Verander de manier van samenwerken tussen overheden en ICT bedrijven

In 2017 moet de burger alles digitaal kunnen afhandelen met de overheid. Dan moet er nog veel gebeuren op het gebied van informatiemanagement, denken Dimitri Palmen – directeur bij BCT, leverancier van Enterprise Information Management systemen en Frits van Schagen – voormalig gemeentesecretaris en adviseur bij BCT. Vooral de samenwerking en verstandhouding tussen overheid en ICT bedrijven zou in hun visie een stuk beter kunnen. Een tweegesprek.

Een cruciaal bonnetje is kwijt, wat uiteindelijk leidt tot het aftreden van minister Ivo Opstelten en staatssecretaris Fred Teeven. Een duidelijk geval van juiste informatie, die ontbreekt op het cruciale moment. Dit gebeurt vaker en niet alleen op het hoogste bestuurlijke niveau, maar juist ook op gemeentelijk niveau, door toegenomen complexiteit bij de overheid. Voorbeelden hiervan zijn legio: tien jaar geleden waren er 450 brandweerorganisaties, nu zijn het er slechts 25. De politie is tot één landelijke organisatie omgevormd. De werkeloosheid en het onderwijs worden vandaag de dag niet meer lokaal, maar met samenwerkingsverbanden aangepakt. De problematiek overstijgt de gemeentegrenzen. Dit betekent enorme veranderingen op organisatorisch gebied, de financiën, het personeel en de ICT. Er komen voor besluitvormers en ambtenaren taken bij die steeds complexer worden, zien Palmen en Van Schagen.

“Vanuit mijn eigen ervaring kan ik zeggen dat er goed moet worden gekeken naar de informatiebehoefte. Die is namelijk sterk veranderd de afgelopen jaren”, trapt Van Schagen af.

“Voor het ambtelijke apparaat is de juiste informatie op het juiste moment belangrijker dan ooit. Dat klinkt logisch, maar met de complexiteit van vandaag de dag is dat steeds moeilijker. Dat gaat ten koste van de kwaliteit van de besluitvorming en de juiste verantwoording aan de wetgever en de maatschappij. Je moet meer weten van de klant en van binnenuit kijken naar de informatiebehoefte. Gemeenten gaan steeds meer samenwerkingsverbanden aan met andere partijen, maar krijgen suboptimale informatie. Onvolledige informatie leidt tot verkeerde besluitvorming en dat heeft maatschappelijke gevolgen.”

“We zien regelmatig dat een groot gedeelte van het budget voor de digitalisering bij overheidsinstanties niet goed wordt ingezet, omdat de aanpak niet duidelijk is”, zegt Palmen van BCT. “Er worden grote aanbestedingen gedaan, omdat ze hopen dat een ICT-partij alle oplossingen biedt. Maar het zou eigenlijk al aan de bestuurstafel duidelijk moeten zijn wat realistisch is en wat niet.”

Van Schagen: “Organisaties zouden ICT bedrijven vroeg in het proces moeten inschakelen en ICT bedrijven zouden dichter op de inhoud moeten kruipen. Nu is ICT nog te statisch, omdat van tevoren alles al is bepaald. ICT zou gezien moeten worden als een belangrijke bouwsteen van de organisatie, als een onmisbaar middel, dat volledig in zijn kracht gezet moet worden, waarin voortdurend voortgangsgesprekken worden gevoerd over hoe het gaat en wat beter kan.”

Palmen: “Ik zie nog altijd een kloof tussen de bedoeling van de overheid en de daadwerkelijke dienstverlening. Dit verschil tussen bedoeling en realiteit kun je voorkomen door met elkaar in een vroeg stadium de dialoog aan te gaan. Automatisering dient in dienst te staan van bedrijfsvoering, maar daar wordt nu nog een stap overgeslagen. Als ICT bedrijven volledig begrijpen wat de problematiek is van de overheid, dan kunnen zij actief meedenken over een ordening van de informatie.”

Stop met traditionele aanbestedingen

Dimitri Palmen BCT Zaakgericht werken Er is nogal veel discussie – tegen de achtergrond van de berichten over de verspilde euro’s van de overheid met ICT-projecten – over hoe de aanbesteding moet verlopen. “Er wordt nu van uitgegaan dat je met een nieuw systeem iets binnenhaalt dat even alles gaat regelen. Maar zo werkt het niet”, vindt Van Schagen. “Er zijn tegenwoordig administratieve systemen die alles kunnen vastleggen, maar het gaat erom wat ze er uithalen. Als je verhoging van kwaliteit wilt bereiken, dan moet je samen op pad als overheidsorganisatie en ICT bedrijf. Aanbestedingen gaan goed bij zaken die van tevoren volledig te beschrijven zijn. Bij ICT is dat slechts voor een gedeelte mogelijk ”

Palmen: “Precies. Wij zien in de praktijk dat aanbestedingen een papieren tijger zijn, die de bedoeling niet versterkt. Er is eerst een hele lange lijst met specificaties, een heel selectietraject, met het kiezen van de ICT-partner en de implementatie van de oplossingen. Daar gaan soms jaren overheen. Het systeem dat je dan krijgt loopt uit de pas, omdat de ontwikkelingen zo snel gaan. Nu volgt iedereen de regels van de aanbesteding en als het systeem eenmaal in huis is, dan is de vraag wat de bedoeling ook alweer was? Zeker voor informatiemanagement geldt dat de dynamiek te groot is om traditioneel aan te besteden. Je kunt vandaag de dag onmogelijk weten hoe de informatiebehoefte van de toekomst er precies uit ziet. De kernvraag moet voortdurend zijn: wat is de behoefte en hoe kan deze ingevuld worden? Dat is een vraagstuk dat je op bestuursniveau dynamisch moet bespreken.”

Ambitie 2017: Optimale digitale dienstverlening voor burgers

De regering heeft bij monde van minister Ronald Plasterk van Binnenlandse Zaken laten weten dat over twee jaar de digitale dienstverlening voor burgers moet zijn verbeterd. Daartoe zal de overheid alle relevante informatie digitaal beschikbaar moeten maken en zullen burgers straks berichten aan de overheid digitaal kunnen sturen en ontvangen. Dit hoort bij het actieplan ‘Open Overheid’. Palmen en van Schagen denken dat er nog veel moet gebeuren om deze doelstellingen te kunnen halen. Ze wijzen ook op de verantwoordelijkheid van de burgers zelf.

“2017 is al over twee jaar. Om dat allemaal goed te krijgen moet er nog wat meer water door de Maas, zeggen wij hier”, aldus Palmen. “We leven in een tijd waarin de overheid zich ook continu aan de burger moet verantwoorden waarom ze iets hebben gedaan. Als je eigen informatiestroom dan niet goed werkt, is het voor raadsleden en besluitvormers een onbegonnen taak.”, vult Van Schagen aan.

“De overheid wil dat burgers veel actiever participeren in de maatschappelijke problematiek”, zegt Palmen. “Want de oude situatie waarin overheden verantwoordelijk zijn voor alles is tegenwoordig niet meer optimaal. Bovendien moet het prijskaartje omlaag en de tevredenheid van de burger omhoog. Een goed voorbeeld is de zorg. De boodschap van de overheid is om problematiek dichter bij huis op te pakken met bijvoorbeeld buren, familieleden en vrijwilligers. Dit noemen we burgerparticipatie. De consequentie hiervan is dat informatiestromen steeds complexer worden. Het fragmenteren van de zorg, zorgt ook voor een fragmentatie van informatiestromen. Overheidsorganisaties moeten zich richten op het vergroten van hun publieke waarde door de digitalisering in goede banen te leiden en beter te kijken naar de kritische informatiestromen. Vroegtijdige betrokkenheid van ICT vergroot de kans dat ze die grotere publieke waardecreatie kunnen realiseren.

Dit artikel is tevens verschenen in de themabijlage 'Digitalisering van de overheid' van het Financieel Dagblad.

Lees ook het artikel: "Informatie bepaalt de publieke waarde"

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!