Wet RGT en duurzaam toegankelijke informatie

Informatie is het fundament voor een goed functionerende overheid. Onderwerpen als digitale duurzaamheid en toegang tot overheidsinformatie liggen onder een vergrootglas. Gemeenten en waterschappen hebben via de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) het vertrouwen gekregen deze taken naar eigen inzicht uit te voeren. De raad controleert vervolgens de uivoering van deze taken en legt verantwoording af aan de provincie. Gemeenten en waterschappen verkijken zich vaak op de werklast die dit met zich meebrengt, zeker nu er zo veel gebeurt in het vakgebied informatiemanagement. Er is nu al sprake van digitale dementie omdat veel kennis verloren gaat. Het is dus zaak de informatiehuishouding snel op orde te brengen en te houden. Vertrouwen komt immers te voet maar gaat te paard.

Leidraad

De Wet RGT trad op 1 oktober 2012 in werking. Een van de beleidsterreinen die onder de wet RGT vallen is de Archiefwet. De wet regelt dat het archiefinspectierapport bepaalde informatie moet bevatten. Gezien het feit dat de informatiebehoefte voor iedere gemeente hetzelfde is, heeft de VNG een lijst met een tiental Key Performance Indicators (prestatie-indicatoren, KPI’s) opgesteld die als leidraad kan dienen.

Wet RGT

Deze leidraad is onder andere bestemd voor de informatieprofessionals belast met archiefbeheer. De wettelijke eisen voortvloeiend uit de Archiefwet zijn in vragende vorm gestructureerd weergegeven in een document. De antwoorden op deze vragen geven de gemeenten en waterschappen inzicht of zij voldoen aan de eisen, welke risico’s zij lopen en welke maatregelen er getroffen dienen te worden. Wie echter denkt dat het hier een simpele invuloefening betreft, komt bedrogen uit. De praktijk leert dat het verzamelen van de juiste informatie een groot beslag legt op de beschikbare capaciteit van de organisaties. Onderzoek van KING uit 2012 toont ook aan dat het een zeer arbeidsintensieve exercitie betreft

Dit is logisch als je bedenkt dat het bereik van de Wet RGT groot is. Van vernietiging tot e-depot en van metadata tot vervanging; de archiefinspecteur dient het allemaal te toetsen. En dat niet alleen. Het bewijs dat bepaalde zaken geregeld zijn, dient te worden aangereikt.

  • Ligt de informatie in een document management systeem opgeslagen of staat het op een fileshare? En waar dan?
  • Is er een besluit genomen door de raad om archieven te vernietigen, waar is dan die vastgestelde archiefverordening en het vernietigingsbesluit?
  • En waren dit de definitieve documenten die bij de besluitvorming zijn gebruikt?

Het is maar een kleine opsomming van datgene wat verzameld en overhandigd dient te worden. Doorgaans dient de rapportage tweejaarlijks te worden aangeleverd, maar bijvoorbeeld de provincie Noord-Holland verlangt van zijn gemeenten en waterschappen ieder jaar een terugkoppeling. Als je daar niet op voorbereid bent, kost het erg veel energie om alsnog alle informatie boven water te krijgen.

E-depot

Untitled design 17

Daar komt nog bij dat informatiebeheer vandaag de dag ontzettend dynamisch is en dat stelt informatieprofessionals, belast met de Wet RGT, voor de nodige uitdagingen. Neem de opkomst van het e-depot. E-depot is een bewaarplaats die het mogelijk maakt digitale informatie duurzaam te bewaren en toegankelijk te maken. E-depot is van wezenlijk belang in het streven naar een transparante overheid enerzijds en het waarborgen van digitale duurzaamheid anderzijds. Het toepassen van het e-depot dient geïntegreerd te worden in werkprocessen en in beleid. De ontwikkeling van het e-depot is feitelijk een antwoord op dreigende digitale dementie bij de overheid. Archieven zouden door slecht digitaal beheer verloren kunnen gaan voor de toekomst. In de zomer van 2015 uitten enkele bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies hierover hun zorgen (Voorkom digitale dementie). Minister Plasterk (Binnenlandse Zaken) erkende de problemen en benadrukte dat bij ICT-projecten meer aandacht moet komen voor de archieffunctie. Zo voorkom je dat digitale archieven verloren gaan of ontoegankelijk worden.

Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO)

En ten slotte dient te worden stil gestaan bij de implementatie van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Met behulp van het TMLO kunnen alle decentrale overheden hun informatie op dezelfde manier metadateren. Dat is van belang om ervoor te zorgen dat informatieprocessen en -systemen op elkaar aansluiten. Het is een impuls voor informatie-uitwisseling, vindbaarheid en duurzame toegankelijkheid van informatie. Dit is ook in het licht van ketensamenwerking een groot pluspunt. Het is evident dat het werken met metadata gevolgen heeft voor het informatiemanagementbeleid

Duurzaam toegankelijk

Ondanks al deze ‘disruptieve’ ontwikkelingen hebben archiefbeheerders moeite de invulling van de Wet RGT hoog op de agenda te krijgen van het bestuur. Het bestuur dient in te zien dat tijdig voldoende capaciteit dient te worden vrijgemaakt om in de eerste plaats alle benodigde informatie te verzamelen en in de tweede plaats de invulling van alle eisen te monitoren. Waar je naar toe wilt, is een proces waarin continu verantwoordingsinformatie wordt vastgelegd. Dit heeft echter een grote impact op de organisatie. Het betreft immers mensen, processen en technologie. Vele gemeenten en waterschappen staan aan de vooravond van een volgende audit in het najaar van 2016; tijd voor uitstel is er niet meer.

En waarom zou je wachten? De archiefinspectie is er niet om gemeenten en waterschappen aan het werk te houden. Die is er om gemeenten aan te sporen om te komen tot duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. Bepalingen in de Wet RGT die betrekking hebben op duurzaam archiveren zorgen ervoor dat analoge en digitale informatie gestructureerd wordt en onder beheer van de eigen archivaris komt. Op die manier wordt alle informatie gestructureerd en inzichtelijk in het kader van bewaren of vernietigen.

Excellente dienstverlening

Tevreden klant

Je kunt het ook omdraaien. Het hoger prioriteren van werkzaamheden in het kader van de Wet RGT leidt tot het verbeteren van dienstverlening. Speerpunten in het informatiebeleid zijn immers de beschikbaarheid en toegankelijkheid van informatie (voor medewerkers, burgers, bedrijven en ketenpartners) en transparantie van informatie. Toegang tot informatie leidt tot efficiënte processen en de mogelijkheid de dienstverlening te verbeteren. Transparantie is het instrument om verantwoording te kunnen afleggen. Wanneer je deze argumenten opvoert, dan kan het bestuur niet anders concluderen dan dat archiefbeheer de aandacht krijgt die het vereist.

Navolging

En dat gebeurt op sommige plaatsen ook al. De gemeente Brummen liet in een praktijkverhaal zien hoe zij de implementatie van de Wet RGT ter hand hebben genomen. Men is daar begonnen met het aanstellen van een coördinator. Vervolgens heeft men inzichtelijk gemaakt wie welke informatie moet aanleveren. Daarna zijn de betrokkenen om de tafel gaan zitten om dat proces van aanleveren te stroomlijnen. Tenslotte werd bepaald hoe de informatie naar het college en de raad gaat. De concerncontroller laat in het midden of er in de toekomst een systeem wordt ingezet waarmee deze handeling geautomatiseerd kunnen worden. Duidelijk is wel dat de nieuwe werkwijze gedragen wordt door de organisatie; en daarmee is de basis gelegd voor een gezond informatiebeleid, dat voldoet aan wet- en regelgeving. En dat verdient navolging.

Oproep

Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie is een randvoorwaarde voor de continuïteit van iedere overheidsorganisatie. Het is daarom een onderdeel van het gesprek over de strategie van een organisatie als het gaat om informatiemanagement. Een gesprek dat ook begint bij het bestuur of de directie. Als daar urgentie en bewustzijn ontbreekt, zal er geen prioriteit worden gegeven aan het belang van het realiseren van alle benodigde randvoorwaarden in de organisatie om de eigen informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. Het is uiteindelijk de gemeentesecretaris die wettelijk verantwoordelijk is voor de zorg voor een geordende staat van het archief. Nut en noodzaak begint dus bij hem. De VNG heeft na 2 jaar ook in de gaten dat het menens is. Vorige maand plaatste ze een oproep om gemeenten aan te sporen om de kwaliteit van informatiebeheer te verbeteren. Op pagina 11 van de 84 pagina’s tellende concept handreiking kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) wordt voor het eerst gesproken over het belang van de prioriteit bij bestuur en management. Het begin is er!

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!