Voor blijvend te bewaren papieren materiaal bestaan expliciet regels in de ministeriele Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (ook wel Regeling 13 genoemd). Voor de omgeving waarin blijvend te bewaren digitaal materiaal wordt beheerd zijn er formeel (archiefrechtelijk) geen regels geformuleerd. Daarom heeft het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) in mei 2008 een toetsingskader geformuleerd voor beheeromgevingen waarin blijvend te bewaren digitale informatie wordt opgeslagen. Deze specifieke beheeromgevingen voor duurzame bewaring worden digitale depots of eDepots genoemd.
Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3) beschrijft regels voor een eDepot. De definitie van dit begrip is: “het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”.
ED3 is een toetsingskader en geen formele norm waar een certificeringprocedure voor bestaat. Als uniform toetsingskader van het LOPAI is ED3 ook geen wetgeving – hoewel het bij toekomstige aanpassing van het archiefrecht voor digitaal te bewaren materiaal een grote invloed zal hebben.
De opbouw van ED3 bestaat uit drie hoofdonderdelen, die in deze papers behandeld worden:
- organisatie, beleid en procedures;
- beheer van digitale archiefbescheiden;
- technologie, technische infrastructuur en beveiliging.
Voor blijvend te bewaren papieren materiaal bestaan expliciet regels in de ministeriele Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (ook wel Regeling 13 genoemd). Voor de omgeving waarin blijvend te bewaren digitaal materiaal wordt beheerd zijn er formeel (archiefrechtelijk) geen regels geformuleerd. Daarom heeft het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) in mei 2008 een toetsingskader geformuleerd voor beheeromgevingen waarin blijvend te bewaren digitale informatie wordt opgeslagen. Deze specifieke beheeromgevingen voor duurzame bewaring worden digitale depots of eDepots genoemd.
Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3) beschrijft regels voor een eDepot. De definitie van dit begrip is: “het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”.
ED3 is een toetsingskader en geen formele norm waar een certificeringprocedure voor bestaat. Als uniform toetsingskader van het LOPAI is ED3 ook geen wetgeving – hoewel het bij toekomstige aanpassing van het archiefrecht voor digitaal te bewaren materiaal een grote invloed zal hebben.
De opbouw van ED3 bestaat uit drie hoofdonderdelen, die in deze papers behandeld worden:
- organisatie, beleid en procedures;
- beheer van digitale archiefbescheiden;
- technologie, technische infrastructuur en beveiliging.