Contractregistratie: dit kan er allemaal misgaan

5 gevaren bij het niet registreren van contracten

Contractregistratie: dit kan er allemaal misgaan

Een contractregister zorgt dat alle belangrijke informatie uit contracten inzichtelijk is. Alle belanghebbenden kunnen bij de contracten en je hebt een eenvoudig overzicht van wanneer contracten aflopen. Idealiter geeft het systeem tijdig een automatische melding van een naderende contracteind. In dit geval spreken we van contractbeheer.

5 gevaren bij contractregistratie

Antoinette Schellekens heeft in de loop van de tijd met veel organisaties gesproken over contractbeheer. De verschillende aanpakken lopen aardig uiteen. Toch liggen overal dezelfde gevaren op de loer als contracten niet naar behoren geregistreerd worden. In dit artikel komen 5 gevaren aan bod die Antoinette vaak ziet ontstaan bij organisaties die niet bovenop hun contractregistratie zitten. Hieronder lichten we alvast een tipje van de sluier op:

1. Contracten zijn verspreid over de gehele organisatie

Voor welke afdeling was dit contract ook alweer afgesloten? Is deze afdeling nog actief? Wie heeft dit contract oorspronkelijk afgesloten? Algehele chaos. Wat kun je hieraan doen?

2. Geen inzicht in de hoeveelheid en het type contracten

Als contracten niet centraal geregistreerd worden is het overzicht kwijt. Dit is op de korte termijn geen probleem. Maar door de continue verschuivingen binnen de organisatie kunnen contracten hierdoor zoek raken.

3. Het kost veel tijd om de inhoud van contracten in te zien

Als een contractregister ontbreekt, is belangrijke informatie niet meer snel inzichtelijk. Denk hierbij aan de einddatum van een contract, het type contract, de looptijd en de contracteigenaar. Dit maakt het terugzoeken van informatie tot een inefficiënt proces.

4. Dubbele overeenkomsten circuleren onopgemerkt binnen de organisatie

Dubbele contracten binnen de organisatie is iets wat niemand wil. Dit is een veelvoorkomend probleem. Hierbij gaat het meestal niet om grote, bedrijfskritische contracten, maar om kleinere overeenkomsten.

5. Geen inzicht in de hoeveelheid contracten die er lopen per leverancier

De onderhandelingspositie met een leverancier kan benadeeld worden als je geen inzicht hebt in het aantal lopende contracten. Want hoeveel contracten lopen er eigenlijk met deze leverancier?

Contractregistratie voor een goed overzicht van de contracten

Ga je binnenkort aan de slag met contractbeheer of denk je er over na? Lees in dit artikel de 5 gevaren bij het niet registreren van contracten. Herken de gevaren en zorg dat je ze voor bent.

 

Download artikel:
Contractregistratie: dit kan er allemaal misgaan

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 

Bedankt voor uw aanvraag! Open hieronder uw document. Wilt u ook op de hoogte blijven middels onze nieuwsbrief?

Openen en inschrijven


Wilt u het artikel direct openen?

Alleen het artikel openen
 

Graag ontvang ik per e-mail het volgende artikel;
Contractregistratie: dit kan er allemaal misgaan

Lees voor meer informatie onze Privacy Statement.

 
 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!