Een stappenplan naar duurzaam en verantwoord archiveren - Stap 3

Informatie is een belangrijk middel om processen en zaken snel en efficiënt af te handelen en ook  essentieel in het realiseren van een goede dienstverlening naar burgers en bedrijven. Daarmee ontstaat de uitdaging om al die informatie duurzaam en verantwoord te archiveren en toegankelijk houden. Een helder en actueel archiefbeleid en gebruik van slimme oplossingen die ondersteunen bij het blijven voldoen aan wet- en regelgeving, helpen om te voorkomen dat duurzame en verantwoorde archivering onevenredig veel resources kost. 

Het stappenplan uitgewerkt in 4 blogartikelen

In een viertal blogartikelen, waarvan dit de eerste is, werk ik stapsgewijs toe naar een situatie waarin duurzaam en verantwoord archiveren geen noodzakelijk kwaad is, maar kansen biedt om ook aan het eind van de keten de waarde van informatie voor heden en toekomst te borgen. Het totale stappenplan (en meer) is gebundeld in ons e-book: Stop het digitale geheugenlek.

De stappen:

Stap 1: Basis op orde – creëren van awareness bij het bestuur en het in lijn brengen van het niveau van digitalisering met de digitale ambities van de organisatie.
Stap 2: Monitoring archiefproces - inzoomen op het feitelijke verantwoordingsproces door een eerste aanzet te geven voor een kwaliteitssysteem.
Stap 3: Toetsing archiefproces (dit blogartikel) - toetsing van de archiefprocessen aan de hand waarvan kan worden bepaald of een organisatie voldoet aan de eisen van de Archiefwet.
Stap 4: Optimalisatie archiefproces - met handreikingen en verbeterpunten.

Toetsing archiefproces

Wanneer het kwaliteitssysteem functioneert en de organisatie is ingespeeld op duurzaam en verantwoord archiveren is het zaak archiefprocessen te toetsen. Aan de hand van tien KPI’s kan worden bepaald of een organisatie voldoet aan de eisen van de Archiefwet. Het feit dat fysieke en digitale informatie naast elkaar bestaan, maakt het er niet makkelijker op. Daarnaast is het in deze derde fase van belang dat standaarden en richtlijnen in ogenschouw worden genomen. Hierbij dienen bricks, bytes én behaviour in dezelfde richting te wijzen. Wanneer de digitale en papieren informatie huishouding op orde is, kunnen alle taken goed uitgevoerd worden. Als het informatiebeheer niet op orde is, wordt niet alleen de bedrijfsvoering bemoeilijkt. Ook de verantwoording komt in gevaar. Het behoeft geen betoog dat dit een onwenselijke situatie is, met alle risico’s van dien voor de organisatie. Deze risico’s en het vooruitzicht van een efficiënte bedrijfsvoering zou voldoende motivatie moeten zijn om die informatiehuishouding op orde te brengen. Niet het naderende bezoek van de archiefinspecteur of een deadline van een volgende audit zouden de belangrijkste drijfveren moeten zijn om in actie te komen. 

Tien elementen

In het geval van gemeenten is de raad de controleur bij horizontaal toezicht van de Wet RGT. De VNG, het IPO en ministeries hebben een lijst met een tiental Key Performance Indicators (prestatie-indicatoren, KPI’s) opgesteld die als leidraad kan dienen (het is geen verplichting, zolang de wettelijk vereiste informatie wordt aangeleverd) bij het vaststellen van de prestaties als het gaat om informatiemanagement. Onze ervaring is dat de meeste gemeenten en waterschappen dankbaar gebruik maken van deze handreiking en slechts beperkt afwijken in het uitvragen van informatie in hun eigen organisatie. Via het beantwoorden van de vragen die bij de KPI’s horen kan een oordeel geveld worden over de mate waarin een gemeente voldoet aan de eisen van de Archiefwet. Wat betreft de KPI’s gaat het gaat om de volgende elementen die getoetst worden: 

  1. Lokale regelingen. 
  2. Interne kwaliteitszorg en toezicht. 
  3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden. 
  4. Specifieke eisen aan digitale archief bescheiden. 
  5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden. 
  6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. 
  7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots. 
  8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. 
  9. Rampen, calamiteiten en veiligheid. 
  10. Middelen en mensen. 

Standaard en uniform

Aan de hand van deze KPI’s controleert de gemeentearchivaris het archiefbeheer van een gemeente. Dit leidt tot een verslag dat snel inzicht geeft in de stand van zaken. Verslaglegging aan de hand van de KPI’s leidt ook nog eens tot een soort landelijke uniformering. Handig voor de gemeente zelf, maar ook voor de echte controleur: de gemeenteraad. We hebben het hier over de horizontale verantwoording - die voortkomt uit de Wet RGT - tussen gemeentesecretaris, college en raad. Datzelfde geldt voor de verticale informatievoorziening ten behoeve van de toezichthouder, de archiefinspecteur die namens de provincie de toetsing voor zijn of haar rekening neemt. Het laatste doel van de rapportage op basis van de archief KPI’s is de algemene informatievoorziening richting de burger. Een transparante overheid is immers wat de burgers willen. 

Waar staat je gemeente?

Deze transparantie kan worden vergroot wanneer de KPI-rapportages op de website waarstaatjegemeente.nl worden gepubliceerd. Op deze website, ontwikkeld voor gemeentelijke bestuurders en professionals, is een dashboard te vinden dat is onderverdeeld in 15 thema’s met gemeentelijke onderwerpen. De gegevens komen uit verschillende bronnen en onderzoeken, zoals burger- en ondernemerspeilingen, CBS en andere centrale databronnen. Gemeenten kunnen de antwoorden op de vragen rondom de archief KPI’s bekend maken op dit platform. Geïnteresseerden kunnen de gegevens uit het dashboard gebruiken om te zien waar een gemeente staat. Gegevens kunnen ook vergeleken worden met andere gemeenten. Het gebruik van deze website neemt steeds meer toe; van twee kanten. 

Bricks

In de archiefwet staat vermeld dat een overheidsorganisatie een eeuwigdurende zorgplicht heeft als het gaat om het duurzaam bewaren van informatie. In het analoge tijdperk gaat het om documenten, dossiers en (kilo)meters archief. Het voert te ver om vanaf deze plaats alle vereisten voor de opslag van fysieke archieven te bespreken. Het gaat om jaartallen en bewaartermijnen. Het gaat om typen archiefopslag, zoals archiefbewaarplaats of archiefruimte. En het gaat om veel papier. De aanwas wordt natuurlijk minder omdat veel informatie ‘digital born’ is en omdat steeds meer instanties substitutie plegen: analoge informatie omzetten naar digitale, waarbij zij gerechtigd zijn de papieren documenten te vernietigen. Veel Hoe digitaal volwassen een gemeente ook is, er blijft altijd sprake van de eis om het duurzaam archiveren van informatie te faciliteren gemeenten hebben dan ook te maken met een hybride archiefomgeving. In welke fase zij ook zitten en hoe digitaal volwassen zij zijn, er is en blijft sprake van de eis om het duurzaam bewaren van (fysieke) informatie te faciliteren. Een grote gemeente is hier op jaarbasis al gauw meer dan een half miljoen euro mee kwijt. Daar willen zij van af; het moet goedkoper. Om kostenefficiënter te kunnen opereren in relatie tot fysiek archiefbeheer werken veel lokale en regionale overheidsorganisaties nauw samen. Archieven worden na verloop van tijd overgedragen aan een regionaal archief of een regionaal historisch centrum. Daar worden veel initiatieven ontplooid om de archieven te bewaren maar ook om deze onder de aandacht te krijgen van het publiek. Zeer gericht worden collecties soms gedigitaliseerd en ontsloten; het web biedt dan een uitstekende toegangspoort om deze informatie aan te bieden. Een groot deel van de opgeslagen documenten is echter gerelateerd aan beleid en dient puur van rechtswege gearchiveerd te worden en te blijven. Wellicht komt daar in de toekomst verandering in. Feit is dat in het archiefbeleid en in het rapporteren in het kader van de archief KPI’s er nog altijd veel aandacht dient te worden besteed aan het beheer van fysieke informatie en archieven. 

Bytes

Zoals er aan opslag en archivering van fysieke informatie eisen zijn gesteld, geldt dat ook voor digitale informatie. Niet alleen voor de informatie zelf (formaat, metadatering) maar ook aan de systemen die deze informatie beheren. Denk aan document managementsystemen, zaaksystemen, ECM- of EIM-systemen. De manier waarop deze informatiesystemen ingericht worden is ingegeven door regels en standaarden. 

• NEN-2082 
De commissie Informatie- en archiefmanagement is verantwoordelijk voor de NEN-2082 norm. De norm is in het leven geroepen omdat iedere organisatie gebaat is bij duidelijke afspraken rond (digitale) archivering. De eerste norm die daarbij in het oog springt is NEN-2082. Veel leveranciers voldoen inmiddels aan deze norm. De NEN- 2082 norm bevat een verzameling eisen die opgesteld zijn voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement systemen. Het doel van de norm is organisaties in staat te stellen haar taken goed uit te voeren, verantwoording te kunnen afleggen en met haar omgeving te kunnen communiceren. Gebruik je als organisatie systemen die aan deze norm voldoen, dan geeft dat een impuls voor het informatie- en archiefbeheer. In het verlengde daarvan kun je stellen dat wanneer je dergelijke systemen gebruikt, het in ieder geval een goede stap is om volledig te kunnen voldoen aan de eisen van de archiefwet en ook zeker om een sluitende rapportage rondom de archief KPI’s te kunnen overhandigen. 

• ISO 9001 
Een tweede set aan regels is samengevat in het ISO 9001 certificaat. Dit is een internationale norm die eisen stelt aan het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie en aan de manier waarop de organisatie met het kwaliteitsbeleid omgaat. ISO 9001 wordt ook wel als volgt versimpeld weergegeven: zeg wat je doet, doe wat je zegt en bewijs het. Ook deze instelling helpt bij het realiseren van een rapportage in het kader van de archief KPI’s. Toezichthouders houden immers van consistentie. Het al eerder genoemde Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden is in feite ook een systeem dat voldoet aan een set afspraken en normen.Het werken met systemen die gecertificeerd zijn en het werken volgens richtlijnen van internationale standaarden helpt om adequaat en consistent te opereren als het gaat om informatie- en archiefbeheer. Punt van aandacht is dat het hebben een NEN-2082 certificering geen garanties biedt, het verkeerd gebruik ervan levert niets op. 

Behaviour

De laatste factor die organisaties naast bricks en bytes dienen te beheren en beheersen is hoe mensen in de organisatie denken en handelen. Informatiemanagement staat, zoals we eerder beschreven, nog niet hoog op de agenda. Maar hier zien we een mindshift. Dit gaat veranderen nu wordt ingezien dat de verantwoording en het toezicht strengere eisen stellen. Daarnaast dringt het tot het publieke domein door dat efficiënt informatiebeheer kan leiden tot het vergroten van de publieke waarde. Dienstverlening krijgt een impuls, informatievoorziening (intern en extern) wordt beter en overheden zijn in staat beter in te spelen op samenwerking met ketenpartners. Bij al deze verbeteringen dient informatiemanagement in de lead te zijn. Deze discipline dient als eerste het gesprek aan te gaan met het bestuur. Te vaak zien we nog steeds dat DIV en archiefmedewerkers als laatste aanschuiven bij initiatieven. Dat moet echt veranderen; daar zit immers de kennis. 

Conclusie en tip van de sluier deel 4

De houding en het gedrag van afzonderlijke medewerkers in de ambtelijke organisatie dient overigens ook te veranderen. Vaak zie je nog dat wanneer zij de kans krijgen, het werk nog volgens fysieke patronen wordt uitgevoerd. Daar moet een eind aan komen. Er zijn instanties, zoals de provincie Noord-Brabant en de gemeenten Beek en Veere waar ze zeggen: papier gaat de deur uit. Daar heb je je maar aan te conformeren. In het kader van informatie- en archiefbeheer en vertaald naar die archief KPI’s is dit een goede stap. Immers, een hybride omgeving - digitaal en papier - vraagt veel meer inspanningen. Het eind van dit artikel ‘Toetsing’ besluiten we met het feitelijke proces. Als onderdeel van een audit stelt de gemeentelijke archivaris een document op, al dan niet volgens de 10 archief KPI’s, en rapporteert dit aan de inspecteur. Er komt vervolgens een antwoord naar het college van B&W, waarin de staat van het archief wordt weergegeven; het oordeel over het archiefbeheer. Dat leidt steevast tot een set aan verbeterpunten, die intern in heel concrete maatregelen vertaald worden. B&W dient ook budgetten vrij te maken. Al deze maatregelen dienen goed te worden vastgelegd, aan de hand van termijnen. Het gaat namelijk vaak om omvangrijke projecten, die zowel bricks, bytes én behaviour betrekken. Denk aan complete herinrichting van een informatiesysteem; denk aan het herschikken van werkzaamheden. Wanneer je dat niet goed aanpakt, bestaat het gevaar dat je doelen niet haalt en dus verbeterpunten laat liggen. Dat is een gemiste kans, en uiteindelijk zal de toezichthouder zijn toonzetting veranderen. Wellicht wordt er opgeschaald in de interventieladder van de Wet RGT. En dat moet voorkomen worden. Een goede methode om verbeteringen door te voeren is het beproefde Plan Do Check Act, waar al hierboven aan is gerefereerd.

In het volgende blogartikel zal ik ingaan op de laatste stap in de optimalisatie van het archief. Hierin worden verbeterpunten benoemd en wordt er gesproken over de verschillende verschijningsvormen van digitale bewaarplaatsen. 

Wil je nu al verder lezen over stap 4? Het totale stappenplan is in een uitgebreidere versie gebundeld in ons e-book: Stop het Digitale Geheugenlek.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!