Zaakgewijs en zaakgericht werken in de praktijk

Zaakgewijs en zaakgericht werken in de praktijk

Gemeente Noordwijkerhout wilde de stap maken naar volledig digitaal en zaakgericht werken. Dankzij daadkrachtig optreden van de projectgroep, een duidelijke fasering en een strakke planning is dit binnen 3 maanden gerealiseerd. Inmiddels worden er vervolgstappen gedefinieerd om de nieuwe manier van werken binnen de organisatie verder te optimaliseren.

Gemeente Noordwijkerhout wilde de stap maken naar volledig digitaal en zaakgericht werken. Dankzij daadkrachtig optreden van de projectgroep, een duidelijke fasering en een strakke planning is dit binnen 3 maanden gerealiseerd. Inmiddels worden er vervolgstappen gedefinieerd om de nieuwe manier van werken binnen de organisatie verder te optimaliseren.

In dit artikel wordt het woord gegeven aan Hans van der Ven en Hoki Fo, informatiemanagers van de gemeente Heusden. Zij introduceerden in 2010 zaakgewijs werken in de nog jonge gemeente (1997). Heusden is een samenvoeging van kleinere gemeenten en dat zorgde voor de nodige problemen, toen de stemmen opgingen voor een centraal loket: de deelgemeenten hechtten veel waarde aan het eigen gemeentehuis. Lees in dit artikel over de uitdagingen voor en na de introductie van het nieuwe zaaksysteem.

In dit artikel wordt het woord gegeven aan Hans van der Ven en Hoki Fo, informatiemanagers van de gemeente Heusden. Zij introduceerden in 2010 zaakgewijs werken in de nog jonge gemeente (1997). Heusden is een samenvoeging van kleinere gemeenten en dat zorgde voor de nodige problemen, toen de stemmen opgingen voor een centraal loket: de deelgemeenten hechtten veel waarde aan het eigen gemeentehuis. Lees in dit artikel over de uitdagingen voor en na de introductie van het nieuwe zaaksysteem.

In slechts zes maanden tijd ging de gemeente Woensdrecht van een enkelvoudig postregistratiesysteem naar een multifunctioneel systeem voor zaakgericht werken. Een omvangrijke reorganisatie in de gemeente Woensdrecht leidt eind 2007 tot de opdracht het verouderde postregistratiesysteem te vervangen door een document management systeem. Ger Dingemans is teamleider Service bij de afdeling Interne Dienstverlening en vertelt hoe het traject is verlopen en voor welk systeem de gemeente heeft gekozen.

In slechts zes maanden tijd ging de gemeente Woensdrecht van een enkelvoudig postregistratiesysteem naar een multifunctioneel systeem voor zaakgericht werken. Een omvangrijke reorganisatie in de gemeente Woensdrecht leidt eind 2007 tot de opdracht het verouderde postregistratiesysteem te vervangen door een document management systeem. Ger Dingemans is teamleider Service bij de afdeling Interne Dienstverlening en vertelt hoe het traject is verlopen en voor welk systeem de gemeente heeft gekozen.

Bij de gemeente Rhenen wordt al jaren digitaal en zaakgericht gewerkt. Dit is niet in één keer
gerealiseerd. De kracht van Rhenen is juist dat er continu vooruitgang geboekt blijft worden. Sinds
2004 worden er elk jaar nieuwe stappen gezet op het vlak van het verbeteren van de informatievoorziening
en digitale dienstverlening. Ondanks de onvermijdelijke bezuinigingen zullen er ook in 2011 weer nieuwe stappen gezet worden.

Bij de gemeente Rhenen wordt al jaren digitaal en zaakgericht gewerkt. Dit is niet in één keer
gerealiseerd. De kracht van Rhenen is juist dat er continu vooruitgang geboekt blijft worden. Sinds
2004 worden er elk jaar nieuwe stappen gezet op het vlak van het verbeteren van de informatievoorziening
en digitale dienstverlening. Ondanks de onvermijdelijke bezuinigingen zullen er ook in 2011 weer nieuwe stappen gezet worden.

In 1998 ontstond de gemeente Noordenveld. Onlangs heeft de gemeente CORSA Zakenmagazijn aangeschaft om statusinformatie terug te kunnen koppelen aan burgers of bedrijven. Doordat de gemeente uitsluitend met CORSA werkt is de gemeente behoorlijk ver op het gebied van zaaksgewijs werken. Het Zakenmagazijn heeft de gemeente om twee redenen aangeschaft:

• Informatie voor de uitoefening van de Wabo vanuit het OLO kunnen binnenhalen
• Digitale terugkoppelingen aan burgers en bedrijven

Lees de praktijkcase over de inzet van het CORSA Zakenmagazijn systeem door de gemeente Noordenveld.

In 1998 ontstond de gemeente Noordenveld. Onlangs heeft de gemeente CORSA Zakenmagazijn aangeschaft om statusinformatie terug te kunnen koppelen aan burgers of bedrijven. Doordat de gemeente uitsluitend met CORSA werkt is de gemeente behoorlijk ver op het gebied van zaaksgewijs werken. Het Zakenmagazijn heeft de gemeente om twee redenen aangeschaft:

• Informatie voor de uitoefening van de Wabo vanuit het OLO kunnen binnenhalen
• Digitale terugkoppelingen aan burgers en bedrijven

Lees de praktijkcase over de inzet van het CORSA Zakenmagazijn systeem door de gemeente Noordenveld.

In de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) werken 22 gemeenten, 58 brandweer posten en 1700 vrijwilligers samen om de veiligheid van burgers te waarborgen. Zij zorgen voor een keten van fysieke veiligheid en spoedeisende hulpverlening Een specifieke afdeling binnen de VNOG is het Regionale Brandmeldsysteem (RBS).

RBS wilde graag snel kunnen inspringen op vragen van klanten met betrekking tot documenten en was op zoek naar een werkwijze waarbij de klant en hun dossiers centraal stonden i.p.v. de afzonderlijke documenten. Ook wilde men over actuele overzichten van de status van aanvragen beschikken. En tot slot had men de wens om het CRM op correcte wijze te vullen. Lees in deze praktijkcase hoe deze set eisen tot een oplossing zijn gesmeed.

In de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) werken 22 gemeenten, 58 brandweer posten en 1700 vrijwilligers samen om de veiligheid van burgers te waarborgen. Zij zorgen voor een keten van fysieke veiligheid en spoedeisende hulpverlening Een specifieke afdeling binnen de VNOG is het Regionale Brandmeldsysteem (RBS).

RBS wilde graag snel kunnen inspringen op vragen van klanten met betrekking tot documenten en was op zoek naar een werkwijze waarbij de klant en hun dossiers centraal stonden i.p.v. de afzonderlijke documenten. Ook wilde men over actuele overzichten van de status van aanvragen beschikken. En tot slot had men de wens om het CRM op correcte wijze te vullen. Lees in deze praktijkcase hoe deze set eisen tot een oplossing zijn gesmeed.

De gemeente Lisse maakt gebruik van een Zaaksysteem als centrale midoffice applicatie. Dit zaaksysteem is leidend in het registreren, beheren en behandelen van zaken en gekoppeld aan diverse applicaties waar de gemeente Lisse al over beschikte. Hierdoor is Lisse in staat om op effectieve wijze de digitale dienstverlening richting burgers en organisaties te realiseren. De werkprocessen zijn beter te beheersen en de gemeentelijke organisatie heeft een aanzienlijke kwaliteitsslag gemaakt.

De gemeente Lisse maakt gebruik van een Zaaksysteem als centrale midoffice applicatie. Dit zaaksysteem is leidend in het registreren, beheren en behandelen van zaken en gekoppeld aan diverse applicaties waar de gemeente Lisse al over beschikte. Hierdoor is Lisse in staat om op effectieve wijze de digitale dienstverlening richting burgers en organisaties te realiseren. De werkprocessen zijn beter te beheersen en de gemeentelijke organisatie heeft een aanzienlijke kwaliteitsslag gemaakt.

Wageningen is met 36.000 inwoners een bescheiden provinciestad. Maar op het gebied van e-dienstverlening aan de burger loopt de gemeente voorop. Stap voor stap en met een goede voorbereiding maakt Wageningen grote sprongen in zaaksgewijs werken. Al sinds 2006 werkt gemeente Wageningen volledig digitaal. Eind van datzelfde jaar werd een nieuw beleidsplan informatisering geschreven, vooral gericht op dienstverlening naar de burger. Een aantal projecten werd gedefinieerd waaronder het aanbieden van producten via internet.

Eerst volgde een aanbesteding voor de webintake programmatuur. Dit is software waarmee elektronische productaanvragen geregeld kunnen worden via de gemeentelijke website. Vervolgens kwam de aanschaf van een zakenmagazijn waarmee het mogelijk is 24 uur per dag gegevens uit te wisselen. Inmiddels worden door het zakenmagazijn e-formulieren rechtstreeks in de werkvoorraad van de betreffende afdeling geplaatst. Momenteel worden de cliëntendossiers, 75 meter papieren archief, ingelezen. En de volgende stap wordt het realiseren van koppelingen.

Wageningen is met 36.000 inwoners een bescheiden provinciestad. Maar op het gebied van e-dienstverlening aan de burger loopt de gemeente voorop. Stap voor stap en met een goede voorbereiding maakt Wageningen grote sprongen in zaaksgewijs werken. Al sinds 2006 werkt gemeente Wageningen volledig digitaal. Eind van datzelfde jaar werd een nieuw beleidsplan informatisering geschreven, vooral gericht op dienstverlening naar de burger. Een aantal projecten werd gedefinieerd waaronder het aanbieden van producten via internet.

Eerst volgde een aanbesteding voor de webintake programmatuur. Dit is software waarmee elektronische productaanvragen geregeld kunnen worden via de gemeentelijke website. Vervolgens kwam de aanschaf van een zakenmagazijn waarmee het mogelijk is 24 uur per dag gegevens uit te wisselen. Inmiddels worden door het zakenmagazijn e-formulieren rechtstreeks in de werkvoorraad van de betreffende afdeling geplaatst. Momenteel worden de cliëntendossiers, 75 meter papieren archief, ingelezen. En de volgende stap wordt het realiseren van koppelingen.

De gemeente Losser heeft sinds een klein jaar het zaaksgewijs werken omarmd. Maar met 22.500 inwoners behoort de gemeente tot de kleinere van Nederland, waardoor de schaalgrootte en het budget beperkt zijn. Bij de inrichting van de ICT-omgeving en het uitrollen van de digitale dienstverlening volgt deze plattelandsgemeente een ronduit nuchtere aanpak. Ook bij de ontwikkeling van het zaaksgewijs werken staat de praktische toepasbaarheid voorop.

De gemeente Losser beschouwt zichzelf niet als een van de voorlopers op het gebied van automatisering en digitalisering van de dienstverlening, maar ze kiest uit praktische overwegingen heel bewust de positie van volger. Hoewel de strategie en de plannen voor de digitale dienstverlening wel op de aanpak van EGEM waren gebaseerd, maakte de gemeente geen gebruik van de ondersteuning door EGEM. Ondanks dat staat de gemeente Losser nummer 1 op de ranglijst van beste websites in de categorie kleine gemeenten. Dat is toch een indicatie voor een succesvolle aanpak.

De gemeente Losser heeft sinds een klein jaar het zaaksgewijs werken omarmd. Maar met 22.500 inwoners behoort de gemeente tot de kleinere van Nederland, waardoor de schaalgrootte en het budget beperkt zijn. Bij de inrichting van de ICT-omgeving en het uitrollen van de digitale dienstverlening volgt deze plattelandsgemeente een ronduit nuchtere aanpak. Ook bij de ontwikkeling van het zaaksgewijs werken staat de praktische toepasbaarheid voorop.

De gemeente Losser beschouwt zichzelf niet als een van de voorlopers op het gebied van automatisering en digitalisering van de dienstverlening, maar ze kiest uit praktische overwegingen heel bewust de positie van volger. Hoewel de strategie en de plannen voor de digitale dienstverlening wel op de aanpak van EGEM waren gebaseerd, maakte de gemeente geen gebruik van de ondersteuning door EGEM. Ondanks dat staat de gemeente Losser nummer 1 op de ranglijst van beste websites in de categorie kleine gemeenten. Dat is toch een indicatie voor een succesvolle aanpak.

De gemeente Boxtel bereidt zich al enige tijd voor op ‘zaaksgewijs werken’. De uitrol van de ECM-software verliep vlekkeloos, maar voor de gemeente Boxtel zat de uitdaging dan ook met name in de nieuwe inrichting van de werkprocessen die zaaksgewijs werken met zich meebrengt. Applicatiebeheerders Lydie van Trijp en Pieter van der Moezel en Hoofd Facilitaire Zaken Johan Michielsen vertellen hoe de gemeente Boxtel haar medewerkers stap voor stap voorbereidt op de nieuwe werkwijze.

Gemeente Boxtel besloot al direct om er geen ’big bang-implementatie’ van te maken, maar CORSA gefaseerd uit te rollen om de gebruikers steeds optimaal voor te bereiden op de vervolgstappen. In maart 2008 werd de test- en productieomgeving geïnstalleerd, waarbij in eerste instantie alleen het post- en dossiergedeelte ingericht werd. Van zaaksgewijs werken was nog geen sprake. Wel had Gemeente Boxtel al het documentair structuurplan (DSP) van VHIC aan het DMS gekoppeld; aangezien zo’n DSP de mogelijkheid biedt om inkomende brieven te koppelen aan een proces, was de basis voor zaaksgewijs werken wel al aanwezig.

De gemeente Boxtel bereidt zich al enige tijd voor op ‘zaaksgewijs werken’. De uitrol van de ECM-software verliep vlekkeloos, maar voor de gemeente Boxtel zat de uitdaging dan ook met name in de nieuwe inrichting van de werkprocessen die zaaksgewijs werken met zich meebrengt. Applicatiebeheerders Lydie van Trijp en Pieter van der Moezel en Hoofd Facilitaire Zaken Johan Michielsen vertellen hoe de gemeente Boxtel haar medewerkers stap voor stap voorbereidt op de nieuwe werkwijze.

Gemeente Boxtel besloot al direct om er geen ’big bang-implementatie’ van te maken, maar CORSA gefaseerd uit te rollen om de gebruikers steeds optimaal voor te bereiden op de vervolgstappen. In maart 2008 werd de test- en productieomgeving geïnstalleerd, waarbij in eerste instantie alleen het post- en dossiergedeelte ingericht werd. Van zaaksgewijs werken was nog geen sprake. Wel had Gemeente Boxtel al het documentair structuurplan (DSP) van VHIC aan het DMS gekoppeld; aangezien zo’n DSP de mogelijkheid biedt om inkomende brieven te koppelen aan een proces, was de basis voor zaaksgewijs werken wel al aanwezig.

‘Bij alles wat we doen vragen we ons af: wat heeft de burger er aan …´

Met deze zin opent de website van de Gemeente Boekel. De inwoner staat in Boekel centraal. Met de introductie van een zaakgerichte werkwijze in 2008 heeft de gemeente een belangrijke stap gezet op het gebied van de dienstverlening. Burgers kunnen nu nog sneller en beter voorzien worden van informatie over de eigen zaken.

‘Bij alles wat we doen vragen we ons af: wat heeft de burger er aan …´

Met deze zin opent de website van de Gemeente Boekel. De inwoner staat in Boekel centraal. Met de introductie van een zaakgerichte werkwijze in 2008 heeft de gemeente een belangrijke stap gezet op het gebied van de dienstverlening. Burgers kunnen nu nog sneller en beter voorzien worden van informatie over de eigen zaken.