als effect een effectieve informatiehuishouding.
3. Gelukkig zijn niet alle taken die de overheid uitvoert ‘zaakgericht’. In mijn optiek zijn dat alleen de zaken die gericht zijn op individuele personen en/of bedrijven. De informatie die hoort bij –ik noem het nu maar even het gewone werk- moet ook worden beheerd. Dat kan veelal in taakapplicaties. Met een beetje passen meten kan veel van het gewone werk worden behandeld en beheerd in samenwerkingsomgevingen (SharePoint-achtigen). Ja, dat moet wel worden ingericht en bedacht, maar het kan. Voor die informatie waar het begrip tijd ook van belang gaat zijn (taakapplicaties en collaboratie-omgeving) geldt het adagium: na verrichte werkzaamheden opbergen in het e-depot. 
4. Ketens of liever samenwerkingsverbanden van overheidsorganen –al dan niet met semi-overheden/particulieren- moeten in het kader van zorgvuldigheid, controleerbaarheid en transparantie ook aandacht besteden aan informatie. De hele 3D operatie lijkt me een perfect voorbeeld. Nu worstelen we nog met gekunstelde oplossingen langs de as van ‘het zijn mandaatregelingen’, dus moet de informatie terug naar de mandataris. Terwijl iedereen bezig is de gemandateerde organisatie effectief en efficiënt op te tuigen. Iedere keten zijn eigen e-depot!
5. Kantoorautomatisering is per definitie ellende, ik durf de stelling wel aan dat 70% van alle informatie van een gemiddelde overheidsorganisatie in de Outlookbak van de medewerkers zit. En de resterende 30% is verdeeld over 1/3 is gestructureerd (lees: zaaksysteem) en 2/3 zit in de fileshares. Kortom in termen van risicomanagement –denk eens aan de huidige en komende regelgeving rond privacybescherming- een tijdbom. Zullen we met een stevige waarderingsronde van informatie de bom detoneren? En het blijvend te bewaren deel in het e-depot stoppen.

Waarom moet ik eigenlijk voor de ICT-ers, lijnmanagement en eindverantwoordelijken voor publieke organisaties de legitimiteit van een e-depot bewijzen? Digitale informatie is toch niet anders van aard dan analoge informatie? En daar zorgen we toch ook al 100 jaar netjes voor? Dus als je geen e-depot wilt dan wil je ook geen archief, gooi dan maar alles in de plomp! Dan maar geen transparante en correcte overheid, d’r zijn uiteindelijk genoeg landen waar het zonder democratische rechtstaat goed toeven is. Of niet!…