Gegevens Digitaliseren bij Gemeenten

Gegevens Digitaliseren bij Gemeenten

Zoals veel overheidsorganisaties heeft ook Reimerswaal de ambitie om de dienstverlening aan de burger te professionaliseren. De gemeente volgt daarbij wel een eigen koers. Beleidsmedewerker Jan de Blaaij legt in het artikel ‘Zwemlessen in de Ruimte’ uit hoe Reimerswaal haar gegevensbeheer heeft gedigitaliseerd en wat er nog moet gebeuren.

Zoals veel overheidsorganisaties heeft ook Reimerswaal de ambitie om de dienstverlening aan de burger te professionaliseren. De gemeente volgt daarbij wel een eigen koers. Beleidsmedewerker Jan de Blaaij legt in het artikel ‘Zwemlessen in de Ruimte’ uit hoe Reimerswaal haar gegevensbeheer heeft gedigitaliseerd en wat er nog moet gebeuren.

De eenheid Informatievoorziening van Zoetermeer bestaat uit vijf teams, waarvan DIV de grootste is. De andere teams zijn van het gemeentearchief, de bibliotheek, functioneel beheer en Inet. De eenheid is de spil in het transitieproces van een papieren documentenomgeving naar een digitale informatiehuishouding. Maar hoe is het gesteld met de eenheid binnen de eenheid?

Het artikel ‘Je denkt dat je dezelfde taal spreekt’ belicht de interne aspecten van het transitieproces. Manager Rita de Bruijckere organiseerde interne workshops om het vertrekpunt – de beoogde eenheid – te bepalen. De subdivisies bleken van kernbegrippen verschillende definities te hanteren. Ook was de beleving van de positionering van de eenheid anders. Lees erover in het volledige artikel.

De eenheid Informatievoorziening van Zoetermeer bestaat uit vijf teams, waarvan DIV de grootste is. De andere teams zijn van het gemeentearchief, de bibliotheek, functioneel beheer en Inet. De eenheid is de spil in het transitieproces van een papieren documentenomgeving naar een digitale informatiehuishouding. Maar hoe is het gesteld met de eenheid binnen de eenheid?

Het artikel ‘Je denkt dat je dezelfde taal spreekt’ belicht de interne aspecten van het transitieproces. Manager Rita de Bruijckere organiseerde interne workshops om het vertrekpunt – de beoogde eenheid – te bepalen. De subdivisies bleken van kernbegrippen verschillende definities te hanteren. Ook was de beleving van de positionering van de eenheid anders. Lees erover in het volledige artikel.

Het Nieuwe Werken vereist een werkplek onafhankelijke toegang tot de benodigde hr-gegevens. Een digitaal personeelsdossier is een steeds grotere eis. Digitaal werken maakt processen, waaronder HRM, efficiënter en optimaliseert deze.

In de sheets van deze presentatie wordt stilgestaan bij het digitale personeelsdossier in deze tijd van Het Nieuwe Werken. Lees over de voorwaarden en bewaartermijnen van een dergelijk dossier en zie welke processen nog meer geoptimaliseerd worden mb.v. digitale personeelsdossiers.

Het Nieuwe Werken vereist een werkplek onafhankelijke toegang tot de benodigde hr-gegevens. Een digitaal personeelsdossier is een steeds grotere eis. Digitaal werken maakt processen, waaronder HRM, efficiënter en optimaliseert deze.

In de sheets van deze presentatie wordt stilgestaan bij het digitale personeelsdossier in deze tijd van Het Nieuwe Werken. Lees over de voorwaarden en bewaartermijnen van een dergelijk dossier en zie welke processen nog meer geoptimaliseerd worden mb.v. digitale personeelsdossiers.

Rodin is de afkorting voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Het Rodin project is tot stand gekomen naar aanleiding van de Nieuwe Archiefregeling. Met Rodin beschikken organisaties over een checklist, waarmee een 0-meting over de digitale beheersomgeving in de organisatie gemaakt kan worden. In dit artikel leest u een interview met twee vertegenwoordigers die Rodin mee ontwikkelden.

Rodin is de afkorting voor Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. Het Rodin project is tot stand gekomen naar aanleiding van de Nieuwe Archiefregeling. Met Rodin beschikken organisaties over een checklist, waarmee een 0-meting over de digitale beheersomgeving in de organisatie gemaakt kan worden. In dit artikel leest u een interview met twee vertegenwoordigers die Rodin mee ontwikkelden.

Gouden bergen worden beloofd maar in de praktijk kent de invoer van een Document Management Systeem (DMS) wat meer obstakels. Zo werkt het niet altijd goed samen met andere applicaties, is het traag en werkt bijvoorbeeld de zoekfunctie niet optimaal. Dit artikel beschrijft 7 zondes die een succesvolle implementatie van een DMS in de weg kunnen staan.

Gouden bergen worden beloofd maar in de praktijk kent de invoer van een Document Management Systeem (DMS) wat meer obstakels. Zo werkt het niet altijd goed samen met andere applicaties, is het traag en werkt bijvoorbeeld de zoekfunctie niet optimaal. Dit artikel beschrijft 7 zondes die een succesvolle implementatie van een DMS in de weg kunnen staan.

Digitaal werken kan processen in de gehele organisatie efficiënter maken en optimaliseren. Zo
ook de Human Resources Management processen. Processen rond instroom, doorstroom en uitstroom bijvoorbeeld. Van werving en selectie tot beoordeling van medewerkers en administratieve werkzaamheden als het beheren van personeelsdossiers. In dit kader wordt vaak gesproken over e-HRM.

Lees in dit artikel over de digitalisering van personeelsdossiers en ontvang antwoord op de volgende vragen:

1. Wat is e-HRM?
2. Gaan we de huidige papieren dossiers digitaliseren (backlog scanning) of starten we met een ‘leeg’ digitaal dossier?
3. Welke autorisatiestructuur kiezen we?
4. Wat zijn de archiefregels?

Digitaal werken kan processen in de gehele organisatie efficiënter maken en optimaliseren. Zo
ook de Human Resources Management processen. Processen rond instroom, doorstroom en uitstroom bijvoorbeeld. Van werving en selectie tot beoordeling van medewerkers en administratieve werkzaamheden als het beheren van personeelsdossiers. In dit kader wordt vaak gesproken over e-HRM.

Lees in dit artikel over de digitalisering van personeelsdossiers en ontvang antwoord op de volgende vragen:

1. Wat is e-HRM?
2. Gaan we de huidige papieren dossiers digitaliseren (backlog scanning) of starten we met een ‘leeg’ digitaal dossier?
3. Welke autorisatiestructuur kiezen we?
4. Wat zijn de archiefregels?

Doordacht digitaliseren betekent differentiëren. En wel naar soorten werkprocessen. Er zijn binnen overheidsorganisaties minimaal drie soorten processen. Daarvoor zijn ook minimaal drie digitaliseringvarianten nodig. Dat betoogt Dick de Maa in het artikel “Digitaliseren doe je in 3-en” op grond van enkele recente ervaringen in adviestrajecten. Daaruit volgt dat het niet verstandig is om uit te gaan van één aanpak en één systeem voor alle documenten en processen in de organisatie. Er is minimaal onderscheid nodig tussen oplossingen voor beleids- en bestuursprocessen, voor projecten en voor productieprocessen in het kader van de publieke dienstverlening.

Een bijdrage van: Doxis Informatiemanagers.

Doordacht digitaliseren betekent differentiëren. En wel naar soorten werkprocessen. Er zijn binnen overheidsorganisaties minimaal drie soorten processen. Daarvoor zijn ook minimaal drie digitaliseringvarianten nodig. Dat betoogt Dick de Maa in het artikel “Digitaliseren doe je in 3-en” op grond van enkele recente ervaringen in adviestrajecten. Daaruit volgt dat het niet verstandig is om uit te gaan van één aanpak en één systeem voor alle documenten en processen in de organisatie. Er is minimaal onderscheid nodig tussen oplossingen voor beleids- en bestuursprocessen, voor projecten en voor productieprocessen in het kader van de publieke dienstverlening.

Een bijdrage van: Doxis Informatiemanagers.

Vaak wordt vanuit DIV geprobeerd om via de implementatie van bijvoorbeeld een documentmanagementsysteem de door DIV gewenste correcte omgang met documenten af te dwingen binnen de primaire processen. Maar dwang en disciplinering vanuit DIV-perspectief zouden wel eens de belangrijkste faalfactoren kunnen vromen voor digitaliseringprojecten. Daarover meer in het artikel “Digitaliseren? Durf te differentiëren!”

Vaak wordt vanuit DIV geprobeerd om via de implementatie van bijvoorbeeld een documentmanagementsysteem de door DIV gewenste correcte omgang met documenten af te dwingen binnen de primaire processen. Maar dwang en disciplinering vanuit DIV-perspectief zouden wel eens de belangrijkste faalfactoren kunnen vromen voor digitaliseringprojecten. Daarover meer in het artikel “Digitaliseren? Durf te differentiëren!”