Zonde 3 bij functioneel beheer: de functioneel beheerder wordt niet beschouwd als bruggenbouwer

Bij veel organisaties is een DMS niet meer weg te denken en is er al een zaaksysteem of DMS/RMA geïmplementeerd. Zaken worden volledig digitaal behandeld en gearchiveerd en de gebruikers rekenen de afhandeling ervan tot hun dagelijkse werkzaamheden. Toch zijn er ook organisaties waar de implementatie van een DMS behoorlijk wat voeten in de aarde heeft voordat er gesproken kan worden van een geslaagd en volledig geïmplementeerd DMS, waarbij ook de eindgebruikers tevreden zijn.

Daarnaast is het ook van groot belang om een reeds geïmplementeerd DMS up-to-date te houden en de eisen en wensen van de business constant in beschouwing te houden, zowel op functioneel als technisch gebied. Kortom, het beheer van de informatievoorziening ten behoeve van de gebruikersorganisatie is van cruciaal belang voor het succesvol gebruik van een DMS binnen de organisatie.

Hiertoe kan het functioneel beheer worden opgedeeld in drie procesclusters:

  1. Gebruiksbeheer
  2. Functionaliteitenbeheer
  3. Verbindende, uitvoerende processen

Brug tussen business en IT

Uit deze drie procesclusters blijkt dat de functioneel beheerder de bruggenbouwer is tussen business en IT. Want bij veel organisaties die bezig zijn met de implementatie van een DMS, is men zich niet voldoende bewust van deze rol. Men denkt bijvoorbeeld vaak dat de rol van functioneel beheerder ingevuld kan worden door een ICT’er met een technische achtergrond. Daarin schuilt het gevaar dat de eisen en wensen alleen vanuit technisch oogpunt worden belicht en niet vanuit functionele insteek. Dit resulteert veelal in ontevreden gebruikers en u realiseert niet de gewenste efficiencyslag. Integendeel zelfs. 

Het grootste gevaar is hierbij dat de functionele problemen zich alleen maar opstapelen, met als gevolg dat de gebruikers uiteindelijk weigeren om nog langer met het DMS te werken.

Als de organisatie tijdig inziet wat de toegevoegde waarde is van een functioneel beheerder, biedt dit de mogelijkheid om aan het begin van de implementatie goed invulling te geven aan de rol van functioneel beheerder. De functioneel beheerder houdt vervolgens tijdens de implementatie rekening met wat de gebruiker wil en stemt af met de softwareleverancier in hoeverre dat mogelijk is op technisch gebied. Op deze manier werkt uw organisatie constructief aan een effectief gebruik van uw systeem.

Download hier de 7 zonden in één whitepaper!

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!