Met een druk op de knop je scan naar de juiste plek

In een eerder blog, waarom beginnen met digitaliseren? En wat is dan OCR?, schreef ik over OCR. Dit is een technologie waarmee je ingescande documenten makkelijker kunt terugvinden. Met OCR kun je namelijk alle info bekijken en bewerken. Ook als het gaat om jpeg-bestanden of pdf's. Hartstikke handig, want werken met deze technologie kan veel tijd en geld schelen. Maar wat nu als je een stapje verder wilt? Als je scans automatisch op de juiste plek wilt opslaan en in het juiste bestandsformaat wilt archiveren? En dan ook nog middels één druk op de knop?

Alle informatie in de juiste dossiers
Er is tegenwoordig geen organisatie te vinden die niet met meerdere programma's werkt. Denk maar eens aan Sharepoint, AFAS of Exact. Natuurlijk wil je een scan die je binnenkrijgt niet alleen snel kunnen lezen en bewerken. Je wilt ook de inhoud uiteindelijk in zo'n programma (of applicatie) op kunnen slaan. Dan staat de informatie niet alleen op de juiste plek, maar ook nog eens in het juiste bestand. Handig voor bijvoorbeeld patiëntendossiers of dossiers omtrent contracten. Als je een dossier aanlegt, wil je immers dat alle informatie makkelijk te openen en bij te voegen is.

Maak het je medewerkers makkelijk(er)
Vaak is het probleem dat applicaties en programma's allemaal weer net even iets anders werken. Maar mensen in dienst nemen die echt van elk programma precies weten hoe je er mee werkt en hoe je er zaken in opslaat, is onmogelijk. Veel makkelijker is het daarom om op zoek te gaan naar een technologie die het jou en je werknemers makkelijker maakt. Bij Ricoh noemen we deze dienst Slim Scannen. Hiermee zet je - met een druk op de knop van de multifunctional printer - documenten meteen op de juiste plek in de juiste applicatie.

Zelf informatie toevoegen kan ook 
Met Slim Scannen worden documenten automatisch omgezet naar het juiste bestandsformaat en vervolgens wordt alle informatie naar de juiste plek gebracht om het te archiveren. Het grote voordeel is dat het ook nog eens mogelijk is dit document van extra informatie te voorzien. Denk bijvoorbeeld maar eens aan een klant- of dossiernummer. Slim Scannen kan met bijna elk programma en elke applicatie communiceren. Vanuit de printer wordt met een druk op de knop alle informatie doorgegeven. De scans op de juiste plek opslaan gebeurt vervolgens automatisch.

Zo werk je sneller en veiliger
Voor Slim Scannen geldt - zoals voor veel automatische processen - dat het minder foutgevoelig is en sneller werkt dan handmatig informatie invoeren. Dat spreekt voor zich. Slim Scannen biedt vooral voordeel wanneer bepaalde documentprocessen met enige regelmaat terugkomen binnen een organisatie. Want dan kunt je het zinvol inzetten en heb je er echt voordeel van.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!