Gemeente Huizen migreert naar iWRITER
Als een systeem niet meer voldoet, dan moet je het vervangen. Dat was ook de mening van de gemeente Huizen, toen zij haar toekomstvisie Huizen Digitaal opstelde. De gemeente wil zaakgericht gaan werken en heeft daarom gekozen voor een ander Document Management Systeem (DMS). En dat betekende ook dat zij haar oude versie van iWRITER (MIT Office) kon vervangen door de meest recente iWRITER versie. Guusta Theewen, applicatiebeheerder Decos JOIN Zaak en Document gemeente Huizen, vertelt over het migratietraject.
Omzetten sjablonen
Voor de migratie hebben de applicatiebeheerders één dag iWRITER training gehad, waarin de belangrijkste verschillen tussen MIT Office en iWRITER zijn behandeld. “De migratie van MIT Office naar iWRITER is soepel verlopen. Het grote voordeel is namelijk dat je niet van nul af aan hoeft te beginnen. Je hebt al een basis.”
Er moesten zo’n 400 sjablonen omgezet worden om gebruikt te kunnen worden in de nieuwe situatie, de combinatie van iWRITER (documentcreatie) en Decos (DMS). “Het omzetten viel mee. We hebben de basissjablonen, zoals brieven, opgebouwd uit bouwstenen (kop – midden – afsluiting). Zodra we die hadden aangepast, was het een kwestie van bouwstenen vervangen en had je een nieuwe brief.”
Gebruikerstraining
De overgang van MIT Office naar iWRITER viel niet alleen samen met de introductie van Decos. Ook werd Microsoft Office 2003 vervangen door Office 2013. Alle 300 iWRITER gebruikers hebben intern een Microsoft Office 2013 training gekregen. In deze training is ook tijd besteed aan iWRITER. “De dag na de training kregen gebruikers toegang tot Office 2013 en iWRITER, zodat ze meteen aan de slag konden”, aldus Guusta.
Registreren documenten
In oktober 2014 is de gemeente overgegaan naar Decos en begin 2015 is de voorbereidende fase met iWRITER gestart. Dat betekent dat er nu nog op de ‘traditionele’ manier wordt gewerkt: de gebruiker maakt een document in iWRITER en haalt daarbij de persoons- en bedrijfsgegevens op uit Decos. Het document wordt nog niet geregistreerd in Decos, maar wordt lokaal opgeslagen. Hierop is één uitzondering. “De afdeling GEO maakt weliswaar geen gebruik van zaakgericht werken, zij registreert de documenten met betrekking op BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) wel in Decos: zij maakt een registratie in Decos, maakt een document en koppelt dit document aan de registratie.” Het zaakgericht werken wordt stapsgewijs geïntroduceerd. “We gaan dit team voor team omzetten.”
Samenwerking met iWRITER
Over de samenwerking met iWRITER heeft Guusta niets dan lof. “Ronald (van de iWRITER Supportdesk) helpt en beantwoordt alle vragen. Wanneer ik ook bel, hij staat me altijd vriendelijk te woord en ik word netjes geholpen. iWRITER is een goed bedrijf met hart voor zijn klant.”