De gemeente Beek wil binnen de organisatie zo efficiënt mogelijk kennis delen. Om informatie centraal voor iedereen te ontsluiten, gebruiken ze sinds 2007 een digitaal archief- en kennissysteem. Eerst alleen voor het digitaliseren van inkomende en uitgaande poststromen. Later ook als raadsinformatiesysteem en om specifieke en generieke workflowprocessen te digitaliseren (o.a. Bestuurlijke Besluitvorming en de meldingenregistratie). In 2010 werd het systeem uitgebreid tot zaaksysteem voor tien zaaktypen. Een jaar later kwamen hier werkprocessen bij: Onder andere de koppeling op document- en zaakniveau met een backoffice applicatie voor omgevingsvergunningen en het digitaliseren van de facturenstroom.

De gemeente Beek wil binnen de organisatie zo efficiënt mogelijk kennis delen. Om informatie centraal voor iedereen te ontsluiten, gebruiken ze sinds 2007 een digitaal archief- en kennissysteem. Eerst alleen voor het digitaliseren van inkomende en uitgaande poststromen. Later ook als raadsinformatiesysteem en om specifieke en generieke workflowprocessen te digitaliseren (o.a. Bestuurlijke Besluitvorming en de meldingenregistratie). In 2010 werd het systeem uitgebreid tot zaaksysteem voor tien zaaktypen. Een jaar later kwamen hier werkprocessen bij: Onder andere de koppeling op document- en zaakniveau met een backoffice applicatie voor omgevingsvergunningen en het digitaliseren van de facturenstroom.

Mensen die leiding geven aan een organisatie of een deel daarvan, willen over informatie beschikken om te kunnen sturen. Inzicht in de stand van zaken om beslissingen te nemen. De informatie moet dan niet versnipperd zijn in de organisatie, maar via één systeem compleet en raadpleegbaar zijn. In het geval van de gemeente Zoetermeer heeft de vraag hiernaar geleid tot het nieuwe Contractbeheersysteem. Volgens Alex Lambregts, directeur van de hoofdafdeling Bestuur, past de invoering van het systeem in de bestuursstrategie om kosten te beheersen.

Mensen die leiding geven aan een organisatie of een deel daarvan, willen over informatie beschikken om te kunnen sturen. Inzicht in de stand van zaken om beslissingen te nemen. De informatie moet dan niet versnipperd zijn in de organisatie, maar via één systeem compleet en raadpleegbaar zijn. In het geval van de gemeente Zoetermeer heeft de vraag hiernaar geleid tot het nieuwe Contractbeheersysteem. Volgens Alex Lambregts, directeur van de hoofdafdeling Bestuur, past de invoering van het systeem in de bestuursstrategie om kosten te beheersen.

De Gemeente Neder-Betuwe betrekt eind 2011 een nieuw gemeentehuis, compleet met flexibele kantoorinrichting. Geen kasten, geen papier, maar wel flexwerkplekken dus. Digitaal en zaakgericht werken zijn dan ook twee grote prioriteiten voor de gemeente. In deze case beschrijven medewerkers van de gemeente hoe de overgang in zijn werk gaat en welke technologie het zaakgerichte werken mogelijk maakt.

De volgende onderwerpen komen in deze praktijkcase aan bod:

• Zaaktypecatalogus
• Document Management Systeem
• Nieuwe rol DIV-afdeling
• Gemeentebreed zaakgericht werken
• Creeren van draagvlak

De Gemeente Neder-Betuwe betrekt eind 2011 een nieuw gemeentehuis, compleet met flexibele kantoorinrichting. Geen kasten, geen papier, maar wel flexwerkplekken dus. Digitaal en zaakgericht werken zijn dan ook twee grote prioriteiten voor de gemeente. In deze case beschrijven medewerkers van de gemeente hoe de overgang in zijn werk gaat en welke technologie het zaakgerichte werken mogelijk maakt.

De volgende onderwerpen komen in deze praktijkcase aan bod:

• Zaaktypecatalogus
• Document Management Systeem
• Nieuwe rol DIV-afdeling
• Gemeentebreed zaakgericht werken
• Creeren van draagvlak

Gemeente Weert heeft ruim 49.000 inwoners en ligt in midden-Limburg. Tot 2005 werkte de gemeente nog met een volledig papieren archief. De geplande verhuizing van sector Sociale Zaken naar een nieuw pand was aanleiding om opnieuw na te denken over de gewenste werkwijze. Ook het document managementsysteem (DMS) is hierbij geëvalueerd. De uitkomst was dat het DMS waar de gemeente op dat moment gebruik van maakte, onvoldoende aansloot bij de ambities van de organisatie. Er moest een nieuw systeem komen dat open standaarden ondersteunt en paste binnen de toekomstvisie van de gemeente. Acceptatie door gebruikers was voor de gemeente Weert essentieel en daarom kregen zij een doorslaggevende stem in het aanbestedingstraject.

 

Gemeente Weert heeft ruim 49.000 inwoners en ligt in midden-Limburg. Tot 2005 werkte de gemeente nog met een volledig papieren archief. De geplande verhuizing van sector Sociale Zaken naar een nieuw pand was aanleiding om opnieuw na te denken over de gewenste werkwijze. Ook het document managementsysteem (DMS) is hierbij geëvalueerd. De uitkomst was dat het DMS waar de gemeente op dat moment gebruik van maakte, onvoldoende aansloot bij de ambities van de organisatie. Er moest een nieuw systeem komen dat open standaarden ondersteunt en paste binnen de toekomstvisie van de gemeente. Acceptatie door gebruikers was voor de gemeente Weert essentieel en daarom kregen zij een doorslaggevende stem in het aanbestedingstraject.

 

Gemeente Waddinxveen werkt hard aan de dienstverlening richting de burgers. Hiertoe is o.a. een informatiebeleidsplan opgesteld, een vijfjarenplan dat uit bijna 50 projecten bestaat en jaarlijks wordt aangevuld met nieuwe ontwikkelingen. De implementatie van een document management systeem (DMS) speelt hierin een centrale rol. Joep Lafarre: “Wij zien een DMS als een basisfaciliteit om de bedrijfsvoering te optimaliseren en de informatievoorziening te stroomlijnen.”

Aad Six, Hoofd stafafdeling ondersteuning: “In alles wat wij als gemeente doen leggen wij de nadruk op de kwaliteit. Dus ook bij de implementatie van een DMS. In plaats van alleen te focussen op een einddatum en de techniek, hebben we gekozen voor een benadering waarbij de kwaliteit centraal staat.”

Ondanks de gemaakte stappen blijven er voor de gemeente Waddinxveen nog voldoende uitdagingen over. Zo worden er landelijk regelmatig projecten opgestart waar Waddinxveen als gemeente graag in mee wil. Aad Six: “Met ons DMS hebben we nu een krachtig platform in huis om alle ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer te faciliteren.”

 

Gemeente Waddinxveen werkt hard aan de dienstverlening richting de burgers. Hiertoe is o.a. een informatiebeleidsplan opgesteld, een vijfjarenplan dat uit bijna 50 projecten bestaat en jaarlijks wordt aangevuld met nieuwe ontwikkelingen. De implementatie van een document management systeem (DMS) speelt hierin een centrale rol. Joep Lafarre: “Wij zien een DMS als een basisfaciliteit om de bedrijfsvoering te optimaliseren en de informatievoorziening te stroomlijnen.”

Aad Six, Hoofd stafafdeling ondersteuning: “In alles wat wij als gemeente doen leggen wij de nadruk op de kwaliteit. Dus ook bij de implementatie van een DMS. In plaats van alleen te focussen op een einddatum en de techniek, hebben we gekozen voor een benadering waarbij de kwaliteit centraal staat.”

Ondanks de gemaakte stappen blijven er voor de gemeente Waddinxveen nog voldoende uitdagingen over. Zo worden er landelijk regelmatig projecten opgestart waar Waddinxveen als gemeente graag in mee wil. Aad Six: “Met ons DMS hebben we nu een krachtig platform in huis om alle ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer te faciliteren.”

 

Als de rook rond de millenniumwisseling en de komst van de Euro is opgetrokken maakt de gemeente Tubbergen zich op voor een nieuwe wind in haar ICT-organisatie. “Standaardisatie en integratie” is het credo. 80% van de processen in de organisatie zijn document-gerelateerd en dus wordt er gekozen voor het Document Management Systeem CORSA. Daarna worden workflow-processen ingericht. Momenteel staat CORSA/BESTUUR in de steigers. In januari 2009 gaat de nieuwe module live.

De afdeling Informatievoorziening houdt zich bezig met de ontwikkeling van generieke functies in het informatiesysteem. Met een team van tien medewerkers wordt aan de inrichting van het Document Management Systeem gewerkt. Het geheel moet een eenduidig systeem opleveren voor zowel de burger als de interne organisatie. Naast de techniek moet de administratieve organisatie (opnieuw) worden ingericht. Alle praktijkprocessen worden waar nodig verbeterd. Steenvoorde: “Dit is een groeiproces van jaren. In bijvoorbeeld het project ‘Administratieve Lastenverlichting’ zijn al 30 processen benoemd. We moeten ze eenvoudiger maken of laten vervallen om de administratieve lasten voor burgers en bedrijven te verlichten. Dit geeft weer snellere doorlooptijden van documenten”.

Als de rook rond de millenniumwisseling en de komst van de Euro is opgetrokken maakt de gemeente Tubbergen zich op voor een nieuwe wind in haar ICT-organisatie. “Standaardisatie en integratie” is het credo. 80% van de processen in de organisatie zijn document-gerelateerd en dus wordt er gekozen voor het Document Management Systeem CORSA. Daarna worden workflow-processen ingericht. Momenteel staat CORSA/BESTUUR in de steigers. In januari 2009 gaat de nieuwe module live.

De afdeling Informatievoorziening houdt zich bezig met de ontwikkeling van generieke functies in het informatiesysteem. Met een team van tien medewerkers wordt aan de inrichting van het Document Management Systeem gewerkt. Het geheel moet een eenduidig systeem opleveren voor zowel de burger als de interne organisatie. Naast de techniek moet de administratieve organisatie (opnieuw) worden ingericht. Alle praktijkprocessen worden waar nodig verbeterd. Steenvoorde: “Dit is een groeiproces van jaren. In bijvoorbeeld het project ‘Administratieve Lastenverlichting’ zijn al 30 processen benoemd. We moeten ze eenvoudiger maken of laten vervallen om de administratieve lasten voor burgers en bedrijven te verlichten. Dit geeft weer snellere doorlooptijden van documenten”.

De gemeente Wierden is een gemeente met een duidelijke visie met betrekking tot de toekomst. De gemeente wil actief en zelfbewust zijn. Daarbij is het een gemeente die de kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan. Om de dienstverlening richting de burgers te optimaliseren, worden de interne documentenstromen beheerd met documentmanagementsysteem (DMS) en ontsloten via de gemeentelijke website.

De gemeente Wierden is een gemeente met een duidelijke visie met betrekking tot de toekomst. De gemeente wil actief en zelfbewust zijn. Daarbij is het een gemeente die de kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan. Om de dienstverlening richting de burgers te optimaliseren, worden de interne documentenstromen beheerd met documentmanagementsysteem (DMS) en ontsloten via de gemeentelijke website.

Stadsdeel Amsterdam-Noord realiseert succesvolle implementatie DMS Met zo'n 88.000 inwoners in Amsterdam-Noord de grootste deelgemeente van Amsterdam. In totaal werken er zo'n 670 medewerkers binnen de organisatie. Het delegeren van een groot aantal kerntaken naar het stadsdeel heeft tot gevolg gehad dat de betrokkenheid van de inwoners van Amsterdam-Noord sterk is toegenomen. De gemeente is op deze wijze toegankelijker geworden voor de burger. Dit heeft echter ook gevolgen gehad voor het documentbeheer binnen het stadsdeel. Daarom implementeerde het een document managementsysteem met als doel het digitaal werken te verbeteren en documenten efficiënter te beheren.

 

Stadsdeel Amsterdam-Noord realiseert succesvolle implementatie DMS Met zo'n 88.000 inwoners in Amsterdam-Noord de grootste deelgemeente van Amsterdam. In totaal werken er zo'n 670 medewerkers binnen de organisatie. Het delegeren van een groot aantal kerntaken naar het stadsdeel heeft tot gevolg gehad dat de betrokkenheid van de inwoners van Amsterdam-Noord sterk is toegenomen. De gemeente is op deze wijze toegankelijker geworden voor de burger. Dit heeft echter ook gevolgen gehad voor het documentbeheer binnen het stadsdeel. Daarom implementeerde het een document managementsysteem met als doel het digitaal werken te verbeteren en documenten efficiënter te beheren.