De 7 belangrijkste valkuilen bij substitutie

Uit de 7 zonden serie van Doxis

De 7 belangrijkste valkuilen bij substitutie

Sinds 2013 is de verplichte machtiging voor permanent te bewaren archiefbescheiden komen te vervallen en hierdoor denken overheidsinstanties dat het maken van een substitutie makkelijker is geworden. Dit is echter een misverstand. Vroeger was het de verantwoordelijkheid van de zorgdrager, maar tegenwoordig zijn er nieuwe algemene substitutieregels samengesteld in de archiefregeling. Daarbij blijft het van belang dat de organisatie een goede digitale informatiehuishouding behoudt, want men kan niet meer terug stappen naar papier. Vaak wordt substitutie gezien als een must waaraan de afdeling documentaire informatievoorziening moet voldoen om geprinte documenten te mogen vernietigen. Maar substitutie betrekt de gehele organisatie. Het gaat namelijk over informatiebeleid, het nieuwe werken en een goede inrichting van hard- en software.

Wat is belangrijk bij substitutie?

Als u wilt overstappen naar digitale documentatie is het van belang dat u het vervangingsproces goed onder controle hebt. Denk hierbij aan voldoende controle bij de gemaakte scans en de uitgevoerde registratie. Hierdoor voorkomt u dat scans een slechte kwaliteit hebben. Dit zou als gevolg hebben dat werknemers hun werk onzorgvuldig of onvolledig uitvoeren. Bij het vervangen van digitale documentatie moet u de analoge documentatie nog enige tijd bewaren. Mocht er iets fout gaan, dan kunt u nog altijd teruggrijpen naar de analoge documentatie om het recht te zetten.

Vergeet de archiefinspecteur niet!

Daarnaast moet u niet vergeten om de archiefinspecteur of archivaris te betrekken bij het opstellen van het Vervangingsbesluit en inrichting van de digitale beheeromgeving. Tijdens en na een vervangingsproject kunnen problemen ontstaan doordat er onvoldoende kennis of ervaring aanwezig is. Daarom is het van belang dat de eigen archiefinspecteur betrokken raakt bij het proces. Door de betrokkenheid van de archiefinspecteur kan een overzichtelijk Vervangingsbesluit samengesteld worden en komt u wellicht op ideeën waar u eerst niet over hebt nagedacht.

Download de whitepaper

In dit document worden de 7 belangrijkste valkuilen van de substitutie van analoge documenten naar het digitaliseren van documentatie en het werken in de cloud besproken. In dit document leest u waaraan gedacht moet worden bij deze aanpassing. In dit document worden tips en uitleg gegeven om het substitutieproces binnen uw organisatie succesvol te laten verlopen. 

 

Download artikel:
De 7 belangrijkste valkuilen bij substitutie

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 

Bedankt voor uw aanvraag! Open hieronder uw document. Wilt u ook op de hoogte blijven middels onze nieuwsbrief?

Openen en inschrijven


Wilt u het artikel direct openen?

Alleen het artikel openen
 

Graag ontvang ik per e-mail het volgende artikel;
De 7 belangrijkste valkuilen bij substitutie

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 
 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!