DIV: Documentaire Informatievoorziening

DIV: Documentaire Informatievoorziening

Steeds meer communicatie vindt plaats via het web. In snel tempo zijn papieren documentenstromen vervangen door digitale. Zelfs officiële communicatie wordt vervangen door informatie-uitwisseling via websites, communities of sociale media. Grote bedrijven als ATOS Origin hebben zich ten doel gesteld in 2012 het e-mailverkeer volledig uit te bannen. Dit Nieuwe Communiceren als onderdeel van Het Nieuwe Werken brengt onvermoede kansen, maar ook risico’s met zich mee.

Steeds meer communicatie vindt plaats via het web. In snel tempo zijn papieren documentenstromen vervangen door digitale. Zelfs officiële communicatie wordt vervangen door informatie-uitwisseling via websites, communities of sociale media. Grote bedrijven als ATOS Origin hebben zich ten doel gesteld in 2012 het e-mailverkeer volledig uit te bannen. Dit Nieuwe Communiceren als onderdeel van Het Nieuwe Werken brengt onvermoede kansen, maar ook risico’s met zich mee.

Tot voor kort was Chris Bellekom hoofd DIV van de gemeente Gouda. Hij kreeg de opdracht om te reorganiseren èn te bezuinigen. Dat pakte hij rigoureus aan. Zijn eigen functie schrapte hij en om de afdeling te optimaliseren werd deze ‘ontvlochten’. Dat bleek inderdaad stukken beter te werken. Klus geklaard! Kortom een man met visie die de vraag kreeg voorgelegd hoe collega-hoofden hun afdelingen DIV meer, weer, of anders op de kaart kunnen zetten.

Tot voor kort was Chris Bellekom hoofd DIV van de gemeente Gouda. Hij kreeg de opdracht om te reorganiseren èn te bezuinigen. Dat pakte hij rigoureus aan. Zijn eigen functie schrapte hij en om de afdeling te optimaliseren werd deze ‘ontvlochten’. Dat bleek inderdaad stukken beter te werken. Klus geklaard! Kortom een man met visie die de vraag kreeg voorgelegd hoe collega-hoofden hun afdelingen DIV meer, weer, of anders op de kaart kunnen zetten.

Marco Klerks is documentmanager bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch. In zijn vrije tijd is hij redacteur van BREED, een netwerk voor kennisuitwisseling, discussie en best practices op het gebied van (D)IV, records management en informatiemanagement. Hoewel dat absoluut niet het oogmerk was bij de kleinschalige start in 2007, is dit netwerk inmiddels uitgegroeid tot een aanzienlijke community met meer dan duizend leden. Op diverse manieren geven collega’s uit het vakgebied hier gezamenlijk vorm aan de toekomst van de DIV-professie. Lees in dit artikel over de netwerkorganisatie BREED.

Marco Klerks is documentmanager bij de gemeente ‘s-Hertogenbosch. In zijn vrije tijd is hij redacteur van BREED, een netwerk voor kennisuitwisseling, discussie en best practices op het gebied van (D)IV, records management en informatiemanagement. Hoewel dat absoluut niet het oogmerk was bij de kleinschalige start in 2007, is dit netwerk inmiddels uitgegroeid tot een aanzienlijke community met meer dan duizend leden. Op diverse manieren geven collega’s uit het vakgebied hier gezamenlijk vorm aan de toekomst van de DIV-professie. Lees in dit artikel over de netwerkorganisatie BREED.

Kan iedere medewerker de omslag naar zaakgericht werken aan? In de transitie naar digitalisering en het zaakgericht werken is vaak de opmerking te horen dat medewerkers niet mee kunnen. De praktijkervaring leert echter dat er meer aspecten zijn dan op het eerste gezicht zou lijken.
Lees verder...

Kan iedere medewerker de omslag naar zaakgericht werken aan? In de transitie naar digitalisering en het zaakgericht werken is vaak de opmerking te horen dat medewerkers niet mee kunnen. De praktijkervaring leert echter dat er meer aspecten zijn dan op het eerste gezicht zou lijken.
Lees verder...

De Baseline beoogt een kader te bieden dat eenheid en duidelijkheid creëert in de wirwar van wet- en regelgeving die het informatiedomein raakt. Gepresenteerd onder de noemer ‘praktisch – samen – toekomstgericht’ is de Baseline ook echt toepasbaar. Met de Baseline voer je een APK uit op de kwaliteit van de (digitale) documentaire informatievoorziening.

De Baseline beoogt een kader te bieden dat eenheid en duidelijkheid creëert in de wirwar van wet- en regelgeving die het informatiedomein raakt. Gepresenteerd onder de noemer ‘praktisch – samen – toekomstgericht’ is de Baseline ook echt toepasbaar. Met de Baseline voer je een APK uit op de kwaliteit van de (digitale) documentaire informatievoorziening.

‘Het Nieuwe Werken’ staat volop in de aandacht. Er is veel over gezegd en geschreven waardoor het HNW ondertussen een begrip is geworden. Een begrip dat op verschillende manieren en vanuit verschillende invalshoeken wordt uitgelegd.

HNW wordt gerelateerd aan technologie zoals samenwerkingsplatformen, aan slimmer werken, aan communities en aan een nieuwe generatie werknemers. Het Nieuwe Werken betekent echter óók efficiënter werken door plaatsonafhankelijk te werken. Om een flexibele werkomgeving mogelijk te maken, moet de organisatie eerst door een enorm traject van opruimen, verhuizen en vooral ‘wennen’.

‘Het Nieuwe Werken’ staat volop in de aandacht. Er is veel over gezegd en geschreven waardoor het HNW ondertussen een begrip is geworden. Een begrip dat op verschillende manieren en vanuit verschillende invalshoeken wordt uitgelegd.

HNW wordt gerelateerd aan technologie zoals samenwerkingsplatformen, aan slimmer werken, aan communities en aan een nieuwe generatie werknemers. Het Nieuwe Werken betekent echter óók efficiënter werken door plaatsonafhankelijk te werken. Om een flexibele werkomgeving mogelijk te maken, moet de organisatie eerst door een enorm traject van opruimen, verhuizen en vooral ‘wennen’.

Gemeentelijke herindelingen staan de komende jaren op de agenda’s in de provincies Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Limburg. De verwachting vanuit het kabinet is: grotere gemeenten leiden tot zakelijker bestuur. De informatiehuishouding moet een nieuwe invulling krijgen. Deze documentaire herindeling moet het goede van de betrokken gemeenten combineren om tot een optimale inrichting van de DIV te komen.

Bij de nieuwe indeling kunnen vragen verwacht worden als:

• Welke methoden hanteren onze collega’s?
• Gaan we basaal digitaal werken of wordt het Werken 2.0?
• Wordt het BAC, DSO of zaaksgericht archiveren?

Bij het herindelen van de informatiehuishouding is draagvlak van de lokale ambtenarij noodzakelijk. Dit artikel geeft een richtlijn, middels het 9-vlaksmodel, en tips om de nieuwe DIV-inrichting gedegen te starten.

Gemeentelijke herindelingen staan de komende jaren op de agenda’s in de provincies Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Limburg. De verwachting vanuit het kabinet is: grotere gemeenten leiden tot zakelijker bestuur. De informatiehuishouding moet een nieuwe invulling krijgen. Deze documentaire herindeling moet het goede van de betrokken gemeenten combineren om tot een optimale inrichting van de DIV te komen.

Bij de nieuwe indeling kunnen vragen verwacht worden als:

• Welke methoden hanteren onze collega’s?
• Gaan we basaal digitaal werken of wordt het Werken 2.0?
• Wordt het BAC, DSO of zaaksgericht archiveren?

Bij het herindelen van de informatiehuishouding is draagvlak van de lokale ambtenarij noodzakelijk. Dit artikel geeft een richtlijn, middels het 9-vlaksmodel, en tips om de nieuwe DIV-inrichting gedegen te starten.

Digitalisering van de Informatievoorziening (DIV) is de trend voor de komende vijf jaar. Dit blijkt uit een onderzoek onder bijna 600 DIV-professionals bij Nederlandse gemeenten. Burgers willen 24 uur per dag vragen kunnen stellen aan de overheid en verwachten binnen die termijn ook antwoord. DIV loopt daarin achter.

Overheden worden ingehaald door de hedendaagse sociale netwerken, blogs en klantcontact centra. In het kader van deze digitale ontwikkelingen heeft Doxis een trendonderzoek laten uitvoeren. In dit artikel vindt u de resultaten, kort en bondig beschreven.

Digitalisering van de Informatievoorziening (DIV) is de trend voor de komende vijf jaar. Dit blijkt uit een onderzoek onder bijna 600 DIV-professionals bij Nederlandse gemeenten. Burgers willen 24 uur per dag vragen kunnen stellen aan de overheid en verwachten binnen die termijn ook antwoord. DIV loopt daarin achter.

Overheden worden ingehaald door de hedendaagse sociale netwerken, blogs en klantcontact centra. In het kader van deze digitale ontwikkelingen heeft Doxis een trendonderzoek laten uitvoeren. In dit artikel vindt u de resultaten, kort en bondig beschreven.

Onder de verzamelnaam Unified Communications (UC) is een groep software- en hardwareoplossingen in opkomst die lijn probeert te brengen in onze zakelijke communicatie. UC bevat echter ook een grote belofte voor de archivering van de toekomst. Het eerste doel van UC is vanzelfsprekend het verbeteren van de werkprocessen zelf.
Lees verder...

Onder de verzamelnaam Unified Communications (UC) is een groep software- en hardwareoplossingen in opkomst die lijn probeert te brengen in onze zakelijke communicatie. UC bevat echter ook een grote belofte voor de archivering van de toekomst. Het eerste doel van UC is vanzelfsprekend het verbeteren van de werkprocessen zelf.
Lees verder...

De gemeente Berkel en Rodenrijs moest in korte tijd de omschakeling maken van een beheergemeente naar een ontwikkelgerichte gemeente vanwege de geplande fusie per 1 januari 2007 met de gemeenten Bergschenhoek en Bleiswijk tot gemeente Lansingerland. Dit bracht het veranderproces verder in een stroomversnelling.

Stefanie Jacobs is Hoofd Facilitaire Zaken bij de gemeente Berkel en Rodenrijs. Ze vertelt: “Toen ik in dienst kwam, in 2002, was al budget gereserveerd voor de aanschaf van een document management systeem (DMS).

Nu werd er verwacht om de keuze voor een DMS te vertalen naar uitvoering. De uitgangssituatie was een systeem wat in feite niet veel meer was dan een gedigitaliseerde kaartenbak. Al snel bleek dat voor een omschakeling naar een digitale denkwijze vanuit de traditionele omgeving van DIV (Documentaire InformatieVoorziening) het nodige vraagt.

De gemeente Berkel en Rodenrijs moest in korte tijd de omschakeling maken van een beheergemeente naar een ontwikkelgerichte gemeente vanwege de geplande fusie per 1 januari 2007 met de gemeenten Bergschenhoek en Bleiswijk tot gemeente Lansingerland. Dit bracht het veranderproces verder in een stroomversnelling.

Stefanie Jacobs is Hoofd Facilitaire Zaken bij de gemeente Berkel en Rodenrijs. Ze vertelt: “Toen ik in dienst kwam, in 2002, was al budget gereserveerd voor de aanschaf van een document management systeem (DMS).

Nu werd er verwacht om de keuze voor een DMS te vertalen naar uitvoering. De uitgangssituatie was een systeem wat in feite niet veel meer was dan een gedigitaliseerde kaartenbak. Al snel bleek dat voor een omschakeling naar een digitale denkwijze vanuit de traditionele omgeving van DIV (Documentaire InformatieVoorziening) het nodige vraagt.

De DIV-wereld is stevig in ontwikkeling. In het hele land vinden DMS-implementaties plaats, worden werkprocessen (her)ontworpen en wordt informatie gestructureerd. Maar wat betekenen die ontwikkelingen voor de DIV-afdeling en de -medewerker zelf? Wat wordt het nieuwe werk en welke kennis en vaardigheden horen daarbij?

En dan kom je terecht in vraagstukken die de organisatie in de kern raken; misschien moet er gereorganiseerd worden; of moet er een veranderstrategie komen. Moeten de medewerkers worden bekeken op hun kwaliteiten en kansen. Competentie-profielen worden opgesteld, de DIV-organisatie geherdefinieerd. Middels workshops moeten beelden worden gedeeld over het ‘nieuwe digitale werken’ en moeten nieuwe vaardigheden worden getraind.

Met het oog op deze ontwikkeling en vragen hield K2O organisatieadviezen 27 maart 2008 een seminar op dit gebied in Utrecht: digitaal werken en de impact op de DIV-organisatie. Primaire doel was: kennismaken en ervaring delen.

Veel implementaties van DMS/RMA systemen mislukken doordat er veel tijd, geld en energie in het systeem zelf gaat zitten en eventueel in de informatie die daarin moet. Maar het systeem is het topje van de ijsberg. Onder water raken dergelijke implementaties de processen en de cultuur van de organisaties. Die moeten ook veranderen en goed aansluiten op de IT-ontwikkelingen. Hiervoor is vaak te weinig aandacht en energie. Er is bij veel organisatie nauwelijks duidelijkheid over de nieuwe rol van de DIV in de organisatie en de rol van de DIV-medewerkers daarin.

De sprekers gingen in op de wijze waarop de organisatieverandering bij hun organisatie werd vormgegeven.

De DIV-wereld is stevig in ontwikkeling. In het hele land vinden DMS-implementaties plaats, worden werkprocessen (her)ontworpen en wordt informatie gestructureerd. Maar wat betekenen die ontwikkelingen voor de DIV-afdeling en de -medewerker zelf? Wat wordt het nieuwe werk en welke kennis en vaardigheden horen daarbij?

En dan kom je terecht in vraagstukken die de organisatie in de kern raken; misschien moet er gereorganiseerd worden; of moet er een veranderstrategie komen. Moeten de medewerkers worden bekeken op hun kwaliteiten en kansen. Competentie-profielen worden opgesteld, de DIV-organisatie geherdefinieerd. Middels workshops moeten beelden worden gedeeld over het ‘nieuwe digitale werken’ en moeten nieuwe vaardigheden worden getraind.

Met het oog op deze ontwikkeling en vragen hield K2O organisatieadviezen 27 maart 2008 een seminar op dit gebied in Utrecht: digitaal werken en de impact op de DIV-organisatie. Primaire doel was: kennismaken en ervaring delen.

Veel implementaties van DMS/RMA systemen mislukken doordat er veel tijd, geld en energie in het systeem zelf gaat zitten en eventueel in de informatie die daarin moet. Maar het systeem is het topje van de ijsberg. Onder water raken dergelijke implementaties de processen en de cultuur van de organisaties. Die moeten ook veranderen en goed aansluiten op de IT-ontwikkelingen. Hiervoor is vaak te weinig aandacht en energie. Er is bij veel organisatie nauwelijks duidelijkheid over de nieuwe rol van de DIV in de organisatie en de rol van de DIV-medewerkers daarin.

De sprekers gingen in op de wijze waarop de organisatieverandering bij hun organisatie werd vormgegeven.

Op 1 februari 2003 werden alle decentrale DIV-units van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid centraal geplaatst in één Shared Service Organisatie, de Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering (GOB). Precies vier jaar later kijken we met Nicolette Dukker, lid van het managementteam van het GOB, terug naar de plannen en de praktijk anno 2007.
Lees verder in de rubriek Organisatieverandering...

Op 1 februari 2003 werden alle decentrale DIV-units van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid centraal geplaatst in één Shared Service Organisatie, de Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering (GOB). Precies vier jaar later kijken we met Nicolette Dukker, lid van het managementteam van het GOB, terug naar de plannen en de praktijk anno 2007.
Lees verder in de rubriek Organisatieverandering...