Zaakgericht werken gaat verder dan de muren van het gemeentehuis

Mijn vrouw en ik zijn bijna 20 jaar gelukkig getrouwd. We hebben een traditionele rolverdeling. Ik heb een baan en mijn vrouw is verantwoordelijk voor het huishouden. We voelen ons daar allebei prima bij. Mijn vrouw is verantwoordelijk voor alle zaken in het huishouden. Als ik iets wil weten over de status van een bepaalde zaak dan kan ik altijd bij haar terecht. Mijn vrouw weet alles over wat er in ons gezin speelt. Maar de laatste jaren is daar verandering in gekomen. 

Onze beide kinderen zijn ondertussen wat ouder geworden en mijn vrouw besteedt sommige zaken uit aan de kinderen. Voor mij is dat lastig, bij wie moet ik nu zijn om te weten hoe het met een bepaalde zaak staat? Wanneer ik aan mijn vrouw vraag hoe het staat met het opruimen van de garage verwijst ze me naar mijn zoon. Hij heeft de taak om één keer per maand de garage op te ruimen. Ik moet het ook echt aan mijn zoon vragen. Hij geeft namelijk niet aan mijn vrouw door wanneer hij de garage gaat opruimen.

Zo ook met mijn dochter. Zij heeft de taak om elk half jaar met onze hond naar de trimmer te gaan. Maar ook zij geeft niet aan mijn vrouw door wanneer ze weer gaat. Ik verlang terug naar de oude tijd, toen was alles overzichtelijk voor mij. Nu moet ik bijhouden wie welke zaak uitvoert en ik moet bij verschillende gezinsleden langs om aan mijn informatie te komen.

Binnen ons gezin heeft mijn vrouw bepaalde taken uitbesteed aan onze kinderen. Vergelijkbaar met gemeenten. Gemeenten besteden ook steeds meer taken uit aan uitvoeringsorganisaties. Voorbeelden van uitvoeringsorganisaties zijn:

  • RUD, Regionale Uitvoeringsdienst (omgevingsvergunning)
  • RBL, Regionaal Bureau Leerplicht
  • ISD, Intergemeentelijke Sociale Dienst
  • Belastingsamenwerkingen

Poort tot de gehele overheid

Mijn vrouw is dus de gemeente en mijn kinderen zijn de uitvoeringsorganisaties. En wat ben ik dan? Ik ben de klant van de gemeente: een burger of een bedrijf. En zoals ik binnen ons gezin niet meer op één plek terecht kan voor mijn informatie, is dat bij een gemeente ook zo. Als burger kon ik vroeger bij de gemeente terecht om naar de status te vragen van alle zaken die ik bij de gemeente had lopen. Ook kon ik bij de gemeente nieuwe zaken starten. Maar hoe is dat nu? Kan ik bij de gemeente vragen naar de status van mijn bouwaanvraag of kan ik vragen naar de status van mijn bezwaarschrift belastingen? Of moet ik daarvoor bij de Belastingsamenwerking en de RUD zijn?

Gemeenten profileren zich als de poort voor burger en bedrijf naar de gehele overheid. Een van de uitdagingen voor de komende jaren is hoe gemeenten grip krijgen op de (zaak)informatie. Zaken worden gestart bij de gemeente zelf, maar ook bij de verschillende uitvoeringsinstanties. De gemeente moet het totaalbeeld hebben van alle zaken die een burger of bedrijf heeft lopen bij de overheid.

Om dit te realiseren moet er meer aandacht komen voor ketensamenwerking. Zaakgericht werken gaat verder dan de muren van het gemeentehuis. Gemeenten en uitvoeringsorganisaties moeten afspraken maken om te zorgen dat gemeenten hun rol als poort tot de overheid kunnen waarmaken. ICT speelt hier natuurlijk een rol in, maar processen en procedures op elkaar afstemmen is veel belangrijker. En dat is ook iets waar gemeenten nu al mee kunnen beginnen.

Binnen ons gezin hebben we afgesproken om wat meer met elkaar te praten. En dat werkt prima.

Hein van Schijndel heeft tien jaar ervaring in een gemeentelijke organisatie en werkt vanaf 2001 voor Centric. Hein is vanaf het begin betrokken geweest bij de ontwikkeling van de Centric-oplossingen voor informatie-uitwisseling en basisregistraties. Op dit moment houdt hij zich vooral bezig met het zaakgericht werken van gemeenten.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!