Sinds juni 2009 hebben Nederlandse gemeenten er een nieuw hulpmiddel bij; de Zaaktypencatalogus (ZTC). De ZTC is een lijst met uniform vastgelegde namen van processen die als zaken kunnen worden uitgevoerd en als zaaktypen in een zakenmagazijn kunnen worden geconfigureerd. Deze lijst is door een werkgroep onder leiding van EGEM opgesteld. De Zaaktypencatalogus is vastgesteld als landelijke standaard en maakt onderdeel uit van GEMMA, de GEMeentelijke Model Architectuur. De ZTC biedt een goed vertrekpunt om een start te maken met zaakgewijs werken, maar hoe doe je dat? In dit artikel wordt een aantal handreikingen gedaan.

In de gemeentelijke praktijk bestaan al diverse lijsten, indelingen en ordeningsprincipes. Grote kans dat een gemeente beschikt over een Documentair Structuurplan (DSP) waarmee een overzicht wordt verkregen van de archieven, doorgaans op basis van een documentgerichte ordening. Daarnaast is er een Gemeentelijke Producten Catalogus (GPC) waarin productinformatie voor burgers is opgenomen met de klantvraag als ordeningsprincipe. In het verlengde daarvan zijn er Formulieren die meestal zijn gerubriceerd op basis van de afdeling die de afhandeling verzorgt. Als een gemeente ook haar administratieve organisatie (AO) in kaart heeft gebracht, zijn er procesbeschrijvingen aanwezig die op basis van de organisatiestructuur zijn geordend.
Ook al lijkt het voor de hand liggend, de samenhang tussen deze veelvoud aan lijsten, indelingen en ordeningsprincipes ontbreekt. Dat komt doordat de doelstelling van elk van deze lijsten en indelingen verschilt. Een klantgerichte ordening houdt immers geen rekening met archiefwettelijke logica, of andersom.

In deze paper worden daarom de volgende stappen voor implementatie van de zaaktypencatalogus aangehaald:

• Gezamenlijke doelstelling
• Werkgroep, waarin minimaal de volgende disciplines betrokken moeten worden:
  • DIV: als DSP beheerder het archiefwettelijk geweten
  • Publiekszaken/Webmaster: als GPC beheerder het vraaggericht geweten
  • I&A: als projectleider technische implementatie een cruciale facilitator
• Zorg voor inhoudelijke afstemming
• Plan van Aanpak
• Centraal budget voor verborgen kosten
• Criteria voor externe inhuur

  

Sinds juni 2009 hebben Nederlandse gemeenten er een nieuw hulpmiddel bij; de Zaaktypencatalogus (ZTC). De ZTC is een lijst met uniform vastgelegde namen van processen die als zaken kunnen worden uitgevoerd en als zaaktypen in een zakenmagazijn kunnen worden geconfigureerd. Deze lijst is door een werkgroep onder leiding van EGEM opgesteld. De Zaaktypencatalogus is vastgesteld als landelijke standaard en maakt onderdeel uit van GEMMA, de GEMeentelijke Model Architectuur. De ZTC biedt een goed vertrekpunt om een start te maken met zaakgewijs werken, maar hoe doe je dat? In dit artikel wordt een aantal handreikingen gedaan.

In de gemeentelijke praktijk bestaan al diverse lijsten, indelingen en ordeningsprincipes. Grote kans dat een gemeente beschikt over een Documentair Structuurplan (DSP) waarmee een overzicht wordt verkregen van de archieven, doorgaans op basis van een documentgerichte ordening. Daarnaast is er een Gemeentelijke Producten Catalogus (GPC) waarin productinformatie voor burgers is opgenomen met de klantvraag als ordeningsprincipe. In het verlengde daarvan zijn er Formulieren die meestal zijn gerubriceerd op basis van de afdeling die de afhandeling verzorgt. Als een gemeente ook haar administratieve organisatie (AO) in kaart heeft gebracht, zijn er procesbeschrijvingen aanwezig die op basis van de organisatiestructuur zijn geordend.
Ook al lijkt het voor de hand liggend, de samenhang tussen deze veelvoud aan lijsten, indelingen en ordeningsprincipes ontbreekt. Dat komt doordat de doelstelling van elk van deze lijsten en indelingen verschilt. Een klantgerichte ordening houdt immers geen rekening met archiefwettelijke logica, of andersom.

In deze paper worden daarom de volgende stappen voor implementatie van de zaaktypencatalogus aangehaald:

• Gezamenlijke doelstelling
• Werkgroep, waarin minimaal de volgende disciplines betrokken moeten worden:
  • DIV: als DSP beheerder het archiefwettelijk geweten
  • Publiekszaken/Webmaster: als GPC beheerder het vraaggericht geweten
  • I&A: als projectleider technische implementatie een cruciale facilitator
• Zorg voor inhoudelijke afstemming
• Plan van Aanpak
• Centraal budget voor verborgen kosten
• Criteria voor externe inhuur