Contractmanagement: de laatste stap naar volledige controle op contracten

In de vorige delen van deze blogserie heeft u kunnen lezen hoe u met een contractregister belangrijke informatie digitaal vastlegt zodat iedere belanghebbende erbij kan en hoe u door middel van contractbeheer de juiste meldingen ontvangt van aflopende contracten, zodat deze niet ongewenst verlengd worden. In dit derde deel neem ik jullie graag mee naar de laatste stap naar volledige controle op contracten. Deze stap wordt gezet om de contractafspraken -en daarmee ook de leveranciers- consistent te kunnen beoordelen en onder de aandacht te houden.

Uw contracten onder de aandacht houden

Bij het aangaan van een contract wordt er veel tijd en energie gestoken in het maken van goede en heldere afspraken met leveranciers. Dit zijn afspraken over levertijden, reactietijden, kosten, betalingswijze en nog veel meer. Het is dan ook vreemd om te zien dat op het moment dat het contract is getekend, de aandacht voor de inhoud van het contract verslapt en er binnen organisaties onvoldoende gestuurd wordt op de afspraken die zijn vastgelegd.

Sturen op gemaakte afspraken en KPI’s

Wanneer u de informatiewaarde van de gehele inhoud van uw contract verhoogt, spreken we van contractmanagement. Deze informatiewaarde verhoogt u door tijdens de looptijd van het contract uw leverancier periodiek te monitoren en beoordelen. U gaat heel doelgericht en effectief te werk wanneer u hierbij de specifieke contractafspraken en beoordelingscriteria betrekt die zijn afgesproken tijdens de aanbesteding. Op het moment dat de vervaldatum van het contract nadert en u gaat bepalen of u het contract wilt verlengen of beëindigen, kunt u op basis van uw tussentijdse beoordelingen een weloverwogen beslissing nemen. Maar dat niet alleen. Ook bij een nieuwe aanbesteding komen uw leveranciersbeoordelingen opnieuw van pas!

Mijlpalen over de gehele duur van het contract

Dit klinkt eenvoudig, maar wordt desondanks door veel organisaties niet serieus benaderd. Hierdoor gaat vaak de objectiviteit in de beoordeling van een leveranciersprestatie verloren. U kent het wel: prestaties die opeens verbeteren zodra contracten ten einde lopen. Hierdoor heeft u het gevoel dat u er goed aan doet het contract te verlengen. Door mijlpalen in te richten over de gehele duur van het contract krijgt u een veel objectiever beeld over de daadwerkelijke situatie.

Uw contractafspraken verrijken

Door contractafspraken op gezette tijden te beoordelen, maakt u slim gebruik van de vastgelegde gegevens van een contract. Een contractafspraak is dan niet meer uitsluitend een serie van nullen en enen in uw digitale contractregister, maar wordt op deze manier een informatieobject. Met deze informatie bent u in staat uw contracten optimaal te benutten en verhoogt u de zichtbaarheid in uw uitgaven, kosten en risico’s. Met deze laatste stap kunnen we met recht spreken van contractmanagement, waarbij er volledige controle is op contracten.

 

De nieuwste artikelen in uw mailbox?
Blijf op de hoogte met de Eburg nieuwsbrief!