Substitutie: kan bij u het papier al door de shredder?

Hybride werken kost u 250 euro extra per werkplek

U kent het vast wel: ondanks dat we druk bezig zijn met digitaliseren en digitaal werken, is afscheid nemen van het papier nog moeilijk. Resultaat: hybride informatiestromen die onnodig veel kosten met zich meebrengen. Tot zelfs 250 euro per werkplek op jaarbasis aanextra kosten alleen al in het afgelopen jaar (volgens onderzoek van Fier.fm).

Bespaar en neem een Vervangingsbesluit
De oplossing is echter voorhanden: neem een Vervangingsbesluit. Dus formele goedkeuring om papier te mogen vervangen (substitutie) door digitaal. Dat wil zeggen dat het papier weg mag, mits is voldaan aan bepaalde randvoorwaarden. En de weg er naartoe hoeft helemaal niet zo moeilijk te zijn als velen denken. Je moet het in de praktijk alleen goed op een rijtje zetten.

Begin bij het begin en start met een nulmeting
Stop met hybride werken en maak een einde aan die onnodige kosten. Start met Vervanging. Begin hiervoor heel eenvoudig bij het begin en stel vast welke maatregelen u nog moet nemen om verzekerd digitaal te kunnen werken. Doxis heeft hiervoor eengestandaardiseerde én bewezen oplossing ontwikkeld die uw vervanginsproces toetst: de Nulmeting.

De Nulmeting levert u:

  • een gap-analyse van de bestaande postprocedures en scanomgeving versus de noodzakelijke digitale werkprocessen en digitale beheeromgeving.
  • een overzicht met maatregelen die uw organisatie moet nemen om verzekerd te vervangen.

Uiteraard wordt bij de Nulmeting rekening gehouden met de geldende wet- en regelgeving voor Vervanging ten aanzien van duurzaamheid en geordende toegankelijke staat.

Deze oplossing hebben wij al bij ruim 35 organisaties (rijk, provincie, waterschap, gemeente, profitsector) succesvol toegepast (zoals Gemeente Putten, Gemeente Apeldoorn, Gemeente Weert, Gemeente Lisse, Provincie Zuid-Holland, Rijkswaterstaat, Kamer van Koophandel). Dit aantal neemt snel toe!

De resultaten van de Nulmeting vormen de basis voor het plan van aanpak voor het totale vervangingstraject. Doxis heeft ook hiervoor een bewezen oplossing ontwikkeld die resulteert in een gevalideerd digitaliseringsproces zodat u met een gerust hart uw papieren documenten kunt vervangen.

Uw resultaat: geen papier meer, betrouwbare digitale dossiers en een kostenefficiënte bedrijfsvoering. Verzekerd digitaal werken is nu uw standaard.

Kies voor kennis en ervaring
De Nulmeting biedt u voor een minimale investering (fixed price) maximaal inzicht in de stappen die u moet nemen op weg naar verzekerd digitaal werken. Geen eindeloos proces, maar een snelle en praktische oplossing.

Meer weten? Neem contact op met de Commerciële Binnendienst, bereikbaar via e-mail,commercielebinnendienst@doxis.nl of telefoonnummer 070-317 71 72. Of klik hier voor meer informatie over wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van Verzekerd digitaal werken.


 

 

 

 

 


 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!