Digitaal vergaderen zorgt voor minder stress

College van bestuur RUG blij met digitalisering

Digitaal vergaderen zorgt voor minder stress

Elke vrijdag weer was er stress op het bestuurssecretariaat van het College van Bestuur van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Alle vergaderstukken en de vergaderagenda voor de collegevergadering op maandag moesten dan klaar zijn. Dankzij het project ‘Digitaal Aanleveren, Vergaderen en Archiveren’ kwam een eind aan het gejaag. Corrine van der Meer, adviseur Informatiemanagement bij Doxis, en Ate Veenstra, hoofd DIV bij de RUG, vertellen er meer over in dit artikel.

Vergaderen op maandag = stressen op vrijdag

De wekelijkse vergadering op maandag was een hele aanslag op het secretariaat. Om ervoor te zorgen dat alle stukken maandag in de vergadering beschikbaar waren, was het vrijdag een heel gedoe om alle informatie in te laden in een vergadertool. Een tool die niet toegespitst was op de eisen van de RUG en geen koppeling had met het DMS. Dat moet beter vond Ate Veenstra, dus men ging op zoek naar een oplossing.

Eerste stap richting volledig digitaal werken

Het einddoel is een volledige digitale ondersteuning van het bestuurlijke proces. Ate vertelt: “Het gaat niet alleen om het digitaal vergaderen. Dat is wel een goede basis, maar het uiteindelijke resultaat moet zijn dat de mensen die beslissingen moeten nemen, kunnen beschikken over alle relevante informatie op het juiste moment. Alle informatie die de vergadering in moet en die er weer uit komt, al dan niet als beslissing, memo, achtergrond, aanvulling et cetera, moet direct op een goede manier worden gearchiveerd. Digitale ondersteuning van het bestuurlijke proces houdt in dat je informatie direct bij het ontstaan al archiveert en doorzoekbaar maakt op een voor alle betrokkenen logische manier.”

Acceptatie van digitaal vergaderen en het behaalde resultaat

Wil je meer weten over het project ‘Digitaal Aanleveren, Vergaderen en Archiveren’ of ben je benieuwd of het secretariaat op vrijdag nu een baken van rust is? Je leest het hier!

 

Download artikel:
Digitaal vergaderen zorgt voor minder stress

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 

Bedankt voor uw aanvraag! Open hieronder uw document. Wilt u ook op de hoogte blijven middels onze nieuwsbrief?

Openen en inschrijven


Wilt u het artikel direct openen?

Alleen het artikel openen
 

Graag ontvang ik per e-mail het volgende artikel;
Digitaal vergaderen zorgt voor minder stress

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 
 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!