Daadkrachtig besturen voor gemeenten begint bij uniformiteit

Elke gemeente is uniek en heeft een eigen identiteit. Dit komt vooral door haar historie, grootte en ligging in het land. Kijk maar eens naar Amsterdam en Rotterdam: beide steden zijn grote steden maar door hun historie verschillen ze als dag en nacht van elkaar. Toch doen deze gemeenten uiteindelijk hetzelfde: ze zorgen voor een leefbare samenleving en alles wat daarbij komt kijken. Dat maakt dat daadkrachtige besluitvorming nodig is. Vaak is deze besluitvorming complex omdat een afweging van allerlei belangen en lokale elementen een rol spelen. Juist dat laatste zorgt ervoor dat iedere gemeente zo zijn eigen kijk heeft op het digitaal ondersteunen van het besluitvormingsproces en het inrichten daarvan. Dat is op zich vreemd want het uitgangspunt om besluitvormingsprocessen te organiseren vindt zijn oorsprong in de uitvoering van wettelijke taken vastgelegd in allerlei wetgeving. En laat die nu juist voor iedere gemeente hetzelfde zijn.

U herkent het vast wel; “bij ons gaat dat net even anders”. Een veelgebruikt antwoord als we in een gemeente vragen waarom processen op een andere wijze worden ingericht en uitgevoerd dan bij de buurgemeente. Terwijl het resultaat toch hetzelfde is. Het is erg belangrijk dat het gemeentebestuur (gemeenteraad en College van B&W) de ruimte krijgt om naar eigen inzicht en op democratische wijze invulling te geven aan besluitvorming. Juist dat zorgt voor behoud van eigen identiteit, iets wat gekoesterd mag worden. Maar juist die eigen identiteit zorgt ook voor een grote diversiteit als het gaat om de inrichting van bestuurlijke processen in ons land. In de moderne digitale informatiesamenleving kan dat echt niet meer. Het is daarom tijd voor uniformiteit in het bestuurlijke proces want dit gaat niet ten koste van identiteit.

Bestuurlijk proces

In één van onze vorige blogs stelden we dat bestuurlijke processen optimaler kunnen, maar waar liggen dan de mogelijkheden? Allereerst is het goed om onderscheid te maken tussen het besluitvormingsproces voor het college van B&W en het besluitvormingsproces voor de gemeenteraad.

Bij de invoering van het dualisme in 2002 veranderde de rol van de gemeenteraad: in plaats van direct besturend karakter kreeg het andere taken. De gemeenteraad stelt nu de kaders vast en controleert het college van B&W op de uitvoering ervan. De meest winst in een uniform besluitvormingsproces is daarom te behalen bij het college.

Of het nu een grote of kleine gemeente betreft, het bestuurlijk proces voor het college B&W kent een aantal basisprincipes. Een vraag of een ontwikkeling kan een reden zijn om een onderwerp aan het bestuur voor te leggen; er is behoefte aan een standpunt of een besluit. Dit kan resulteren in een adviesnota. Een adviesnota leidt tot een collegebesluit dat vervolgens moet worden uitgevoerd. Om tot een goede nota te komen wordt er veelal advies gevraagd aan specialisten. Waar nodig worden bijlagen toegevoegd. Vervolgens worden al deze stukken door verschillende verantwoordelijken geaccordeerd en daarna geagendeerd. Om niet alle nota’s te hoeven bespreken, worden ze voorafgaand aan een vergadering verspreid aan de leden van het college van B&W, met als gevolg dat meerdere nota’s afgeschoten kunnen worden. Geen optimale situatie en toch herkenbaar bij vele gemeenten.

Uitdagingen

Het bestuurlijk proces kent een aantal uitdagingen. Zo moeten de nota’s in ieder geval door de gemeentesecretaris beoordeeld worden. Bij sommige gemeenten eerst door de portefeuillehouder. Daar moeten de nota’s dus tijdig worden voorgelegd. Om die reden wordt dit ook altijd voor een bepaalde weekdag en zelfs op een bepaald tijdstip gedaan. Het bestuurssecretariaat stelt daarna een voorlopige agenda op. Soms groepsgewijs maar veelal individueel kijken de leden van het college vervolgens naar de aangeleverde stukken. Hierdoor wijkt de voorlopige agenda geregeld af van de definitieve agenda.

Het bestuurssecretariaat is vaak de spil in bovenstaand proces. Hun inspanningen zorgen ervoor dat nota’s tijdig worden aangeleverd en bij de juiste mensen belanden, maar is dit wel gewenst? Zou de verantwoordelijkheid niet juist bij de gemeentesecretaris moeten liggen?

Naar mijn mening ligt de verantwoordelijkheid organisatorisch gezien bij de gemeentesecretaris. Moet de gemeentesecretaris er dan ook voor zorgen dat het proces goed verloopt? In de praktijk is daar veelal geen tijd voor en bovendien liggen de prioriteiten van de gemeentesecretaris anders.

Het moet in de organisatie duidelijk zijn dat je als medewerker zelf verantwoordelijk bent. De organisatie moet hiervoor dan wel de mogelijkheden bieden. Zo creëer je een grotendeels zelfsturende organisatie waarin iedereen een goed geolied radertje is in het bestuurlijk proces.

IT als mogelijkheid

In diezelfde blog als waar gesteld is dat de bestuurlijke processen optimaler kunnen, is geschreven dat IT geen doel is maar een middel. Kijken we naar bovenstaande uitdagingen, dan is IT zeker een middel om een groot aantal van deze uitdagingen mee aan te gaan. IT geeft je namelijk kansen om de meeste van de genoemde vaste patronen te doorbreken, met name door middel van procesondersteuning en DMS functionaliteiten.

De inzet van procesondersteuning en DMS functionaliteiten zorgt ervoor dat alle nota’s digitaal binnen komen bij de gemeentesecretaris, desgewenst via de portefeuillehouder. Met zekerheid hebben de juiste mensen in de organisatie de nota’s gezien en bovendien wordt dit gelogd door het systeem. Hierdoor is het altijd mogelijk om achteraf een transparante besluitvorming te verantwoorden.

De gemeentesecretaris beoordeelt en agendeert. Vanaf dat moment, en dus niet vanaf een vaste dag in de week, zijn de nota’s met bijlagen beschikbaar voor de collegeleden. Zij bepalen nog steeds of een nota daadwerkelijk wordt besproken.

Resultaat

Het bestuurssecretariaat kan zich in deze richten op de feitelijke agendaondersteuning, in plaats van volledige procesondersteuning. Het resultaat is enerzijds een kwalitatief beter proces, maar anderzijds een kwalitatief betere agenda. Het bestuurssecretariaat houdt dan wellicht tijd over voor andere zaken die de bedrijfsvoering en dienstverlening van de gemeente ten goede komen. En waar we als burger dus ook nog merkbaar van kunnen profiteren.

Auteur: Marcel van Elmpt, BPM consultant bij BCT

Wellicht ook interessant voor u: 7 valkuilen die leiden tot verkeerde besluitvorming.