SharePoint en RMA: combineer het beste van twee werelden

SharePoint speelt bij veel bedrijven een belangrijke rol in de dagelijkse werkplek van de werknemers. Het platform van Microsoft wordt gebruikt voor het delen van bestanden, als samenwerkingstool, communicatieplatform maar ook als oplossing voor records management. Dat laatste bevat enkele belangrijke kanttekeningen. Als onderdeel van de populaire cloudsuite Office 365 zal het aantal SharePoint-gebruikers de komende tijd alleen maar verder groeien. Het is dan ook een prima oplossing. Als platform voor samenwerking en communicatie rond documenten heeft het zijn nut ruimschoots bewezen. Ook zijn er weinig systemen zo gebruiksvriendelijk. Maar het is van origine geen Records Management Applicatie (RMA). Het kost dan vaak ook nogal wat resources (in tijd en geld) om SharePoint op een dergelijke manier in te richten.

Tekortkomingen

SharePoint is door de jaren heen steeds geschikter geworden voor document management, heeft zelfs de mogelijkheid tot inrichting van Records Management  (RMA). Maar op het gebied van RMA zijn de mogelijkheden binnen SharePoint beperkt. Er is standaardfunctionaliteit aanwezig die het mogelijk maakt om documenten naar een digitaal archief te versturen en ze daar als record op te slaan voor een in te stellen tijdsduur. Maar daar houdt het dan ook ongeveer op. Complexere RMA functionaliteiten zijn niet out of the box beschikbaar. SharePoint maakt daarnaast geen onderscheid tussen werkbestanden en definitieve bestanden bij archivering.

Afhankelijk

Veel organisaties willen stabiliteit wanneer het gaat om archiveringszaken. Wanneer organisaties gebruik maken van de functionaliteit voor Records Management binnen SharePoint zou het zo maar eens kunnen zijn dat er bij een volgende update vanuit Microsoft functionaliteiten vervangen of veranderd zijn. Dit kan resulteren in migraties in het archief. Als grote mondiale speler houdt Microsoft bovendien weinig of geen rekening met de wet- en regelgeving in Nederland. Waar Microsoft documenten in de toekomst op gaat slaan is nog onduidelijk.

RegelgevingBestuurlijke besluitvormingsproces

Veel bedrijven hanteren daarnaast de regel dat bestanden voor archivering meteen moeten worden geconverteerd naar PDF/A-formaat. Dat heeft te maken met wettelijke regels voor het archiveren. In de Archiefregeling, onderdeel van de Archiefwet, staat dat ‘digitale archiefbescheiden’ moeten worden opgeslagen in een ‘valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard’. PDF/A is dan de meest logische optie. SharePoint convergeert echter niet standaard naar PDF/A.

Ambities

Microsoft maakte kortgeleden haar vernieuwde ambities met SharePoint bekend. Er komt een nieuwe versie van de on-premise-variant, maar SharePoint gaat ook een nog belangrijkere plek innemen in Office 365, de populaire cloudsuite van Microsoft. Julia White, general manager van het office product managementteam van Microsoft, schreef in een uitgebreide blog dat het bedrijf haar on-premise-gebruikers niet is vergeten en dat de nieuwe versie de meest veilige, stabiele en betrouwbare versie ooit gaat worden. Maar ze legde ook uit dat SharePoint als onderdeel van Office 365 veel voordelen biedt. Integratie met andere cloudapplicaties van Microsoft zorgt volgens haar voor betere functionaliteiten met zoeken, qua portals, met het synchroniseren en delen van bestanden en in de koppeling met social media.

Aantrekkelijk

De rol die SharePoint speelt in de cloudstrategie van Microsoft heeft een voor de hand liggend gevolg. Waar SharePoint nu nog bekend staat als behoorlijk kostbaar, en daardoor vooral geschikt voor grotere organisaties, boort Microsoft met de cloudvariant een nieuwe doelgroep aan. Als onderdeel van Office 365 is het voor een zeer vriendelijke prijs per werknemer per maand af te nemen. Voor met name kleinere bedrijven wordt de drempel daarmee een stuk lager en er is dan ook een duidelijke groei van het aantal SharePoint-gebruikers te verwachten.

Koppeling

Juist daarom is het belangrijk dat bedrijven kritisch kijken of ze SharePoint gebruiken waar het goed in is, maar het ook vooral niet gebruiken voor zaken waar SharePoint minder sterk in is. Wij geven daarbij de tip om SharePoint als losstaand systeem niet te gebruiken voor Records Management. Het alternatief is eenvoudig: er zijn Handschuddenmooie koppelingen op de markt tussen SharePoint en Records Management applicaties. Bedrijven kunnen daarmee nog steeds vanuit de gebruiksvriendelijke SharePoint-omgeving werken. Eindgebruikers hoeven dan geen specialistische kennis te hebben van archivering. Er is daarnaast zekerheid over waar documenten nu in de toekomst staan opgeslagen. Belangrijk daarbij is dat met één zoekingang gezocht kan worden in zowel SharePoint als in de records management applicatie. Met een koppeling tussen de twee systemen combineer je dan het beste van twee werelden en wordt een organisatie archiefwaardig.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!