Digitalisering gegevens bij gemeenten: praktijkcases

Digitalisering gegevens bij gemeenten: praktijkcases

Willem Broekhuis is begaan met zijn vakgebied. In het dagelijks leven is hij hoofd documentaire informatievoorziening bij het Erasmus MC. En ook thuis hanteert hij zelfs het Nederlands Normblad om zijn uitgebreide cd-collectie te alfabetiseren. Het verkrijgen van een machtiging om over te gaan tot substitutie, is nooit een sinecure. Voor de bestuursarchieven van het Erasmus MC verliep dit toch relatief soepel. Het geheim van dit succes? Open samenwerking en nauw overleg vooraf met de inspectie.

Willem Broekhuis is begaan met zijn vakgebied. In het dagelijks leven is hij hoofd documentaire informatievoorziening bij het Erasmus MC. En ook thuis hanteert hij zelfs het Nederlands Normblad om zijn uitgebreide cd-collectie te alfabetiseren. Het verkrijgen van een machtiging om over te gaan tot substitutie, is nooit een sinecure. Voor de bestuursarchieven van het Erasmus MC verliep dit toch relatief soepel. Het geheim van dit succes? Open samenwerking en nauw overleg vooraf met de inspectie.

De gemeente Doetinchem heeft informatiebeveiliging hoog op de agenda staan en kijkt daarbij verder dan de verplichte audits alleen. In haar laatste risicoanalyse heeft de Achterhoekste gemeente bijvoorbeeld ook het digitale werken meegenomen. Een thema dat voor sommige onderdelen bij de gemeente tegelijk met de verhuizing naar het gerenoveerde stadhuis wordt ingevoerd. Françoise van den Ham, teamleider Informatiemanagement bij de (staf)afdeling Services: “Door proactief over informatiebeveiliging na te denken, krijg je realistischere plannen en voorkom je dat je achter de feiten aanloopt.”

De gemeente Doetinchem heeft informatiebeveiliging hoog op de agenda staan en kijkt daarbij verder dan de verplichte audits alleen. In haar laatste risicoanalyse heeft de Achterhoekste gemeente bijvoorbeeld ook het digitale werken meegenomen. Een thema dat voor sommige onderdelen bij de gemeente tegelijk met de verhuizing naar het gerenoveerde stadhuis wordt ingevoerd. Françoise van den Ham, teamleider Informatiemanagement bij de (staf)afdeling Services: “Door proactief over informatiebeveiliging na te denken, krijg je realistischere plannen en voorkom je dat je achter de feiten aanloopt.”

Mensen die leiding geven aan een organisatie of een deel daarvan, willen over informatie beschikken om te kunnen sturen. Inzicht in de stand van zaken om beslissingen te nemen. De informatie moet dan niet versnipperd zijn in de organisatie, maar via één systeem compleet en raadpleegbaar zijn. In het geval van de gemeente Zoetermeer heeft de vraag hiernaar geleid tot het nieuwe Contractbeheersysteem. Volgens Alex Lambregts, directeur van de hoofdafdeling Bestuur, past de invoering van het systeem in de bestuursstrategie om kosten te beheersen.

Mensen die leiding geven aan een organisatie of een deel daarvan, willen over informatie beschikken om te kunnen sturen. Inzicht in de stand van zaken om beslissingen te nemen. De informatie moet dan niet versnipperd zijn in de organisatie, maar via één systeem compleet en raadpleegbaar zijn. In het geval van de gemeente Zoetermeer heeft de vraag hiernaar geleid tot het nieuwe Contractbeheersysteem. Volgens Alex Lambregts, directeur van de hoofdafdeling Bestuur, past de invoering van het systeem in de bestuursstrategie om kosten te beheersen.

De subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ heeft gevolgen voor de informatieplannen bij enkele erfgoedinstellingen. Het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) heeft door de subsidieregeling niet alleen een informatieplan opgesteld, maar heeft tevens een aanvraag tot een ontwikkelingsproject gedaan. Het positieve resultaat is, dat het CBG hiermee een onlineprogramma Stamboom Nederland heeft kunnen ontwikkelen. Lees over de totstandkoming van het digitaliseringsproject van deze persoonsgegevensbeheer organisatie.

De subsidieregeling ‘Digitaliseren met beleid’ heeft gevolgen voor de informatieplannen bij enkele erfgoedinstellingen. Het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) heeft door de subsidieregeling niet alleen een informatieplan opgesteld, maar heeft tevens een aanvraag tot een ontwikkelingsproject gedaan. Het positieve resultaat is, dat het CBG hiermee een onlineprogramma Stamboom Nederland heeft kunnen ontwikkelen. Lees over de totstandkoming van het digitaliseringsproject van deze persoonsgegevensbeheer organisatie.

In oktober 2009 realiseerde de gemeente Schiedam een koppeling tussen de vakapplicatie voor bezwaar
Octopus Awb en een nieuwe document managementomgeving. Het resultaat is toegenomen effi ciency
voor het team Juridische Zaken en een forse vermindering van de werkdruk bij het team DIV. Maar de
grootste winst: voortaan heeft iedere – geautoriseerde – medewerker inzage in de status en voortgang
van bezwaarprocedures.

In oktober 2009 realiseerde de gemeente Schiedam een koppeling tussen de vakapplicatie voor bezwaar
Octopus Awb en een nieuwe document managementomgeving. Het resultaat is toegenomen effi ciency
voor het team Juridische Zaken en een forse vermindering van de werkdruk bij het team DIV. Maar de
grootste winst: voortaan heeft iedere – geautoriseerde – medewerker inzage in de status en voortgang
van bezwaarprocedures.

‘Ruim tweederde van de hoogopgeleiden in Nederland heeft een profiel op de populaire netwerksite LinkedIn’ kopt het ANP eind maart op haar website. Een conclusie die de beide senior ICT-engineers Menno de Vries en Jeroen de Jong van de gemeente ’s-Hertogenbosch niet vreemd in de oren zal klinken. Zij waren vorig jaar de initiatiefnemers voor het opzetten van een aparte gebruikersgroep op LinkedIn voor de applicatie Key2Datadistributie van Centric.

‘Ruim tweederde van de hoogopgeleiden in Nederland heeft een profiel op de populaire netwerksite LinkedIn’ kopt het ANP eind maart op haar website. Een conclusie die de beide senior ICT-engineers Menno de Vries en Jeroen de Jong van de gemeente ’s-Hertogenbosch niet vreemd in de oren zal klinken. Zij waren vorig jaar de initiatiefnemers voor het opzetten van een aparte gebruikersgroep op LinkedIn voor de applicatie Key2Datadistributie van Centric.

Wereldwijd circuleren duizenden verschillende paspoorten en identiteitskaarten. Het is voor vakmensen en documentenexperts haast onmogelijk al die identiteitsdocumenten te herkennen en controleren op echtheid. Volgens statistieken van de overheid veroorzaakt een vervalst paspoort gemiddeld zo’n dertigduizend euro maatschappelijke schade. Hoe kan een gemeente dit voorkomen? De gemeente Den Haag vond een oplossing en koos voor een systeem met een snelle en betrouwbare identiteitscontrole.

Wereldwijd circuleren duizenden verschillende paspoorten en identiteitskaarten. Het is voor vakmensen en documentenexperts haast onmogelijk al die identiteitsdocumenten te herkennen en controleren op echtheid. Volgens statistieken van de overheid veroorzaakt een vervalst paspoort gemiddeld zo’n dertigduizend euro maatschappelijke schade. Hoe kan een gemeente dit voorkomen? De gemeente Den Haag vond een oplossing en koos voor een systeem met een snelle en betrouwbare identiteitscontrole.

Veel gemeentelijke organisaties worstelen met eenzelfde probleem: in de aanloop naar zaaksgewijs werken worden documentstromen gedigitaliseerd. Als een zaak is afgehandeld, dient de uitgaande brief te worden gefiatteerd door een leidinggevende. Maar daarvoor is de afbeelding van een gescande handtekening niet voldoende. Het gebruik van de geavanceerde digitale handtekening voorziet niet alleen in borging van de procedure, het stelt ook derden in staat de authenticiteit van een document te controleren.

Gemeente Hengelo kiest voor het gebruik van de geavanceerde digitale handtekening. Hiermee waarborgt de gemeente de authenticiteit van digitale documenten, met name in de toekomst als uitgaande correspondentie aan de burger elektronisch wordt aangeboden. Bijzonder is dat Hengelo hiervoor als eerste gemeente gebruik maakt van een directe koppeling tussen CORSA en de e-dienstverlening Gemnet.

Veel gemeentelijke organisaties worstelen met eenzelfde probleem: in de aanloop naar zaaksgewijs werken worden documentstromen gedigitaliseerd. Als een zaak is afgehandeld, dient de uitgaande brief te worden gefiatteerd door een leidinggevende. Maar daarvoor is de afbeelding van een gescande handtekening niet voldoende. Het gebruik van de geavanceerde digitale handtekening voorziet niet alleen in borging van de procedure, het stelt ook derden in staat de authenticiteit van een document te controleren.

Gemeente Hengelo kiest voor het gebruik van de geavanceerde digitale handtekening. Hiermee waarborgt de gemeente de authenticiteit van digitale documenten, met name in de toekomst als uitgaande correspondentie aan de burger elektronisch wordt aangeboden. Bijzonder is dat Hengelo hiervoor als eerste gemeente gebruik maakt van een directe koppeling tussen CORSA en de e-dienstverlening Gemnet.

Dit boekje gaat specifiek in op digitaliseringstrajecten in de praktijk. Drie vragen staan in dit boekje centraal:

• Welke valkuilen onderkennen de projectleiders uit de praktijk?
• Wie bepaalt er nu eigenlijk wat er moet gebeuren?
• Hoe maak je een digitaliseringsproject van ‘de organisatie’?

Een drietal projectleiders komen aan het woord en delen hun dilemma’s. Lees verder over digitalisering bij de bestuursdienst Rotterdam en de implementatie van workflowmanagement bij de gemeente Schiedam.

Dit boekje gaat specifiek in op digitaliseringstrajecten in de praktijk. Drie vragen staan in dit boekje centraal:

• Welke valkuilen onderkennen de projectleiders uit de praktijk?
• Wie bepaalt er nu eigenlijk wat er moet gebeuren?
• Hoe maak je een digitaliseringsproject van ‘de organisatie’?

Een drietal projectleiders komen aan het woord en delen hun dilemma’s. Lees verder over digitalisering bij de bestuursdienst Rotterdam en de implementatie van workflowmanagement bij de gemeente Schiedam.