Waarom er in de gemeente een midoffice nodig is
Voor de realisatie van het concept dat er één overzicht voor alle lopende zaken en er de dienstverlening is dat de burger gelijk een antwoord op vragen en zaken gegeven kan worden, is een midoffice een keiharde randvoorwaarde. Een midoffice brengt allerlei gegevens bij elkaar en maakt daarmee het volgende mogelijk:

• Een proces kan daardoor via de website worden gestart of gevolgd, ook buiten kantooruren. Via de PIP (Persoonlijke InternetPagina) oftewel: www.mijn.gemeentexyz.nl.
• Vanuit het gemeentelijke KCC, callcentre, Antwoord-concept (of vergelijkbaar) kan ook direct informatie over lopende zaken worden opgevraagd, zonder daarvoor allerlei backoffice-applicaties naast en door elkaar te hoeven raadplegen.
• Alle medewerkers van de gemeente hebben altijd, via het eigen intranet, toegang tot alle bij elkaar gebrachte (geo- en zaakgerelateerde) gegevens, los van de applicatie waarmee het proces van afhandeling wordt ondersteund.

Uit welke componenten dat midoffice bestaat
Een midoffice moet worden gevuld met gegevens vanuit verschillende bronnen en applicaties. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt in vier grote componenten:

• Vulling van het gegevensmagazijn met aan elkaar gekoppelde data
• Vulling van het zakenmagazijn met aan elkaar gekoppelde zaakgegevens over alle lopende zaken c.q. zaakdossiers
• Verdere inrichting van de gegevensmakelaar die nodig is voor het op de juiste plek bezorgen van al deze gegevens
• Het ontwerp voor één digitaal werkbakje voor alle medewerkers van de gemeente, van waaruit de digitale afhandeling van processen op een uniforme manier kan worden geregisseerd.

Te nemen stappen
Het tempo van realisatie van de midoffice volgt het ambitieniveau op het gebied van dienstverlening/KCC. Het is belangrijk om keuzes te maken bij welke processen of kanalen te beginnen. Om zo, goed verankerd in de visie van de eigen gemeentelijke organisatie op dienstverlening, geleidelijk te werken aan een steeds beter overzicht over de processen en het steeds meer en sneller kunnen geven van antwoorden.

Het advies luidt daarom ook om onder regie ván en in samenspraak mét het KCC-project een ‘Implementatiestrategie Midoffice’ op te stellen. In deze rapportage zijn hiervoor al enkele uitgangspunten geformuleerd die verder zouden kunnen worden uitgewerkt. Het gaat daarbij om bijvoorbeeld de keus om kanaal voor kanaal of proces voor proces het concept van (digitale) dienstverlening (en daarmee dus de midoffice) verder vorm te geven.

Bepaal de hoofdkoers
Stel eerst een implementatiestrategie op hoofdlijnen op en gebruik daarbij uitgangspunten en randvoorwaarden beschreven vanuit de optiek van dienstverlening (zoals eventueel reeds verwoord als onderdeel van het KCC-concept).

Richt een projectorganisatie in
Gebruik het Project KCC daarmee als kapstok voor een viertal uitvoerende deelprojecten (zie de hiervoor genoemde 4 hoofdcomponenten)

Stel per deelproject een plan van aanpak op
De vastgestelde implementatiestrategie kan nu door de vier deelprojectleiders verder uit worden gewerkt in een praktisch plan van aanpak. Hierin worden alle vervolgstappen voor de periode van (nu eerst) 3 jaar beschreven.
Bij het opstellen van deze plannen van aanpak kan worden voortgeborduurd op de adviezen die in de verschillende paragrafen van deze rapportage worden genoemd.