Substitutie volgende stap op weg naar vergaande digitalisering

Substitutie volgende stap op weg naar vergaande digitalisering

De provincie Drenthe streeft naar substitutie: helemaal geen papier meer nodig hebben en zoveel mogelijk informatie en processen digitaliseren. Om zover te komen moet de provincie Drenthe een officieel vervangingsbesluit nemen. Hierbij moet worden kunnen aangetoond dat het gehele digitaliseringsproces in de organisatie op orde is.

Sinds begin dit jaar mag dit vervangingsbesluit er ook komen. De Gedeputeerde Staten nemen uiteindelijk de beslissen. Om de Gedeputeerde Staten tot een weloverwogen beslissing te laten komen, inclusief een goede inschatting van mogelijke risico's, is er gepoogd alles met betrekking tot processen en informatie in kaart te brengen. Hieruit blijkt dat een groot gedeelte al is gedigitaliseerd.

Document Management Systeem DocBase

Deze processen en informatie worden al sinds 2009 beheerd en aangestuurd vanuit het Document Management Systeem DocBase. Dit systeem heeft functionaliteiten die nodig zijn voor gedegen informatiebeheer binnen de provincie.  Maar om het vervangingsbesluit te kunnen nemen moet alles rond digitale processen en informatie worden vastgelegd. "Het gaat er uiteindelijk om, dat je tot een verantwoorde overgang komt van papier naar digitaal" aldus Alex Visser, adviseur digitale processen. "Als overheid moet je in staat blijven, om ook na langere tijd verantwoording af te leggen over het verloop van processen en over de informatie waarop belangrijke beslissingen zijn gebaseerd."

De expertise van Doxis is uiteindelijk in huis gehaald om een audit te doen om met een concrete meting te zien waar de provincie Drenthe momenteel staat en welke zaken nog moeten worden geregeld om uiteindelijk tot substitutie te komen.

De voordelen van substitutie

Er gaan veel voordelen gepaard met de stap naar substitutie.

  • Er worden veel kosten bespaard op het aantal prints
  • Er kan ook worden bespaard op het aantal vierkante meters dat nodig is voor opslag
  • De organisatie zal een stuk efficiënter kunnen werken wanneer informatie digitaal beschikbaar is.

Download de whitepaper

Wilt u weten hoe de provincie Drenthe omgaat met de overgang naar substitutie? Download dan hier geheel vrijblijvend deze whitepaper.

 

Download artikel:
Substitutie volgende stap op weg naar vergaande digitalisering

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 

Bedankt voor uw aanvraag! Open hieronder uw document. Wilt u ook op de hoogte blijven middels onze nieuwsbrief?

Openen en inschrijven


Wilt u het artikel direct openen?

Alleen het artikel openen
 

Graag ontvang ik per e-mail het volgende artikel;
Substitutie volgende stap op weg naar vergaande digitalisering

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 
 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!