Wat is ECM?
ECM: Enterprise Content Management. Het is één van die termen die steeds weer opduikt. Wat betekent het eigenlijk?
ECM is een containerbegrip dat de verschillende applicaties en strategieën omvat waarmee ongestructureerde informatie binnen een organisatie afgevangen (captured), opgeslagen, beheerd, bewaard en teruggevonden kan worden. Dé trend: verschillende strategieën en applicaties bij elkaar brengen in één platform, waardoor grenzen (bijvoorbeeld tussen afdelingen) vervagen. ECM-platforms helpen organisaties en hun medewerkers om hun werk steeds beter en gemakkelijker te doen.
Een voorbeeld van een goed werkend ECM-platform is MOSS2007 (of SharePoint 2007), waar mensen plaatsonafhankelijk gezamenlijk werken op een kennisplatform. Het biedt gedeelde werkruimten (met bijvoorbeeld agenda’s, wiki’s, documentbibliotheken), maar ook workflow- en recordmanagementfuncties.
Behoefte aan ECM
Organisaties hebben de behoefte om documenten adequaat te beheren, zodat werkprocessen optimaal verlopen en verantwoording kan worden afgelegd:
-
organisaties hebben behoefte aan gestructureerd informatiebeheer dat de bedrijfsvoering ondersteunt;
-
professionals hebben de behoefte om samen met collega’s te werken aan een project en samen nieuwe ideeën te ontwikkelen. En dat willen ze ongehinderd door bureaucratie doen, en…
-
door snel en persoonlijk met elkaar te communiceren.
