De digitale factuur: Droom die werkelijkheid wordt of toch bedrog?

Geen papierwinkel meer maar een volledig geautomatiseerd factuurproces, waarbij facturen automatisch worden verstuurd, ontvangen en verwerkt. Het is een veel gekoesterde droom van menige organisatie en overheid. Wordt deze droom binnenkort eindelijk werkelijkheid of is het vergelijkbaar met de dromen die Marco Borsato beschrijft; een droom die toch bedrog lijkt te zijn?

Een stukje theorie over de digitale factuur

Om spraakverwarring te voorkomen starten we dit artikel met een heel klein stukje theorie over digitaal factureren. Digitale facturen bestaan namelijk in drie smaken:

  1. De gescande factuur waarbij een papieren factuur wordt gedigitaliseerd naar (meestal) PDF
  2. De digitale factuur die niet gemaakt is voor automatische verwerking door systemen zoals een PDF factuur of Word factuur.
  3. De digitale factuur die wel gemaakt is voor automatische verwerking door systemen. Een dergelijke factuur wordt ook wel e-factuur of e-invoice genoemd. Deze facturen kunnen verschillende formaten hebben zoals UBL XML, HR-XML en cXML. 

Lees meer over de verschillen tussen digitaal factureren en de bijbehorende voor- en nadelen in ons artikel: Digitaal factureren, elektronisch factureren, e-factureren, snapt u het nog?

De huidige stand van zaken op het gebied van digitaal factureren

Uit het onderzoek ‘ICT gebruik bij bedrijven 2014’ van het CBS blijkt dat digitaal factureren in populariteit toeneemt, maar dat we in Nederland nog een lange weg te gaan hebben als het gaat om echte e-facturen (#3 in het lijstje hierboven). Van het totaal aantal verstuurde facturen van een gemiddeld bedrijf was:

  • 80% een papieren factuur(!)
  • 16% een digitale factuur niet in standaard formaat (#2 in het lijstje hierboven)
  • 4% een echte e-factuur in standaard formaat (#3 in het lijstje hierboven)

Bekijk de volledige stand van zaken over digitaal factureren in Nederland in onze infographic ‘Digitaal factureren in Nederland.

Doet de overheid het beter?

Zijn de cijfers voor het Nederlandse overheidsland dan beter? Het antwoord hierop is overduidelijk nee. In 2011 kopt de Rijksoverheid dat zij klaar is voor digitaal factureren. Deze uitspraak staat in schril contrast met het rapport dat het Ministerie van EL&I publiceert. Van de 14,4 miljoen facturen die de Nederlandse overheden van bedrijven ontvangen is destijds slechts 6% digitaal. Houd u vast: van deze  facturen - in absolute aantallen ongeveer 1 miljoen- wordt 80% opnieuw uitgeprint en handmatig verwerkt.

Gemiste kans

Bovenstaande cijfers zijn ons inziens wel degelijk teleurstellend, want de echte e-factuur blijft achter en juist bij deze digitale factuur zit de winst omdat deze digitale factuur het meest efficiënt verwerkt kan worden. Dit is overigens niet alleen onze mening, het CBS schrijft hierover:

"Door digitale facturen te gebruiken, verminderen bedrijven hun papierverbruik, maken ze minder administratieve fouten, en verlagen ze hun verzendkosten. De efficiencywinst wordt nog groter als bedrijven de facturen volledig geautomatiseerd kunnen verwerken. Dit laatste is mogelijk met zogenaamde e-facturen".

Niet voor niets heeft de Europese Commissie zich tot doel gesteld om te zorgen dat e-factureren in 2020 de meest dominante vorm van facturen is in Europa!

Drie redenen waarom e-factureren nog niet van de grond komt

BCT ziet grofweg drie redenen in de markt waarom de e-factuur nog maar 4% marktaandeel heeft in Nederland:

  1. Organisaties wachten (vaak onnodig) op een standaardformaat
  2. Klant en leverancier weten elkaar niet te vinden
  3. De kip ei discussie
  4. Organisaties kennen de volledige potentie van hun bestaande systemen onvoldoende

#1 Organisaties wachten (vaak onnodig) op een standaardformaat

De oplettende lezer zet al vraagtekens bij het woord standaardformaat. Want in dit artikel noemen we er al drie: UBL XML, HR-XML en cXML. Er is dus niet één uniform standaard formaat en dat vinden veel organisaties & bedrijven lastig. Vaak heeft de leverancier een systeem om e-facturen te versturen, maar kan de klant deze niet verwerken. Aan de ontvangende kant zitten vaak beperkingen, zeker omdat er verschillende standaardformaten zijn. Daarom wachten veel organisaties totdat er één uniform standaard formaat beschikbaar komt. Ergens logisch hoor ik u denken, maar BCT vindt dat onnodig. Onze ervaring leert dat de komst van een dergelijk standaardformaat lang kan duren. Te lang vinden wij, want bedrijven kunnen nu al op een efficiënte manier de voordelen van e-factureren plukken en zo veel kosten besparen en fouten voorkomen. Precies om die reden hebben wij een oplossing ontwikkeld die alle formaten van e-facturen kan verwerken, zodat het niet meer uitmaakt welk formaat de binnenkomende factuur heeft. Dit betekent echter niet dat wij vinden dat er geen uniform verwerkingsformaat zou moeten komen. De markt is hier wel degelijk bij gebaat! Daarom werken wij mee aan de UBL ketentest welke pleit voor één landelijke standaard. 

#2 Klant en leverancier weten elkaar niet te vinden

Vaak is het probleem “slechts” een gebrek aan communicatie tussen klant en leverancier. Het komt vaker voor dan u denkt dat een leverancier e-facturen kan aanbieden, maar dat de klant dit niet weet. En andersom: Vaak prefereert een klant e-facturen, maar communiceren ze dat niet actief naar hun leveranciers. Ons advies is daarom: Ga proactief in gesprek met uw klanten en leveranciers over het onderwerp e-facturatie. Het bespreekbaar maken van het onderwerp helpt enorm in de adoptie ervan!

#3 Het kip ei verhaal

Haast verwant aan bovenstaande reden is het kip ei verhaal. Zolang er niet genoeg volume is in het aantal leveranciers dat e-facturen aanbiedt aan hun klanten, vinden veel organisaties dat er geen reden is om te investeren in het ontvangen van e-facturen. De leveranciers beredeneren de andere kant op: Zolang er niet genoeg klanten zijn die in staat zijn om e-facturen te ontvangen, vinden zij dat er geen reden is om te investeren in het versturen van e-factureren.

#4 Organisaties kennen de potentie van hun systemen onvoldoende

Het klinkt misschien raar, maar veel bedrijven hebben al alle middelen in huis om e-facturen te versturen en te ontvangen, maar ze weten dit niet. Bij kleinere bedrijven die geen IT afdeling hebben komt het voor dat de ondernemer niet weet dat de applicatie een functie heeft om e-facturen te versturen, of ontvangen. Hij of zij is vooral bezig met de core business van het bedrijf, wat natuurlijk ook het meest belangrijk is, maar hierdoor wordt de volledige potentie van de systemen niet gebruikt. Bij grotere bedrijven die wel een IT afdeling hebben, komt het vaak voor dat de afdeling Finance behoefte  heeft aan digitaal factureren, maar dat zij niet weten dat hun systemen e-facturen kunnen versturen en ontvangen. De IT afdeling weet dit wel, maar bij deze bedrijven ligt het probleem dus bij de interne communicatie tussen IT en de business.

Er is nog hoop

Terug naar het begin van dit artikel. Is een volledig digitaal en geautomatiseerd factuurproces nu een droom die werkelijkheid wordt of is deze droom een bedrog? Onze conclusie is dat e-facturen in opkomst zijn en uiteindelijk papieren facturen volledig gaan vervangen. Uit het jaarlijkse onderzoek van het CBS blijkt dat het aantal e-facturen toeneemt, maar heel snel gaat het nog niet.

Ook zien we nu verplichte richtlijnen binnen de overheid ontstaan zoals ‘elektronische facturering bij overheidsopdrachten’. Deze richtlijn verplicht overheden om e-facturen in één standaardformaat te ontvangen en verwerken. Dit past binnen de ambitie van de Rijksoverheid om in 2017 helemaal klaar te zijn voor e-factureren.

Wij hopen dat dit soort positieve ontwikkelingen gaan zorgen voor een sterke impuls waarmee uiteindelijk een algehele adoptie van digitaal factureren werkelijkheid moet worden.

Bronnen:
Onderzoeksrapport CBS
website van de rijksoverheid
Webwereld, een eigenzinnige blik op IT

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!