Zonde 4 bij functioneel beheer: de functioneel beheerder wordt te laat betrokken bij de implementatie

Het succes van de implementatie van een DMS/RMS/Zaaksysteem hangt af van vele factoren; maar zowel functioneel als technisch gezien valt of staat het succes met de tevredenheid van de eindgebruikers en de technische mogelijkheden die worden geboden binnen de organisatie. De persoon die een cruciale bijdrage levert aan een succesvolle implementatie is de functioneel beheerder.

Je ziet vaak dat de expertise van de functioneel beheerder te laat wordt ingeschakeld. Vaak zelfs pas ná afronding van de implementatie. Dat houdt vaak ook in dat gebruikers niet de mogelijkheid hebben gekregen om hun wensen en eisen te uiten. Dit betekent dat ICT hier dan tijdens de implementatie logischerwijs ook geen rekening mee kan houden. Eenmaal geïmplementeerd, stuit de organisatie dan vaak op tegenstand vanuit de business omdat zaken niet goed zijn ingeregeld of niet goed aansluiten op hun werkprocessen.

Een aantal concrete problemen die kunnen opspelen, zijn:

  • De softwareleverancier levert het systeem, maar is niet de aangewezen partij die de vertaalslag kan maken naar de gewenste inrichting.
  • Het functioneel beheer kost veel meer tijd dan gedacht en blijkt een specialistische functie.
  • Binnen de organisatie is onvoldoende kennis in huis over het functioneel beheer van het systeem en er ontstaan daardoor inrichtingsfouten.
  • Er wordt onvoldoende gebruik gemaakt van de mogelijkheden die het systeem biedt. Hierdoor maakt de organisatie onnodige kostbare ‘workarounds’ en doen medewerkers veel werk dubbel.


Om dit te voorkomen, is het noodzakelijk om vanaf het begin een functioneel beheerder in te schakelen.

De functioneel beheerder heeft de benodigde kennis en ervaring met het desbetreffende systeem, een praktische instelling en maakt daarmee de vertaalslag van de techniek naar de gewenste functionele inrichting.

Naast de kennis en kunde op het gebied van de functionele inrichting, draagt de functioneel beheerder zorg voor de kwaliteitscontrole op ingevoerde zaken/ documenten/ dossiers, de innovatie en onderhoud van het systeem en het verlenen van gebruikerssupport.

Mede dankzij het functioneel beheer komt de organisatie tot een optimale inrichting en werking van het systeem zonder onnodige kosten en dubbel werk. Daarnaast wordt er bij de business draagvlak gecreëerd, de medewerkers begrijpen het systeem en hanteren niet langer schaduwwerkprocessen buiten het systeem om. Bovendien werkt de gehele organisatie op den duur met een goed werkend systeem en dit maakt de weg vrij voor een volledig digitaal dienstverlenende organisatie. En daar gaat het uiteindelijk allemaal om!

Download hier de 7 zonden in één whitepaper!

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!