Wat moet een e-depot nu precies kunnen?

Deel 4: Beheer

De informatie is geïmporteerd in het e-depot (ingest) en is duurzaam opgeslagen. Wat moet er dan nog mogelijk zijn om de informatie te beheren binnen het e-depot?

Alvorens de informatie definitief weg te zetten in de digitale kluis zal er een controle moeten plaatsvinden op de metadata. Is de aanwezige metadata bij een archiefstuk correct en volledig (voor zover mogelijk)? Er moeten mogelijkheden zijn om de metadata te wijzigen en aan te vullen, waarbij de mutaties over het algemeen in een audittrail gelogd worden.
Mochten er per ongeluk dubbele records in het e-depot terecht zijn gekomen, moeten er ook mogelijkheden zijn om deze dubbele records te verwijderen.

Afwijkende document-formaten
Het is mogelijk om een niet-standaard document-formaat in het e-depot op te slaan. Een functie om dit formaat om te zetten naar een standaard formaat is dan wel gewenst (waarbij het originele formaat ook bewaard blijft). Denk hierbij aan het omzetten van bijv. Office-documenten naar PDF/A formaat.

Waardering en selectie
Alle informatie in een e-depot dient gewaardeerd te worden: vernietigen of bewaren? Indien vernietigen: wanneer?
Als er archiefstukken geïmporteerd zijn in het e-depot die niet gewaardeerd zijn, zal dat alsnog moeten gebeuren, waarbij het mogelijk moet zijn om een verwijzing te maken naar de vernietigingsgrondslag (meestal: selectielijst).

E-depot blog deel 4

Figuur 1: onderwerpen die bijdragen aan de kwaliteit van het beheer binnen het e-depot
Als het e-depot ook geschikt is om langdurig (niet permanent) te bewaren archiefstukken in op te slaan, zal het e-depot ook de functionaliteit moeten bevatten om vernietiging uit te voeren (conform NEN 2082).

Is het e-depot geschikt voor ‘uitplaatsing’ (opname van archiefstukken vóórdat officiële overdracht plaatsvindt)? Dan zal er functionaliteit moeten zijn om overdracht te realiseren. Dit houdt in dat de ‘uitgeplaatste’ te bewaren archiefstukken op een bepaald moment ‘overgebracht’ moeten kunnen worden, waarbij o.a. de status wordt gewijzigd van ‘uitgeplaatst’ naar ‘overgebracht’ en waarbij de openbaarheid wordt geregeld.

Raadpleegfunctionaliteit e-depot
Uiteraard is het opslaan van de archiefstukken en het beheren ervan een belangrijke functionaliteit. Echter je hebt weinig aan een e-depot als de informatie niet beschikbaar gesteld kan worden aan het publiek.
Hiervoor zal je de informatie moeten kunnen publiceren naar een raadpleegsite of zal je op een andere manier toegang moeten geven aan belangstellenden.

De raadpleegfunctionaliteit van het e-depot bespreek ik in mijn volgende blog.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!