Wat moet een e-depot nu precies kunnen?

Bij het ontwikkelen van een informatiesysteem wordt over het algemeen uitgegaan van wensen waaraan het systeem moet voldoen, die gedetailleerd worden uitgewerkt in functionele en technische specificaties. Zo ook bij het ontwikkelen van een e-depot.

Functionele specificaties e-depot

Het opstellen van de functionele specificaties voor een e-depot is echter geen sinecure. Tijdens het ‘spel’ van specificeren, werd ik meer dan eens ermee geconfronteerd dat de spelregels (eisen waaraan een e-depot dienen te voldoen) voortdurend veranderen.

Dit maakt het op tijd en compleet opleveren van specificaties complex. Hier zullen alle spelers, die zich op het e-depot hebben gestort, ook wel last van hebben. Organisaties als het Nationaal Archief zijn tenslotte al vele jaren langer bezig met het ontwikkelen van een e-depot en zullen dezelfde problemen ervaren.

Voldoen aan standaarden

Zorg je ervoor dat het systeem voldoet aan ‘OAIS-model’[1] en aan ‘TMLO’[2] en aan ‘ED3’[3] en aan ‘ISAD(G)’[4] en aan NEN-ISO 23081[5], dan wordt weer gevraagd een nieuwe standaard eraan toe te voegen of is een van de genoemde standaarden weer gewijzigd.

Dit geeft aan dat de e-depot markt behoorlijk in beweging is. Een beweging die mede wordt veroorzaakt door resultaten uit de diverse pilots die op diverse plaatsen worden uitgevoerd en die leiden tot nieuwe inzichten. Een beweging die we uiteraard toejuichen en die in ieder geval zal leiden tot optimale oplossingen.

Wat moet de software van een e-depot nu kunnen?

In grote lijnen komt de functionaliteit – zoals in zoveel informatiesystemen - neer op invoer, opslag, beheer en uitvoer.

  • Digitale archiefstukken moeten (handmatig of geautomatiseerd) in het e-depot geplaatst kunnen worden (import of ingest, zoals het in OAIS-model wordt genoemd).
  • De digitale archiefstukken moeten op een duurzame manier (duurzaam formaat) met toekomstbestendige metadata worden opgeslagen (Storage).
  • De opgeslagen informatie moet worden beheerd (controle, ontdubbelen, ordenen, toevoegen extra metadata, omzetten naar standaard duurzaam formaat, waardering).
  • De informatie moet beschikbaar gesteld kunnen worden (raadplegen, publiceren, exporteren).
  • Er moeten koppelingen gerealiseerd worden voor de invoer en uitvoer van het systeem.

Het verschil tussen de functionaliteit van verschillende e-depots zit hem in de details. In de volgende blogs zal ik per onderdeel verder ingaan op de functionaliteit die in ieder onderdeel gewenst is.

[1] OAIS-model (Open Archival Information System – model)

[2] TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden)

[3] ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot)

[4] ISAD(G) (General International Standard Archival Description)

[5] NEN-ISO 23081 (standaard voor metagegevens voor archiefbescheiden)

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!