Waarom beginnen met digitaliseren? En wat is dan OCR?

De wereld om ons heen verandert razendsnel. Helemaal als het gaat om de manier waarop we werken. Als ondernemer moet je met je tijd mee. En dat betekent digitaliseren, slimmer gebruik maken van de apparaten die je in huis hebt en besparen waar je kan. Omdat dit makkelijk gezegd is dan gedaan, zet ik wat tips op de rij. Om je te inspireren… Deze keer meer over OCR (Optical Character Recognition), een technologie die helpt documenten makkelijker terug te vinden.

Wist je dat de gemiddelde organisatie maar liefst 19 kopieën van ieder papier document maakt en zo'n 25 uur bezig is met het herstellen van ieder document wat zoekt raakt? Reden te meer om na te denken over hoe je dat kunt voorkomen. Digitaliseren is stap één. Maar door alles onder de scanner te leggen, ben je er nog niet. Een scan is niets meer dan een plaatje en daar de inhoud (lees: tekst) van terugvinden is ingewikkeld. Tot voor kort dan, want met OCR is dat probleem opgelost.

Nooit meer documenten overtypen
De naam van de techniek zegt het al: Optical Character Recognition. OCR herkent karakters. In alle documenten. Dus ook wanneer je iets opslaat in bijvoorbeeld pdf of jpeg, kan je met OCR de inhoud bekijken. En dat is handig om twee redenen. Allereerst omdat informatie snel bewerkbaar is. Voorheen baalde je waarschijnlijk als een stekker, wanneer je een foto van een document opgestuurd kreeg. Kon je alsnog de tekst overtypen. Met OCR is dat verleden tijd. Omdat deze techniek de karakters herkent, zijn ze eenvoudig over te zetten naar een ander bestand. Word bijvoorbeeld.

Omdat verkeerd klikken menselijk is…
Het tweede voordeel van werken met OCR is dat het je helpt slimmer samen te werken. Een belangrijk punt voor iedereen die met meer dan één persoon te maken heeft in zijn of haar werk (elke ondernemer dus). En natuurlijk heb je bedacht alles netjes in mappen te stoppen, documenten een bepaalde naam mee te geven en alles op een specifieke plek te bewaren. Maar soms vergeet je dat of komt, zonder dat je dat door hebt, een document ergens anders te staan. Iedereen maakt toch weleens een foutje?

Documenten zijn beter terug te vinden
Met OCR maakt het niet uit of je gestructureerd opslaat of niet. Omdat OCR een (onzichtbare) laag inbouwt, kan je elk document snel terugvinden. Dit kan omdat je kunt zoeken op naam, datum en inhoud. Verkeer klikken of archiveren is dus geen ramp. OCR draait op de achtergrond mee -je hebt er geen last van - en bij gebruik heb je er meteen profijt van. Een document is binnen no time terug gevonden en bewerkbaar te maken.

En het is nog betaalbaar ook!
Met OCR ben je klaar voor de toekomst. Want niet alleen kun je nu al prettig werken, je zorgt ervoor dat wanneer de digitale informatiestroom toe gaat nemen - en dat gebeurt de aankomende jaren - documenten altijd te bewerken zijn en dat je ze niet meer kwijtraakt. En wat dit kost? Vanaf 10 Euro per maand helpen wij je op weg!

Ricoh Coach in samenwerking met Wouter Hendriks

Meer weten? Neem contact op met Wouter Hendriks bij Ricoh.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!