Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

Eind vorige week bevestigde het Openbaar Ministerie dat de privé-emailbox van minister Henk Kamp was gehackt. Door de aangifte werd duidelijk dat Kamp zeer regelmatig werkdocumenten doorstuurt naar zijn Gmail-account. Sterker nog: de minister gaf in een reactie aan dat zolang het voor hem productiever is om werkdocumenten naar zijn privé-mail te blijven sturen, hij dat ook zal blijven doen.

De onthulling over het mailgedrag van Kamp lijkt misschien opmerkelijk, maar het verbaast niet in het licht van eerdere berichten over de werkwijze van ambtenaren en politici. In 2014 werd bijvoorbeeld bekend dat bij de politie een systeembeheerder om onbekende redenen een groot aantal vertrouwelijke documenten op een onbeveiligde privé-website van een familielid had gezet. En toenmalig minister Verhagen van Economische Zaken vertelde in een interview dat hij zijn officiële stukken altijd op zijn ongeautoriseerde tablet las, bovendien vanaf zijn privé-mail.

Een gewichtige zaak

Politieke leiding of niet: het doorsturen van overheidsstukken naar persoonlijke e-mailadressen of het opslaan daarvan in clouddiensten is voor overheidsmedewerkers niet toegestaan. De Rijksoverheid voert beleid dat het delen van overheidsinformatie buiten haar eigen IT-omgeving in principe verbiedt. Volgens de Wet VIR, die toeziet op de regels hierbij, kan er in dat geval namelijk sprake zijn van “compromittering: kennisname…van bijzondere informatie door niet geautoriseerden” die “gevolgen kan hebben voor de belangen van de Staat, zijn bondgenoten of één of meer ministeries”.
Dat klinkt als een gewichtige zaak en dat is het ook. De overheid verwerkt niet alleen informatie die bij het in verkeerde handen (of landen) vallen grote invloed kan hebben op haar beleid, maar het heeft ook persoonsgevoelige gegevens van miljoenen burgers in beheer die met de grootst mogelijke zorg moeten worden behandeld.

Workarounds

Tegelijkertijd tonen de zogenoemde ‘workarounds’ van minister Kamp en de systeembeheerder van de politie aan dat zij niet genoeg gefaciliteerd worden om efficiënt te kunnen werken. Want politici en ambtenaren zijn net mensen: ze leven in een gedigitaliseerde wereld waarin een overvloed aan middelen beschikbaar is die het ook voor hen mogelijk moet maken eenvoudig en snel te werken ongeacht plaats, tijd of apparaat.

De Rijksoverheid is zich daar zeker van bewust en probeert ambtenaren steeds meer te voorzien in hun behoefte. Tot nu toe werkt dat alleen nog niet optimaal, omdat er soms op twee of drie lagen moet worden ingelogd, wat de nodige vertraging kan opleveren. Paradoxaal genoeg wordt daardoor meer gebruik gemaakt van onveilig geachte, externe diensten, terwijl veiligheid nou juist net het belangrijkste doel is van de interne regels.

Investeren in flexibiliteit

Het is dus zaak dat de overheid zich nog beter verdiept in de ervaringen en wensen van haar medewerkers. Flexibliteit en gebruikersgemak moeten voorop staan, net als bewustwording onder ambtenaren over de mogelijke impact van het in verkeerde handen vallen van gevoelige overheidsgegevens. Het investeren in die flexibiliteit en houding zorgt niet alleen voor meer gebruikersgemak en werkplezier voor ambtenaren, maar draagt ook bij aan een goedkopere en efficiëntere overheid die (nog) meer kwaliteit aan burgers kan leveren. Want dat blijft natuurlijk de kerntaak van minister Kamp en zijn collega’s.