6 vragen die je jezelf moet stellen bij de aanschaf van software die het bestuurlijk proces ondersteunt

De keuze van (nieuwe) software is een proces dat de nodige aandacht vereist. Zeker als het gaat om software voor het ondersteunen van het bestuurlijk proces. Dit proces raakt immers de gehele organisatie. De software moet daarop toegesneden zijn. Niet alleen het proces dat tot een agendapunt leidt is belangrijk maar ook de vergadering en de opvolging verdienen de aandacht. Er zijn dus veel zaken waar je op moet letten bij de aanschaf van deze software. Dit artikel gaat hierop in.

Dus hierbij 6 vragen die je jezelf kan stellen bij de aanschaf van software voor het bestuurlijk proces:

  1. Zijn er soortgelijke organisaties die dit proces al hebben doorlopen?
  2. In hoeverre moet mobiele technologie leidend zijn?
  3. Hoe overtuig ik de organisatie dat de oplossing een verbetering is?
  4. Is de software die ik aanschaf al ingericht?
  5. Wat zijn de totale kosten voor software?
  6. Is de informatiebeveiliging afgedekt?

1. Zijn er soortgelijke organisaties die dit proces al hebben doorlopen?

Kijkje in de keuken bij andere organisatiesOrganisaties hebben vaak onvoldoende tijd voor de selectie van software en het proces dat daarmee gemoeid is. De beschikbare tijd moet dan ook goed ingedeeld worden. Een goede manier om snel wijzer te worden is het nemen van een kijkje in de keuken van vergelijkbare organisaties.

Er zijn genoeg organisaties die met software voor het bestuurlijk proces bezig zijn, of al dergelijke software geïmplementeerd hebben. Iedere organisatie is uniek, maar het merendeel van de processen is dit niet (of zou dat niet moeten zijn). De bestuurlijke processen zijn zeker in grote lijnen -en vaak zelfs in detail- gelijk aan elkaar. Het lost bij verschillende organisaties dezelfde problemen op.

Schroom dus niet om in gesprek te gaan met vergelijkbare organisaties om te zien hoe zij het bestuurlijk proces hebben gedigitaliseerd. Dit zou telefonisch kunnen, maar mijn tip is om fysiek op bezoek te gaan, want dat levert veel meer op. Je kunt dan concreet zien hoe een software oplossing voor het besluitvormingsproces wordt gebruikt en hoe het wordt ervaren. Een tweede tip hierbij is om zowel in gesprek te gaan met managers als met eindgebruikers. De managers kunnen je vertellen of de doelstellingen op organisatieniveau zijn behaald of niet en de eindgebruikers kunnen je vertellen of de software prettig werkt. Beide heel belangrijk!

Het in gesprek gaan met andere organisaties die het proces al hebben doorlopen is tevens waardevol omdat de kans groot is dat zij jou kunnen attenderen op zaken waar jij helemaal niet aan hebt gedacht. Dus behalve dat je een veel beter idee krijgt van hoe de software in de praktijk werkt, is de kans groot dat je na het bezoek veel wijzer bent geworden op andere punten.

Hoe kom je aan een goede referent? Simpel: vraag het aan een aantal softwareleveranciers. Zij brengen jou snel in contact met vergelijkbare organisaties die al ervaring hebben met de software. Of, als ik voor onszelf mag spreken: BCT doet dat graag zelfs!

2. In hoeverre moet mobiele technologie leidend zijn?

Mobiele revolutieEen belangrijke trend is de mobiele revolutie. Deze is nu in volle gang. Het gebruik van mobiele apparaten hebben het gedrag van medewerkers veranderd. Medewerkers die betrokken zijn bij het bestuurlijk proces zullen overal en altijd veilig toegang willen hebben tot de documenten en communicatie die voor hen bestemd zijn. En in veel situaties ligt het dan voor de hand om met een tablet te werken zoals een iPad.

Maar besef je hierbij goed dat het werken met een tablet niet in alle situaties de beste keus is. Het merendeel van de medewerkers in het bestuurlijk proces gebruiken lang niet in iedere situatie een tablet; sterker nog, voor hen is een tablet vaak een beperking. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het werken met tekeningen. Hier biedt een groot scherm en een krachtige computer nog steeds voordelen.

Dat wil niet zeggen dat er geen gebruik gemaakt kan worden van tablets. Het lezen van documenten op een iPad en papierloos vergaderen zijn goede voorbeelden van momenten waarop een tablet juist wel uitermate geschikt is. Daarnaast gaan de ontwikkelingen op dit gebied zo snel dat belemmeringen van vandaag, morgen alweer weggenomen kunnen zijn.

Op het juiste moment zal de software dus optimaal moeten werken voor het gebruik van een desktop, laptop of tablet, waarbij veiligheid een belangrijk punt van aandacht is. Aan te raden is om een extra vorm van beveiliging toe te passen wanneer eindgebruikers inloggen met hun mobiele apparaat buiten het netwerk van de eigen organisatie. Deze extra beveiliging kan bijvoorbeeld bestaan uit een tweetrapsauthenticatie. Meer over informatiebeveiliging bij vraag 6.

3. Hoe overtuig ik de organisatie dat de oplossing een verbetering is?

Organisatie overtuigen en draagvlak creërenVergeleken met de huidige situatie moet de software voor iedere medewerker in het bestuurlijk proces voordelen opleveren. En die voordelen moet je kunnen laten zien aan degenen die je moet overtuigen. De oplossing is er voor verschillende functionarissen die werken binnen het bestuurlijk proces.  Een belangrijk deel van de overtuiging zit in het creëren van draagvlak. In het blogartikel van mijn collega Mara kun je verder lezen over het creëren van draagvlak (en andere zaken).

Uiteraard willen mensen direct weten wat de functionaliteiten zullen zijn van de software. Dit is logisch en (tot op een bepaalde hoogte) ook belangrijk. maar let wel: de functionaliteiten geven met name een beeld van de korte termijn.

Wat ik hiermee bedoel is: De software zelf lost geen problemen op. Maar het juiste gebruik van de software doet dat wel.

Bij het overtuigen van de organisatie moet hier de nadruk liggen. Want geloof me, het overtuigen van de organisatie puur op basis van functionaliteit, daar wint niemand wedstrijden mee. Een reden hiervoor is dat niet iedereen (direct) open staat voor verandering.

Ik geef een voorbeeld om dit te verduidelijken. Digitaal vergaderen vervangt de hele papierwinkel die gemoeid is bij vergaderingen in het bestuurlijk proces. Op functionaliteitniveau kun je het bijvoorbeeld hebben over dat je in een vergadering met een iPad documenten kan opvragen uit het DMS systeem. Sommige mensen worden daar blij van, maar mijn ervaring leert dat de eerste reactie van veel mensen is dat ze het liever op papier lezen. 

“Want papier leest zoveel makkelijker. En het maken van aantekeningen is toch veel sneller dan op een iPad?”

Je kan dan een discussie beginnen over waarom dit niet zo is, maar die discussie ga je niet (bij iedereen) winnen. Concentreer je bij het overtuigen van de organisatie daarom op lange termijn voordelen. De in te voeren software-oplossing moet zorgen voor een zo efficiënt mogelijke uitvoering van digitale besluitvorming in een dynamische omgeving. Op lange termijn zorgt dit voor:

  • Verbetering in veiligheid
  • Een optimaler, efficiënter proces
  • Een hogere snelheid van werken
  • Foutloos werken

4. Is de software die ik aanschaf al ingericht?

Standaard inrichtingKlinkt een oplossing die je helemaal naar eigen inzicht inricht als een goede oplossing? Veel mensen zullen hier enthousiast ‘ja’ op roepen. Want dan kun je het huidige bestuurlijke proces precies nabouwen in de software, toch?

Ik durf het aan om te zeggen dat dit geen goed idee is. Ik leg je uit waarom. Digitaal werken is niet hetzelfde als digitaal denken. Het een-op-een vertalen van analoge processen naar digitale processen is dan ook verre van ideaal want je benut niet de volle potentie van de digitalisering. Je werkt simpelweg op dezelfde manier, maar dan digitaal. Dit is ook niet gek want ‘wij mensen’ hebben grote moeite om innovaties de juiste plek te geven. Dat moet groeien. Zo zag de eerste auto eruit als een koets en waren de eerste tv-uitzendingen een beeld gebrachte hoorspelen.

Kies daarom voor een leverancier met een ‘bak ervaring’ die de oplossing levert met een standaard inrichting.

“Wat een standaard inrichting? Onze organisatie is toch uniek?” 

Hoor ik je zeggen. In velen opzichten is een organisatie ook uniek, maar nogmaals: de processen horen dat niet of nauwelijks te zijn.

Wat is dan het grote voordeel van een standaard inrichting? Nou, een tijdswinst bijvoorbeeld. In plaats van veel dagen te besteden aan de inrichting (en de consultancy die daarbij hoort), kun je nu bijna direct aan de slag. De tijd die je daarmee wint besteed je deels aan het finetunen van de inrichting (op basis van ervaring) en het andere deel steek je in je zak. Bijkomend voordeel is dat je zelf waardevolle ervaring opbouwt voor de organisatie. En daarnaast: een goede leverancier heeft niet zelf het wiel uitgevonden en zorgt met de standaard inrichting dat jij dat ook niet hoeft te doen. Als het goed is, is de standaard inrichting tot stand gekomen met behulp van de ervaring van talloze klanten. Organisaties zoals die van jou. De kracht van gecombineerde kennis is dan van toepassing. En geloof me, dat werkt!

5. Wat zijn de totale kosten voor software?

Total Cost of Ownership TCOBij kosten voor software denk je waarschijnlijk al snel aan licentiekosten en onderhoudskosten. Maar wat ik hier wil meegeven is dat de uiteindelijke kosten voor de software veel verder gaan dat dit. Zo heeft een lage belasting voor de organisatie zeker een weerslag op de kosten. Probeer daarom zoveel mogelijk te kijken naar de Total Cost of Ownership (TCO). Bereken zo accuraat mogelijk wat de software kost over de hele periode dat je van plan bent de software te gaan gebruiken.

Denk bij de TCO berekening o.a. aan kosten voor:

  • Licenties
  • Onderhoud
  • Updates
  • Koppelingen met andere systemen
  • Trainingen (trainingen zelf, tijd van de medewerkers)
  • Beheer
  • Servers (aanschaf, onderhoud, defecten, energie)
  • Consultancy

Het maakt nogal een verschil of alle eindgebruikers uitgebreid getraind moet worden, of dat een gebruiker aan een korte cursus voldoende heeft om aan de slag te gaan. Een goede leverancier kan bijdragen aan instructie en advies om de medewerkers bij te staan in het gebruik. Een extra tip die ik je hierbij wil meegeven is: laat slechts een select groepje mensen trainen door de leverancier. Dit moeten mensen zijn met IT affiniteit en nog belangrijker: het moeten mensen zijn die oprecht enthousiast zijn over de veranderingen die eraan zitten te komen. Volgens professor Jan Rotmans staat maar 10% tot 15% van de mensen open voor verandering, maar dat zijn wel de mensen die je verder brengen. Laat dit groepje vervolgens de rest van de eindgebruikers trainen. Gegarandeerd dat je hiermee een hogere graad van tevredenheid bereikt!

Tot slot: een TCO berekening kan ook heel handig zijn wanneer je oplossingen met elkaar wil vergelijken die een totaal verschillend prijsmodel hebben. Bijvoorbeeld een oplossing met een traditioneel prijsmodel (licentie, onderhoud) vs. een SaaS prijsmodel (maandelijks bedrag voor gebruik van de software).

6. Is de informatiebeveiliging afgedekt?

InformatiebeveiligingLast but not least een onderwerp dat voor sommigen wat taai kan zijn, namelijk informatiebeveiliging. Maar met de alsmaar toenemende cybercriminaliteit is dit een uiterst belangrijk onderwerp. Wat zijn de gevolgen als het mis gaat? Die kunnen desastreus zijn, dat hoef ik je eigenlijk niet te vertellen.

Let aan de software kant op de volgende zaken:

  • Versleuteling van gegevens in overdracht.
  • Versleuteling van gegevens in opslag.
  • (Tweetraps)authenticatie en autorisatie: wie ben je en wat mag je doen?
  • Beperkte datatoegang voor eindgebruikers door het toepassen van beveiligingsclassificaties.

Mijn collega Laurens van de Blom heeft een uitgebreid artikel geschreven over het verhogen van informatiebeveiliging. Hierin komen deze technische zaken aan de orde, maar ook organisatorische en procedurele maatregelen die je kunt treffen om de informatiebeveiliging te verhogen.

Conclusie

Door jezelf de bovenstaande 6 vragen te stellen, maak je een stap richting de juiste keuze voor aanschaf van software die het bestuurlijk proces op een efficiënte wijze ondersteunt. Dus nogmaals kort op een rij:

  1. Leer van andere organisaties die dit proces al eerder hebben doorlopen en bespaar je zo tijd en kosten.
  2. Een ‘mobile first’ strategie is niet in alle situaties de beste keuze.
  3. Praat bij het overtuigen van de organisatie in mindere mate over functionaliteiten maar vooral over voordelen op lange termijn.
  4. Onderschat de kracht van een standaard inrichting niet.
  5. Kijk naar de totale kosten van de software over de hele gebruiksperiode.
  6. Doe er alles aan om de informatie zo goed mogelijk te beveiligen.

Ik wens  je veel wijsheid om tot een goede beslissing te komen en hoop dat mijn informatie  je ermee verder helpt.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!