Kijk verder dan facturen

Organisaties werken steeds vaker in een lange keten met elkaar samen in complexere productie en dienstverleningsprocessen. De noodzaak om factuurverwerking niet los te zien, maar als onderdeel van de purchase to pay keten wordt daarom steeds groter. “Een geïntegreerde benadering is onontbeerlijk om volledig inzicht te krijgen in het hele proces van leverancierselectie tot betaling”, aldus Jerry Lenaerts van BCT

De meeste oplossingen voor elektronische  factuurverwerking zijn in hoge mate gericht op het routeren en betaalbaar stellen van nota’s. Dat lijkt logisch, want een factuur dient na binnenkomst een aantal vaste stappen te doorlopen. Wat in deze aanpak echter ontbreekt is een koppeling met een onderliggende, geleverde prestatie, order en contract. Een gemiste kans, stelt Jerry Lenaerts.

“Wanneer je deze informatiestromen aan elkaar koppelt kun je niet alleen doorlooptijden verkorten, maar je kunt ook meer inzicht krijgen in de doelmatigheid van bestedingen.”

Ga voor inzicht 2.0: Inzicht in de purchase to pay keten

Kijk verderBinnen een organisatie ontstaat een behoefte. HRM ziet bijvoorbeeld de noodzaak in van extra trainingen voor het personeel en de beheerder van de websites wijst op het belang van een web content management systeem waarin social media geïntegreerd kunnen worden. In de meeste organisaties worden deze behoeften beschreven in een business case (waarom heb ik het nodig en wat levert het op) aan de hand waarvan een marktvraag kan worden opgesteld. Vervolgens kijkt men naar de vraag wie het kan leveren. Waar nodig, qua budget of type organisatie, dient een (Europese) aanbesteding uitgeschreven te worden. Aan de hand van de gestelde wensen en eisen komt er een leverancier bovendrijven, vaak de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). En in sommige gevallen wordt de laatste beslissing nog voorgelegd aan het bestuur of aan de Raad van Toezicht. Ten slotte wordt het product of de dienst geleverd en krijgt de afnemer een reeks van facturen, die verwerkt worden en betaalbaar worden gesteld.

“Al deze stappen worden vastgelegd, gedocumenteerd en geautomatiseerd”, vertelt Jerry Lenaerts, “maar niet zelden zien we dat deze informatie in afzonderlijke systemen verdwijnt, zoals een ordersysteem, factuurverwerkingssysteem, contractmanagementsysteem en een financieel systeem. Gelukkig zijn we al wel zo ver dat we facturen en orders matchen, maar daar houdt het inzicht op.” Lenaerts noemt dat Inzicht 1.0. “Waar je naar toe wil, is Inzicht 2.0, waarbij je informatie uit alle onderliggende systemen kunt koppelen om niet alleen efficiënter te werken maar ook slimme conclusies te trekken en proactief te handelen.

Geïntegreerde aanpak

Het integreren van dit complete purchase to pay proces is van belang om een cruciale vraag te beantwoorden. Lenaerts: “Heeft de aankoop gebracht wat je ervan had verwacht, in verschillende opzichten.” In de eerste plaats: is geleverd wat is afgesproken en dit gaat verder dan het matchen van factuur met order. Want het feit dat de inhoud van factuur en order overeenkomen hoeft niet te zeggen dat de prestatie volgens afspraak is.

In de tweede plaats wil je weten of het geleverde inderdaad die meerwaarde heeft gebracht waar je op gerekend had. “In de praktijk zie je dat orders geplaatst worden zonder dat er degelijk geëvalueerd wordt wat uiteindelijk de toegevoegde waarde is. Dat komt voor een groot deel doordat informatie versnipperd is, waardoor het lastig is een eenduidig beeld te krijgen. Ga voor een geïntegreerde aanpak, waarbij management van inkoop,
bestellingen en factuurafhandeling direct verbonden zijn met contractmanagement.

Dit artikel is tevens verschenen in de maarteditie van het vakblad VIP

Lees ook het artikel over contractmanagement: 4 tips voor een efficiënte contractmanagement strategie

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!