Zonde 2 bij functioneel beheer: functioneel beheerder zit op afstand van de eindgebruikers

DMS/RMS/Zaaksystemen behoren steeds meer tot de kernsystemen binnen organisaties. De digitale dienstverlening brengt met zich mee dat dit soort systemen in toenemende mate aan het begin van de uitvoering van bedrijf- en werkprocessen in gebruik worden genomen. Dit bijvoorbeeld voor de correspondentie met klanten & relaties en voor het opslaan en terugvinden van (historische) gegevens. Gevolg hiervan is dat de genoemde systemen zo goed mogelijk beheerd moeten worden om te kunnen voldoen aan de gewenste werkwijze. Een niet verantwoord beheerniveau kan leiden tot een chaotische informatiehuishouding.

De functioneel beheerders zijn de medewerkers die ervoor zorgen dat de functionele wensen en behoeften van de eindgebruikers op een heldere manier worden geformuleerd en gerealiseerd. De functioneel beheerders zijn de schakel tussen de vraagzijde (eindgebruikers) en de aanbodzijde (ICT) van uw organisatie.

Het is dus belangrijk dat de functioneel beheerder op het ‘netvlies’ zit van de eindgebruiker. Structureel op afstand laten uitvoeren van deze rol/functie is niet verstandig en kan leiden tot problemen, zoals:

  • Onvoldoende realisatie van wensen en behoeften van de eindgebruikers.
  • Slechte communicatie tussen de eindgebruikers en de functioneel beheerder.
  • Een op afstand opererende functioneel beheerder die niet op de hoogte is van de (veranderende) bedrijf- en werkprocessen binnen uw klant-/gebruikersorganisatie.

Gevolg: ontevreden eindgebruikers en een systeem dat niet optimaal wordt benut. Zonde.

Belangrijkste oplossing hierbij is dat een organisatie bij de inrichting van functioneel beheer rekening houdt met het feit dat een functioneel beheerder letterlijk en figuurlijk dichtbij de eindgebruikers zit. Het is van belang dat de functioneel beheerder:

  • Inzicht heeft in wat er bij de eindgebruikers én op de verschillende niveaus binnen de organisatie leeft
  • Onderdeel uitmaakt van de belevingswereld van de eindgebruikers. De eindgebruikers moeten weten met welke vragen hij/ zij bij de functioneel beheerder terecht kan

Kortom: eindgebruikers en functioneel beheer moeten elkaar regelmatig en eenvoudig kunnen vinden. Dat is een van de voorwaarden voor een succesvol DMS/ RMS en/of zaaksysteem.

Download hier de 7 zonden in één whitepaper!

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!