Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) beschikt sinds een jaar over digitale personeelsdossiers. De volgende stap die het ministerie wil maken is het bezien van de mogelijkheden tot substitutie van de papieren dossiers. Substitutie betekent het vervangen van archiefdocumenten door digitale reproducties, één en ander volgens artikel 7 van de Archiefwet. Na substitutie krijgen de digitale reproducties de status van origineel en worden daarmee officiële archiefbescheiden. Het streven van het ministerie van VWS is om de digitale personeelsdossiers dezelfde status als de oorspronkelijke dossiers te geven, zodat de papieren dossiers kunnen worden vernietigd.

Een actuele ontwikkeling bij veel (overheids)organisaties is het scannen van documenten en de implementatie van een Document Management Systeem (DMS). Toch blijft vaak het papieren (oorspronkelijke) dossier bestaan. Een risicoaspect daarvan is dat er geleidelijk weer nieuwe documenten aan het papieren dossier worden toegevoegd. Zoals een belangrijke mail die ‘voor de zekerheid’ wordt uitgeprint en toegevoegd. Zo kan een hybride situatie ontstaan waarin niet meer duidelijk is of het dossier in het DMS of het papieren dossier compleet en definitief is.

Het naast elkaar bestaan van een papieren en een digitaal dossier is een situatie waar (overheids) organisaties op dit moment mee worstelen. De reden dat papieren dossiers na het scannen niet kunnen worden weggegooid, is dat er conform de Archiefwet 1995 eerst een machtiging moet worden verleend om papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties. De enige organisaties die tot nu toe een machtiging tot substitutie hebben verkregen, zijn het Utrechts Medisch Centrum (UMC), de provincie Zuid-Holland en de Kamer van Koophandel (KvK) in Rotterdam. Dit maakt het ministerie van VWS het eerste ministerie die de machtiging tot substitutie wil gaan aanvragen bij de minister.

Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) beschikt sinds een jaar over digitale personeelsdossiers. De volgende stap die het ministerie wil maken is het bezien van de mogelijkheden tot substitutie van de papieren dossiers. Substitutie betekent het vervangen van archiefdocumenten door digitale reproducties, één en ander volgens artikel 7 van de Archiefwet. Na substitutie krijgen de digitale reproducties de status van origineel en worden daarmee officiële archiefbescheiden. Het streven van het ministerie van VWS is om de digitale personeelsdossiers dezelfde status als de oorspronkelijke dossiers te geven, zodat de papieren dossiers kunnen worden vernietigd.

Een actuele ontwikkeling bij veel (overheids)organisaties is het scannen van documenten en de implementatie van een Document Management Systeem (DMS). Toch blijft vaak het papieren (oorspronkelijke) dossier bestaan. Een risicoaspect daarvan is dat er geleidelijk weer nieuwe documenten aan het papieren dossier worden toegevoegd. Zoals een belangrijke mail die ‘voor de zekerheid’ wordt uitgeprint en toegevoegd. Zo kan een hybride situatie ontstaan waarin niet meer duidelijk is of het dossier in het DMS of het papieren dossier compleet en definitief is.

Het naast elkaar bestaan van een papieren en een digitaal dossier is een situatie waar (overheids) organisaties op dit moment mee worstelen. De reden dat papieren dossiers na het scannen niet kunnen worden weggegooid, is dat er conform de Archiefwet 1995 eerst een machtiging moet worden verleend om papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties. De enige organisaties die tot nu toe een machtiging tot substitutie hebben verkregen, zijn het Utrechts Medisch Centrum (UMC), de provincie Zuid-Holland en de Kamer van Koophandel (KvK) in Rotterdam. Dit maakt het ministerie van VWS het eerste ministerie die de machtiging tot substitutie wil gaan aanvragen bij de minister.

Provincie Zuid-Holland krijgt substitutie

Op 25 september 2007 kreeg de Provincie Zuid-Holland (PZH) een machtiging tot substitutie door digitalisering. De coördinerende kracht bij de provincie Zuid-Holland, Theo Knops, legt uit wat erbij kwam kijken om de machtiging in de wacht te slepen.

Waarom wilde de provincie substitutie?
“Drie jaar geleden is Zuid-Holland de weg ingeslagen van het digitale werken en gestart met het project ‘de Digitale Route’. Een jaar geleden zijn we begonnen met scannen. De gescande fysieke stukken worden op nummervolgorde opgeslagen en niet langer binnen de organisatie verspreid. Feitelijk is het daardoor onnodig papier nog te bewaren, er zijn immers uitstekende digitale replica’s.”

Hoe ben je het traject voor de verkrijging van de machtiging voor substitutie ingegaan?
“We zijn begonnen met een algemene verkenning en hebben ons oor te luisteren gelegd bij onder andere het ministerie van Binnenlandse Zaken, die al een machtiging tot substitutie heeft. Daarnaast hebben we een gesprek gehad bij het Nationaal Archief. Daaruit bleek dat een audit door een externe partij rondom het documentmanagement een vereiste zou zijn, evenals het feit dat A0-kaarten voor bijvoorbeeld bestemmingsplannen op 300 DPI en in kleur gescand zouden moeten worden. We voelden direct aan dat het NA ook zoekende is en het lastig vindt om beleidsregels hiervoor op te stellen. De provincie lag sowieso al apart, omdat nog niet eerder een lagere overheid substitutie aan wilde vragen en dat niet alleen voor een enkel proces, maar voor alle processen. Dus naast beleid ook voor vergunningen, ruimtelijke plannen, nieuwbouw van infrastructuur enzovoorts.”

Hoezo is het lastig voor het Nationaal Archief om beleidsregels op te stellen?
“Digitaal duurzaam betekent nogal wat. De technische inrichting moet zo zijn dat op de lange termijn geen informatieverlies optreedt. De opslag van een image van een document is geen probleem en is duurzaam te regelen. Het probleem is, hoe houd je de metagegevens waaronder de OCR-gegevens* gekoppeld aan je image. Het Nationaal Archief begeeft zich hiermee op voor Nederland onontgonnen gebied en moest nieuwe beleidsregels bedenken, die als handvat gaan gelden voor een handboek digitalisering.”

Voor meer informatie kunt u het gehele artikel downloaden

Provincie Zuid-Holland krijgt substitutie

Op 25 september 2007 kreeg de Provincie Zuid-Holland (PZH) een machtiging tot substitutie door digitalisering. De coördinerende kracht bij de provincie Zuid-Holland, Theo Knops, legt uit wat erbij kwam kijken om de machtiging in de wacht te slepen.

Waarom wilde de provincie substitutie?
“Drie jaar geleden is Zuid-Holland de weg ingeslagen van het digitale werken en gestart met het project ‘de Digitale Route’. Een jaar geleden zijn we begonnen met scannen. De gescande fysieke stukken worden op nummervolgorde opgeslagen en niet langer binnen de organisatie verspreid. Feitelijk is het daardoor onnodig papier nog te bewaren, er zijn immers uitstekende digitale replica’s.”

Hoe ben je het traject voor de verkrijging van de machtiging voor substitutie ingegaan?
“We zijn begonnen met een algemene verkenning en hebben ons oor te luisteren gelegd bij onder andere het ministerie van Binnenlandse Zaken, die al een machtiging tot substitutie heeft. Daarnaast hebben we een gesprek gehad bij het Nationaal Archief. Daaruit bleek dat een audit door een externe partij rondom het documentmanagement een vereiste zou zijn, evenals het feit dat A0-kaarten voor bijvoorbeeld bestemmingsplannen op 300 DPI en in kleur gescand zouden moeten worden. We voelden direct aan dat het NA ook zoekende is en het lastig vindt om beleidsregels hiervoor op te stellen. De provincie lag sowieso al apart, omdat nog niet eerder een lagere overheid substitutie aan wilde vragen en dat niet alleen voor een enkel proces, maar voor alle processen. Dus naast beleid ook voor vergunningen, ruimtelijke plannen, nieuwbouw van infrastructuur enzovoorts.”

Hoezo is het lastig voor het Nationaal Archief om beleidsregels op te stellen?
“Digitaal duurzaam betekent nogal wat. De technische inrichting moet zo zijn dat op de lange termijn geen informatieverlies optreedt. De opslag van een image van een document is geen probleem en is duurzaam te regelen. Het probleem is, hoe houd je de metagegevens waaronder de OCR-gegevens* gekoppeld aan je image. Het Nationaal Archief begeeft zich hiermee op voor Nederland onontgonnen gebied en moest nieuwe beleidsregels bedenken, die als handvat gaan gelden voor een handboek digitalisering.”

Voor meer informatie kunt u het gehele artikel downloaden