Vanuit een integrale visie op zaakgericht werken helpt BCT overheden bij het uitstippelen en uitvoeren van hun traject naar zaakgericht werken om zo de gewenste resultaten te bereiken. De essentie van deze visie is dat de kwaliteit van zaakgericht werken - en daarmee ook de kwaliteit van de inbreng - aan vier behoeften kan worden getoetst: uniformiteit, verantwoording, compleetheid van informatie en resultaatgerichtheid. In dit document licht BCT haar visie nader toe.
Lees verder over de visie op zaakgericht werken van BCT...

Vanuit een integrale visie op zaakgericht werken helpt BCT overheden bij het uitstippelen en uitvoeren van hun traject naar zaakgericht werken om zo de gewenste resultaten te bereiken. De essentie van deze visie is dat de kwaliteit van zaakgericht werken - en daarmee ook de kwaliteit van de inbreng - aan vier behoeften kan worden getoetst: uniformiteit, verantwoording, compleetheid van informatie en resultaatgerichtheid. In dit document licht BCT haar visie nader toe.
Lees verder over de visie op zaakgericht werken van BCT...

Het doel van het zaakinformatiesysteem (verder afgekort: ZIS) is Het op één plaats bij elkaar brengen van unieke zaak- en daaraan gerelateerde klant- en statusgegevens, en het daarmee (over de grenzen van afdelingen én alle gemeentelijke applicaties heen) t.b.v. zowel interne als externe klanten inzicht kunnen geven in de doorlooptijd van afhandeling van de zaak en daarmee ook in de kwaliteit van uitvoer van het proces.

De belangrijkste organisatorische randvoorwaarden voor realisatie van een ZIS zijn:

• Het eenduidig benoemen van alle in de organisatie voorkomende zaaktypen;
• Het, generiek dan wel specifiek per zaaktype, benoemen van de procesgegevens waar men gemeentebreed en t.b.v. de externe klanten gemakkelijk, via een uniforme gebruikersschil (userinterface), toegang toe wil hebben.

Lees de definitie van het "volgend zaakinformatiesysteem".

Digitale dienstverlening wordt dan de integratie tussen het frontoffice en backoffice via een nieuwe laag in de organisatie, het midoffice. Centraal in dit midoffice staat het Zakenmagazijn. Dit Zakenmagazijn creëert de mogelijkheid om 24 uur per dag en 7 dagen per week de statussen te kunnen raadplegen van lopende en historische aanvragen van die burgers en bedrijven richting de overheid. Dus ook op momenten dat de overheidskantoren gesloten zijn, worden systemen via een back-up veilig gesteld zonder door de traditionele kantoortijden te worden beperkt. Door deze nieuwe werkwijze raakt de invoering van de digitale dienstverlening niet alleen de burgers en bedrijven, maar zeker ook de medewerkers, beleidsmakers, beleidsuitvoerders en ‘last-but-not-least’ de software toepassingen in de organisatie. Bij deze software toepassingen moet gedacht worden aan functionaliteiten, zoals de website, het CRM-systeem, Document Management systemen, maar ook de procedureel gerichte systemen zoals workflow systemen, geo systemen en basisregisters.

Natuurlijk ontstaan door de invoering van digitale dienstverlening ook nieuwe begrippen. Denk hierbij aan het KCC (Klant Contact Centrum), e-formulieren, proces orkestratie, brokers, zaaktransacties, etc. In deze whitepaper zullen deze begrippen niet alleen aan de orde komen, maar ook in hun context worden geplaatst.

Digitale dienstverlening wordt dan de integratie tussen het frontoffice en backoffice via een nieuwe laag in de organisatie, het midoffice. Centraal in dit midoffice staat het Zakenmagazijn. Dit Zakenmagazijn creëert de mogelijkheid om 24 uur per dag en 7 dagen per week de statussen te kunnen raadplegen van lopende en historische aanvragen van die burgers en bedrijven richting de overheid. Dus ook op momenten dat de overheidskantoren gesloten zijn, worden systemen via een back-up veilig gesteld zonder door de traditionele kantoortijden te worden beperkt. Door deze nieuwe werkwijze raakt de invoering van de digitale dienstverlening niet alleen de burgers en bedrijven, maar zeker ook de medewerkers, beleidsmakers, beleidsuitvoerders en ‘last-but-not-least’ de software toepassingen in de organisatie. Bij deze software toepassingen moet gedacht worden aan functionaliteiten, zoals de website, het CRM-systeem, Document Management systemen, maar ook de procedureel gerichte systemen zoals workflow systemen, geo systemen en basisregisters.

Natuurlijk ontstaan door de invoering van digitale dienstverlening ook nieuwe begrippen. Denk hierbij aan het KCC (Klant Contact Centrum), e-formulieren, proces orkestratie, brokers, zaaktransacties, etc. In deze whitepaper zullen deze begrippen niet alleen aan de orde komen, maar ook in hun context worden geplaatst.

Via het zakenmagazijn kunnen burgers en/of bedrijven 24 uur per dag - 7 dagen per week bij de provincie Zeeland, diensten en producten per internet kunnen opvragen. Speciaal daarbij is, dat de provincie tevens gebruik maakt van een zogenaamde documentcontainer. Met een tijd- en plaatsonafhankelijke toegang tot de productencatalogus is de provincie Zeeland hard op weg naar het e-Government van de toekomst.

Dit zakenmagazijn moet je zien als een administratieve vergaarbak van alle processen die burgers en bedrijven met de provincie starten. Het administreert alle communicatie rondom een zaak en kent daarbij vele zaaktypes (overeenkomstig producten uit de productencatalogus). Met het zakenmagazijn kan een zaak aangemaakt worden en een status opgevraagd , gemuteerd of geannuleerd worden.

Daarna moet onder meer de wettelijk verplichte bekendmakingen op het internet ontsloten worden via een zogenaamde documentcontainer. Hierin is alle archiefinformatie voor dergelijke publicaties verzameld, zoals bijvoorbeeld milieuvergunningen.

Daarop volgt uitbreiding van het Midoffice met een gegevensmagazijn. Dan kan de burger of een bedrijf, na authentificatie met DigiD, het gegevensmagazijn 24 uur per dag gebruiken als vraagbaak, om bijvoorbeeld e-formulieren in te vullen of een kopie bij Basisregisters op te vragen.