We willen geen papier maar kroketten!

Gemeenten zijn merkbaar zuiniger geworden; goedkopere schoonmaak, minder aanbod in het bedrijfsrestaurant en minder bureaus. Dit is te lezen in een artikel in Binnenlands Bestuur van 12 oktober 2012. Daarentegen is gebleken dat documentenmanagement een noodlijdende kostenpost blijft die per werkplek in een jaar gemiddeld 250 euro is gestegen. De oorzaak van deze negatieve ontwikkeling is de hybride situatie -zowel analoog als digitaal werken en het digitale werken niet 'leidend' maken-die bij veel gemeenten is ontstaan in de fase van analoog naar digitaal werken. Kort door de bocht: het hybride werk houdt bijvoorbeeld  in dat een ambtenaar een afspraak heeft met een aannemer om de plannen voor onderhoud aan wegen te bespreken. Deze plannen zijn digitaal beschikbaar, maar je ziet de ambtenaar vaak toch nog met een baal papier over een werkterrein lopen. Kortom, tegenwoordig zijn er twee versies van een document in omloop. Deze situatie is in meerdere opzichten onwenselijk; niet alleen kost het papier, er is ook geen overzicht meer.

De situatie op zich is al opmerkelijk; de kroketten van het bedrijfsrestaurant worden vervangen door tussen de middag thuis boterhammen eten, met als gevolg dat veel bedrijfsrestaurants worden gesloten. Maar de keuze om documentmanagement te gaan digitaliseren, heeft nog niet geleid tot het afschaffen van de printer. Sterker nog, de kosten zijn gestegen en er zijn van een document tegenwoordig vaak nog twee versies: analoog én digitaal.

Gemeenten worden gedwongen tot bezuinigingen, maar verliezen daarbij uit het oog dat

het digitaal leidend maken in organisaties juist nu van groot belang is. Substitutie -verzekerd digitaal werken genoemd - is het  vervangen van analoge originele documenten door digitale documenten waarna de analoge documenten worden vernietigd. Dit leidt onder andere tot het doorvoeren van efficiency en effectiviteitsverbeteringen. En wellicht dat we dan op termijn ook weer gewoon kroketten kunnen eten onder werktijd…

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!