Digitaliseren van alle documenten in 10 tips

Neem afscheid van papier en verlaag kosten

Het digitaliseren van al het papier bij organisaties kent vele voordelen. Je raakt minder snel documenten kwijt, ze zijn gemakkelijker terug te vinden, het scheelt veel ruimte, het is goedkoper en de administratie gaat een stuk sneller. Daarnaast zijn bestanden gemakkelijker aan elkaar te koppelen, waardoor het oude archief ineens een bron van informatie wordt. Digitaliseren loont, maar hoe pak je dat op een gedegen manier aan? Met de 10 hands-on-tips uit de whitepaper Hoe kwalitatief & efficiënt digitaliseren? haal je het beoogde resultaat. Van de 10 tips geven we er alvast 3 weg.

Digitaliseren begint bij opschonen

De eerste stap wordt vaak overgeslagen, terwijl het dé basis vormt van het digitale archief. Vergeet niet om het archief dat je wilt digitaliseren, eerst op te schonen en te ordenen. Dit is een belangrijke stap omdat het bepaalt hoe de digitale dossiers worden vormgegeven. Bovendien zorgt het voor een reductie van de dossieromvang. Dit geeft ruimte in het fysieke archief (als deze blijft bestaan) en het zorgt ervoor dat er minder documenten gedigitaliseerd hoeven te worden.

Automatische documentscheiding

Je kunt jezelf veel tijd besparen wanneer je kiest voor software die automatische documentscheiding mogelijk maakt. Hierdoor kun je grote hoeveelheden documenten tegelijkertijd digitaliseren. Met een scheidingsblad (vaak in een pastelkleur) of een stickerbarcode geef je aan op welke punten in de batch (stapel) nieuwe documenten beginnen. De software scheidt dit vervolgens naar verschillende gedigitaliseerde documenten.

Digitale documenten borgen in een centraal DMS

Het digitaliseren van de papieren documenten is één, maar als die documenten vervolgens niet op de juiste manier worden opgeslagen, dan gaat dit op de lange termijn ten koste van de vindbaarheid en beschikbaarheid van informatie. Een centraal document management systeem (DMS) biedt hier uitkomst. Een DMS heeft als groot voordeel dat alle archiefwaardige informatie op een duurzame manier geborgd wordt op één centrale plaats. Deze en de overige 7 tips worden in de whitepaper uitvoerig beschreven. Het geeft je praktische handvatten om snel en geordend papier om te zetten naar digitaal.